Activitățile logistice din depozite: ce înseamnă fiecare și ce obții dacă le digitalizezi

Mulți manageri și specialiști din diferite domenii economice sunt interesați de cum se organizează un depozit pentru eficientizarea muncii și creșterea profitabilității. Îți prezentăm în continuare principalele activități logistice din depozite și ce poți obține dacă le gestionezi automatizat, prin intermediul soluțiilor software de tip WMS.

Activitățile de stocare și livrare ce trebuie gestionate variază în funcție de dimensiunile depozitelor, gama și caracteristicile  articolelor stocate, de tipul de proprietar și client etc. Vom prezenta, în general, activitățile desfășurate în depozite, cu mențiunea că nu toate se regăsesc în orice tip de depozit.

Recepția mărfurilor (Receiving)

Prima etapă constă în primirea mărfurilor de la furnizori (sau de la departamentul producție, dacă este vorba despre domeniul industrial). Activitatea de recepție (Receiving) se referă la alocarea camioanelor la rampe, planificarea și executarea operațiunilor de  descărcare, urmată de verificarea cantitativă și calitativă a mărfurilor primite.

Recepția mărfurilor în depozit se face pe baza unei Note de Intrare-Recepție  (NIR) și necesită pregătirea locurilor pentru depozitarea fiecărui lot nou de marfă. După întocmirea NIR-ului pentru fiecare încărcătură, produsele recepționate sunt mutate din zona de descărcare în depozit în locațiile stabilite pentru fiecare articol.

Cross Docking

Cross dockingul este o procedură logistică care permite distribuția directă a mărfurilor primite de la un furnizor către un client final sau către altă companie (lanț de distribuție retail etc.). Cu alte cuvinte, produsele recepționate nu mai sunt plasate la raft, ci sunt livrate direct clienților fară o stocare intermediară în depozit.

Cross docking-ul e utilizat atunci când există deja comenzi pentru unele din (sau toate) produsele recepționate, iar depozitarea lor pe termen mai lung nu este necesară. Marfa este mutată fie într-o zonă ușor accesibilă din afara depozitului, fie direct în zona de încărcare, fie dintr-un camion “inbound” în altul “outbound”, pentru a fi livrată imediat, în aceeași zi sau într-o perioadă de timp destul de scurtă (de câteva zile, cel mult) de la recepție fără a mai angrena inutil forța de muncă existentă și fără a bloca pe termen scurt o parte din spațiul de stocare disponibil.

Iar dacă ne gândim și la faptul că depozitarea unor astfel de mărfuri presupune operațiuni și costuri în plus, cross docking-ul este o operațiune perfect justificată atât din punct de vedere logistic, cât și economic.

Plasarea la raft (Putaway)

Dacă cross dockingul nu e necesar, următoarea activitate logistică, care poartă  denumirea specializată de putaway, este cea de mutare din zona de recepție și de plasare efectivă la raft a produselor.

Pentru o eficiență ridicată a proceselor de lucru ulterioare, plasarea la raft trebuie să se facă în baza regulii claselor de rotație. Așezarea celor mai vândute articole în zone și pe rafturi accesibile contribuie în mod direct la realizarea, într-un ritm mult mai alert, a activității următoare, pickingul.

De asemenea, în această etapă de putaway, și înregistrarea și menținerea unei evidențe corecte a locațiilor în care sunt plasate articolele prezintă o mare importanță, deoarece identificarea rapidă și corectă a articolelor în cursul procesului ulterior de picking conduce la reducerea drastică a retururilor.

Colectarea mărfurilor în vederea livrării (Picking)

Cea mai complexă activitate logistică din depozite este pickingul – colectarea mărfurilor stocate în vederea livrării comenzilor solicitate de clienți.

Pickingul este categorizat ca fiind activitatea care ocupă cea mai mare parte din forța de muncă și resursele materiale (utilaje) dintr-un depozit, presupunând un efort fizic și logistic considerabil în raport cu celelalte activități. Acesta marchează etapa inițială de pregătire a comenzilor în vederea livrării lor către clienți.

Există o serie variată de metode de picking, dintre care managerii depozitelor le selectează pe cele care răspund cel mai bine cerințelor  impuse de profilul comenzilor primite frecvent.

Verificarea și gruparea pe comandă (Splitting)

Verificarea se referă la compararea listelor de picking cu produsele luate fizic de la raft (număr și articole) pentru a se identifica eventuale discrepanțe și a se corecta erorile apărute înainte de ambalare, iar splittingul este activitatea de grupare pe comandă a articolelor colectate de la raft.

Verificarea poate fi sau nu dublată de splitting, acest lucru depinzând de metoda de picking utilizată. De exemplu, în cazul metodei single order picking (picking comandă cu comandă), splittingul nu este necesar, fiindcă de la bun început comenzile se colectează separat. În cazul unei alte metode cum ar fi batch picking (colectare în serie), verificarea este însoțită de splitting, deoarece articolele de același fel din mai multe comenzi sunt colectate într-un singur cărucior și necesită separare pe comandă înaintea ambalării.

Reaprovizionarea (Replenishment)

Reaprovizionarea este activitatea de “alimentare” cu mărfuri a zonelor de picking. Aceasta presupune  transferul de articole din zona destinată depozitării “rezervelor” de mărfuri în locații de picking special amenajate în depozite.

Replenishmentul este o activitate internă care joacă un rol important în procesul de picking, deoarece asigură în orice moment stocurile necesare pentru derularea fără întârzieri a colectării comenzilor. De aceea, monitorizarea continuă a stocurilor disponibile atât în locațiile de picking, cât și a celor din zonele “rezervelor” este esențială pentru stabilirea în avans a momentelor de reaprovizionare și de achiziție de noi stocuri în depozit.

