4 pași pentru eficientizarea recepției mărfurilor și a celorlalte activități de depozitare

Dacă aveți o afacere în domenii precum producție industrială, servicii sau transporturi, cunoașteți cât de importante sunt gestiunea stocurilor și optimizarea distribuției de mărfuri. Iar dacă aveți în administrare unul sau mai multe depozite, vă confruntați în fiecare zi cu probleme de coordonare a operațiunilor logistice legate de preluarea și stocarea mărfurilor. Și e firesc să vă doriți ca recepția cantitativă și calitativă a loturilor de produse să fie realizată corect si rapid, în corelație cu fluxurile de lucru curente. Dorim să vă prezentăm în continuare câțiva pași pe care puteți să-i urmați pentru eficientizarea recepției mărfurilor și a altor activități din depozit.

Care sunt acesti pași?

1.   Stabiliți în detaliu care sunt fluxurile de lucru din depozit.

Primul pas în organizarea unui depozit inteligent este stabilirea clară a fluxurilor de lucru. Astfel pot fi monitorizate și coordonate intrările și ieșirile de mărfuri, iar activitățile specifice fiecărui proces sunt atent sincronizate pentru a obține un ritm susținut al livrărilor de produse. Cu ajutorul unui sistem de management al depozitelor (Warehouse Management System), cum este xTrack WMS, veți realiza, după caz, automatizarea unora sau a tuturor proceselor de lucru enumerate în continuare:

• recepția produselor de la furnizori;
• mutarea/plasarea la raft (putaway) a mărfurilor recepționate;
• refacerea stocurilor (replenishment) printr-o aprovizionare dinamică, pe baza stabilirii automate a necesarului de produse în funcție de priorități determinate, de exemplu, de rotația stocurilor (clase de rotație) sau de datele de expirare a articolelor aflate pe stoc;
• colectarea produselor de la raft (picking), în funcție de criteriile specifice fiecărui depozit sau fiecărei zone de depozitare;
• verificarea și sortarea (splitting) – alocarea produselor pe comenzi și loturi de expediție, cu verificarea și actualizarea în timp real a modificărilor ce pot apărea în componența comenzilor;
• ambalarea și etichetarea inteligentă;
• VAS (value-added services) – servicii suplimentare prin care se realizează în depozite gruparea și ambalarea în kituri sau seturi a unor produse de obicei comercializate separat;
• gruparea produselor pe comenzile de transport în funcție de adresele de livrare sau de operatorii care efectuează livrarea mărfurilor către beneficiari;
• încărcarea produselor/coletelor conform comenzilor de transport.

2.   Întocmiți documente de ghidare a utilizatorilor pe fluxurile de lucru.

Pentru fiecare etapă din sistemul WMS pe care vreți să-l implementați în firmă, aveți nevoie de o documentație specifică pentru ghidarea utilizatorilor în flux. Astfel, veți stabili procedurile de lucru și responsabilitățile pe fiecare post, pentru a ști de unde și ce anume trebuie să se recepționeze și ulterior, plaseze în depozit.

De exemplu, pentru fluxul de intrare (inbound) trebuie să documentați intrările de mărfuri înaintea și în timpul recepției, prin următoarele acțiuni:

• introducerea sau importarea detaliilor din documentele de însoțire a mărfurilor (facturi, avize, packing list);
• completarea datelor de intrare (rampa, ora de sosire, nume recepționer depozit etc.);
• generarea în aplicație a sarcinilor de lucru pentru recepția fizică pe teren.

În cadrul recepției propriu-zise, poate fi planificată o etapă de prerecepție (etapă opțională) la descărcarea mărfurilor din camioane. Urmează cele două momente-cheie: recepția cantitativă, urmată de cea calitativă.

Automatizarea recepției cantitative a mărfurilor presupune utilizarea unor terminale portabile de colectare a datelor (denumite și terminale inteligente), cum sunt dispozitivele de scanare coduri de bare și RFID (radio-frequency identification). În cadrul acestei etape se recepționează fizic mărfurile primite. De asemenea, se poate planifica o sortare (splitting) a mărfurilor în vederea trimiterii lor directe, fără o depozitare intermediară inutilă care consumă timp și resurse, către alte depozite proprii sau pentru a onora comenzi înregistrate deja de la clienți.

Recepția calitativă a mărfurilor se referă la colectarea de master data pentru articolele primite și procesarea informațiilor în vederea verificării diferențelor cantitative dintre stocurile scriptice și cele reale și nu numai.

După parcurgerea celor două etape de recepție se poate trece la etapa post-recepție, care are o importanță critică pentru organizarea operațiunilor în depozite, și se realizează mutarea efectivă la raft (putaway) a mărfurilor.

Etapa post-recepție cuprinde generarea documentelor de confirmare (note interne de recepție – NIR sau procese verbale de recepție – PV). Pentru o eficiență sporită, acestea trebuie generate automat, prin utilizarea unor aplicații software de tip WMS care să permită salvarea ca atașamente în format PDF a documentelor semnate de angajații responsabili pe post (gestionar, șofer etc.) și transmiterea detaliilor despre recepție către aplicațiile financiar-contabile de tip ERP sau pe diverse adrese de e-mail.