Ambalarea (Packing)

Ambalarea se referă la activitatea de plasare a produselor deja grupate pe comenzi în cutii separate în vederea livrării către clienți. Etapa presupune selectarea ambalajelor adecvate în funcție de volumul (dimensiunea, greutatea) produselor din comanda de livrat, precum și ambalarea efectivă și etichetarea coletelor (aplicarea adresei clientului etc.).

Servicii cu valoare adăugată (Value-Added Services)

Serviciile cu valoare adăugată  se referă în general la activități prestate în depozite, în beneficiul clienților lor, de către furnizorii de servicii 3PL. Un exemplu al fi cel al constituirii unor seturi (kituri) de produse care se vând în general ca unități separate. Astfel de activități sunt ocazionate, de exemplu, de diverse promoții sezoniere, sau pur și simplu, de decizia proprietarilor de a cupla temporar în seturi mai multe produse pe care mulți clienți le cumpără deseori laolaltă.

Organizarea livrării și încărcarea mărfurilor (Loading)

Activitățile logistice din depozite nu se încheie odată cu finalizarea ambalării. Pe lanțul de aprovizionare urmează alte operațiuni în depozit, care cuprind organizarea livrărilor către clienți prin alocarea și programarea camioanelor la rampele de încărcare, și încărcarea efectivă a coletelor conform comenzilor de transport.

Returul (Reverse Logistics)

Returul este activitatea de recuperare și aducere în depozit a produselor livrate pe care clienții le înapoiază deoarece, de exemplu, prezintă defecte de fabricație sau sunt deteriorate sau, pur si simplu, nu sunt ceea ce au comandat.

Pickingul este activitatea care generează în principal cele mai frecvente retururi deoarece erorile din această etapă și neverificarea corectă ulterioară a mărfurilor înainte de ambalare conduc la livrarea unor produse pe care clienții nu le-au solicitat.

Returul impune noi operațiuni suplimentare de luare în gestiune în depozit a produselor înapoiate și, eventual, de separare a produselor care prezintă defecte de fabricație și care trebuie trimise fabricantului sau furnizorului. De aceea, un control riguros al pickingului și verificării este necesar pentru a se minimiza numărul retururilor și costurile de transport și, ulterior, de depozitare a produselor returnate.

Inventarierea (Stocktaking)

O altă activitate logistică importantă în cadrul unui depozit este inventarierea. Gestiunea stocurilor presupune inventarierea periodică (de obicei, anuală), parțială sau totală, a stocurilor disponibile, adică numărarea efectivă a articolelor din stocurile aflate în depozit la momentul respectiv. Inventarierea este momentul în care managerii află clar care este situația stocurilor. Zicala “Ce-i în mână nu-i minciună.” justifică pe deplin necesitatea inventarierii faptice, nu numai scriptice.

Ideal ar fi ca situația stocurilor să fie cunoscută în fiecare moment, iar acest lucru e posibil datorită digitalizării fluxurilor de date aferente proceselor de lucru din depozit. Factorul uman nu poate fi însă scos total din ecuație, iar furturile, deși pot fi reduse drastic printr-un control strict impus prin automatizare, nu sunt eliminate, dar autorii pot fi identificați mult mai ușor.

Cum te ajută xTrack WMS la gestionarea activităților logistice din depozit

Când vorbim despre digitalizare în logistică, avem în vedere implementarea de  diverse aplicații specializate pentru managementul fiecărei componente a lanțului de aprovizionare în parte.

În cazul depozitelor, principala soluție software este sistemul WMS (Warehouse Management System), prin intermediul căruia se realizează managementul depozitelor și stocurilor. La acesta se adaugă și componentele hardware: terminale portabile, imprimante și alte device-uri care fac posibilă utilizarea noilor tehnologii digitale. Tehnologiile de tip pick by voice, pick by light și RFID (radio-frequency identification), de pildă, permit asigurarea unui picking fără hârtie.

Toate activitățile din depozite pot fi digitalizate prin implementarea soluției xTrack WMS, iar adecvarea sistemului la fluxurile de lucru asigură colectarea tuturor datelor necesare. Centralizarea și prelucrarea automată a acestora asigură trasabilitatea mărfurilor și a operațiilor, precum și acuratețea datelor colectate.

Mai mult, prin utilizarea aplicației se reduce timpul de procesare a comenzilor și se utilizează rațional spațiul din depozit, produsele sunt identificate sau inventariate cu ușurință, iar procesele de lucru sunt sincronizate și controlate strict.

Gestionarea automatizată a depozitelor nu presupune doar gestionarea spațiilor de depozitare și a mărfurilor, ci și coordonarea resurselor umane și materiale (alocarea lor pe activități și puncte de lucru), inclusiv managementul documentelor.

Sistemul xTrack WMS este flexibil și ușor de integrat cu alte aplicații de tip TMS și  POD (Proof of Delivery) care asigură optimizarea rutelor într-o rețea de depozite și a încărcării vehiculelor, monitorizarea în timp real a livrărilor la clienți.

Prezentul și viitorul managementului activităților logistice din depozite este digital și mobile friendly. Axes Software vine în întâmpinarea cerințelor impuse de această tendință și pune la dispoziția firmelor interesate diferite aplicații de logistică în cloud, ce asigură portabilitate și eficiență.

Specialiștii noștri au creat aplicații software ce se utilizează în orice tip de depozite, inclusiv depozite pentru magazine online, fiind dedicate și nevoilor specifice pe care le au firmele ce activează în e-commerce.

Suntem aici, gata pentru orice întrebări legate de soluțiile noastre. Completează formularul de mai jos și vei primi răspunsurile.