3.   Corelați procesele de depozitare și expediție.

După ce ați organizat fluxurile de lucru și ați stabilit documentația necesară, este momentul să treceți la optimizarea proceselor de depozitare și livrare a mărfurilor. În acest scop, trebuie să corelați procesele de recepție, putaway, picking și expediție.

Vă prezentăm o situație care apare frecvent la recepția mărfurilor în depozite de firme și în centre logistice: în zona de rampelor de descărcare se adună un număr mare de paleți, în așteptarea recepționării și, ulterior, stocării. Concomitent, în zona de recepție efectivă, unde paleții trebuie verificați, etichetați și trecuți manual în gestiune, sunt deja numeroase alte mărfuri la care se adaugă treptat cele provenite din zona de descărcare. Apar astfel întârzieri din ce în ce mai mari și numeroase erori care să creeze dificultăți.

Pentru a evita blocajele, este necesară o gestionare eficientă a intrărilor de mărfuri (a proceselor specifice de inbound logistics: dock management, reception, putaway) prin automatizarea fluxurilor de date, realizată în cadrul digitalizării proceselor de lucru din SCM (Supply Chain Management). Implementarea unei soluții WMS contribuie la reducerea timpului necesar pentru recepție pentru că permite atât colectarea automată a datelor prin scanarea codurilor de bare cu terminalele mobile, cât și verificarea și procesarea rapidă a acestora. În plus, stabilirea automată a locațiilor de putaway simplifică activitățile de plasare la raft și, ulterior, de picking a mărfurilor recepționate și reduce timpii alocați acestora.

Alocarea eficientă a spațiilor de depozitare (warehouse slotting) prin implementarea unor module WMS care să asigure relocarea dinamică a produselor în funcție de frecvența livrărilor și de volumul stocurilor disponibile este extrem de importantă, deoarece facilitează în același timp fluidizarea proceselor din lucru în depozite și accelerarea ritmului de livrare a comenzilor.

Sincronizarea activităților de picking și expediție avându-se în vedere articolele comandate, termenele de livrare și adresele clienților joacă de asemenea un rol major. Prin funcționalitățile WMS dedicate, care acționează ca “dispeceri virtuali” ce furnizează în timp real informații și instrucțiuni prin intermediul task-urilor trimise lucrătorilor și urmăresc procesele de livrare a comenzilor aflate în sistem, procesele de lucru sunt coordonate și optimizate astfel încât să fie prevenite orice perturbări ale activității.

4.   Organizați un management eficient al forței de muncă din depozite.

Oamenii sunt cea mai importantă resursă a firmei, iar acest lucru este valabil și atunci când vă ocupați de eficientizarea recepției mărfurilor și a celorlalte procese de depozitare. Pe lângă reducerea timpilor de preluare și procesare a datelor aferente articolelor ce urmează a fi stocate și eliminarea posibilelor erori ulterioare de picking sau livrare a acestora, trebuie să aveți în vedere și creșterea productivității muncii.

Costurile cu forța de muncă reprezintă între 40 și 45% din costurile operaționale dintr-un depozit. De aceea, o aplicație software de tip WMS, care să includă module ce permit evaluarea activităților individuale și crearea unui sistem eficient de stimulare și recompensare/penalizare a angajaților din depozite, se poate dovedi extrem de utilă.

Pentru o creștere a productivității și a motivării lucrătorilor, stabilirea unor proceduri interne de lucru trebuie să cuprindă reguli clare care să conducă la o alocare automată, prin intermediul soluțiilor software implementate, a sarcinilor (task allocation) în funcție de zonele operaționale și de gradul de încărcare a fiecărui lucrător din depozit.

Urmați pașii prezentați pentru eficientizarea recepției mărfurilor și a proceselor ulterioare de depozitare și, de ce nu, chiar și de transport și integrați soluțiile software din suita xTrack LMS (Logistics Management Suite) de care aveți nevoie pentru a eficientiza procesele operaționale ale firmei. Puteți, de asemenea, utiliza aplicații Axes Software în cloud sau chiar versiunea web-based a xTrack WMS pentru a beneficia de avantajele noilor tehnologii și de flexibilitatea pe care acestea le oferă. Prin automatizarea fluxurilor de date aferente activităților desfășurate practic, veți reuși să vă optimizați operațiunile, să vă reduceți costurile și să vă asigurați scalabilitatea afacerii, stabilitatea activității curente și accesul nelimitat la resursele informaționale necesare pentru bunul mers al afacerii dumneavoastră.

Dacă doriti să realizați eficientizarea recepției mărfurilor și a celorlalte activități din depozite, ne puteti contacta completând formularul de mai jos, iar consultanții nostri vor lua legătura cu dumneavoastră în cel mai scurt timp.