Gestionarea eficientă a mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar prin xTrack AMS (Asset Management System)

Gestionarea eficientă a mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar este esențială pentru succesul și durabilitatea unei afaceri deoarece vizează reducerea pierderilor și utilizarea lor cu maximă eficiență. Aflați în continuare ce este și cum să optimizați procesul de gestionare a mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar cu ajutorul aplicației xTrack AMS (Asset Management System) de la Axes Software.

Ce sunt mijloacele fixe și obiectele de inventar?

Mijloacele fixe sunt bunuri materiale (definite și ca active corporale sau imobilizări corporale) cu o valoare care depășește un anumit nivel minim (valoarea minimă pe care un bun trebuie să o aibă pentru a fi considerat un mijloc fix se schimbă la anumite intervale de timp, prin intermediul unor modificări legislative), au o perioadă de exploatare de peste un an și produc beneficii economice pe termen lung.

Identificarea corectă a acestora se face în baza Catalogului mijloacelor fixe, care este, de asemenea, actualizat periodic. Conform acestui Catalog, mijloacele fixe sunt grupate în trei mari categorii:

• Construcții,
• Instalații tehnice, mijloace de transport, animale și plantații,
• Mobilier, aparatură birotică, echipamente de protecție a valorilor umane și materiale și alte active corporale,

cu subclasificări suplimentare, la care se adaugă codurile și duratele normale de funcționare (în ani) pentru fiecare dintre acestea.

Mijloacele fixe nu trebuie confundate cu obiectele de inventar. Obiectele de inventar au o valoare monetară maximă sub nivelul minim stabilit pentru mijloacele fixe și o durată de funcționare mai mică de un an. De asemenea, spre deosebire de mijloacele fixe (care sunt, în general, amortizabile), sunt recunoscute în contabilitate ca o cheltuială totală în momentul achiziției și dării în funcțiune  și din acest motiv, nu se amortizează.

Ce este gestiunea mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar?

Gestionarea mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar este procesul complex de urmărire, administrare și control al tuturor acestor active ale unei companii cu scopul de a maximiza rezultatele exploatării lor.

Departamentul de contabilitate al unei firme este implicat în mod direct în gestionarea acestora, deoarece are obligația de a ține evidența mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar, urmărind permanent circuitul, creșterea valorii sau deprecierea, casarea sau vânzarea acestora.

Gestionarea acestor active are nu numai o latură strict contabilă, ci și una logistică, astfel încât lista activităților pe care le presupune acest proces este mai extinsă și prezintă interes și pentru managerii din producție, depozite sau transporturi:

• înregistrarea la recepție a activelor în contabilitate,
• calculul amortizării (amortizare lineară, degresivă sau accelerată),
• menținerea evidenței la zi a acestor bunuri în funcție de achiziții, sustrageri, pierderi, înlocuiri sau casare,
• planificarea și urmărirea activităților de mentenanță și reparații, precum și a costurilor asociate,
• trasabilitatea completă și detaliată a activelor și a lucrărilor de mentenanță pentru fiecare în parte,
• redactarea rapoartelor sau documentelor care privesc activele (procese verbale de predare-primire, de casare, etc.).

Care sunt provocările gestionării mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar?

Companiile se confruntă frecvent cu o serie de provocări în procesul de gestionare a mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar, dintre care enumerăm câteva:

Evidența  inexactă a înregistrărilor legate de activele deținute

La înregistrarea bunurilor care devin mijloace fixe sau obiecte de inventar în cadrul companiei pot fi introduse informații inexacte  legate, de exemplu, de data sau costul de achiziție, durata de funcționare, și, dacă este cazul, deprecierea și istoricul activităților de mentenanță.  Acest lucru poate crea erori de raportare și evaluare financiară.

Trasabilitatea deficitară

Menținerea permanentă a vizibilității asupra locului în care se află și a mișcărilor fiecărui activ este cu siguranță o sarcină dificilă, mai ales dacă organizația deține un număr mare de mijloace fixe și obiecte de inventar în multiple locații. Fără un sistem de urmărire centralizat, se pierde oportunitatea de optimizare a utilizării acestor active și se îngreunează procesul de casare a activelor la sfârșitul duratei normale de utilizare sau din orice alte motive (uzură, uzură morală, costuri de reparație mult prea mari etc.).

Erorile în calcularea amortizării mijloacelor fixe

Calcularea precisă a amortizării este foarte importantă pentru raportările financiare. Greșelile de calcul generează valori eronate ale mijloacelor fixe și situații financiare incorecte.

Neglijarea lucrărilor de mentenanță pentru mijloacele fixe

Mentenanța necorespunzătoare poate reduce durata de viață utilă a unui mijloc fix (mai ales, de exemplu, în cazul utilajelor, echipamentelor și mașinilor utilizate în producție și transporturi) și conduce astfel la costuri de reparații mai mari. Neglijarea întreținerii preventive are drept consecință apariția de defecțiuni neprevăzute, care pot perturba unele dintre activitățile companiei.

Gestionarea manuală

Gestionarea manuală consumă mult timp, iar erorile umane apărute pot afecta modul de administrare a activelor și acuratețea registrelor mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar.

Cum rezolvați aceste provocări?

Adoptarea unor sisteme automatizate moderne de gestionare a acestor active (și nu numai) poate rezolva în mare măsură aceste provocări, precum și pe cele legale, de respectare a conformității cu diverse standarde contabile și reglementări fiscale.

De asemenea, introducerea unor tehnologii de captare a datelor, bazate pe citirea codurilor de bare, a celor QR sau a tagurilor RFID, și utilizarea unor dispozitive portabile alături de sistemele software de gestionare a mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar contribuie în mod decisiv la reducerea timpului necesar pentru realizarea și menținerea unei evidențe complete a acestor active, precum și la asigurarea acurateței datelor.

Axes Software vă oferă o soluție complexă de gestionare a mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar, xTrack AMS.  

Ce reprezintă soluția xTrack AMS (Asset Management System) 

xTrack AMS reprezintă o soluție modernă, digitală, concepută pentru gestionarea mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar. Prin xTrack AMS de la Axes Software asigurați trasabilitatea mijloacelor fixe, a obiectelor de inventar și a operațiunilor care sunt legate de acestea: achiziție, stocare, alocare a fiecărui activ pe persoană sau unitate de producție/depozit, transfer de la un angajat la altul/de la o locație la alta, casare, software updates.

Cu ajutorul aplicației software xTrack AMS, gestionați eficient aceste active în companii de orice dimensiune, pe baza unor indicatori de performanță relevanți, setați în mod corespunzător. Scopul principal al acestei soluții este să faciliteze urmărirea, administrarea și raportarea eficientă a activelor, de la achiziția lor până la scoaterea din evidență. Acest sistem de gestiune este o aplicație care se bazează pe tehnologii digitale performante, integrate pentru a oferi companiilor o perspectivă completă asupra tuturor mijloacelor fixe și obiectelor de inventar pe care le au.

Ce funcționalități are xTrack AMS de la Axes Software

Funcționalitățile xTrack AMS includ gestionarea mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar, monitorizarea în timp real și verificarea acestora în funcție de locație și de persoanele responsabile, generarea și emiterea automată a documentelor, interfațarea cu aplicații ERP.

Sistemul xTrack AMS de la Axes Software permite companiilor să urmărească activitățile legate de active în timp real, oferind o imagine clară și actuală a stării acestora. În plus, implementarea aplicației xTrack AMS reprezintă încă o etapă importantă în digitalizarea activităților logistice ale firmelor, oferindu-le posibilitatea de a gestiona datele într-un mod eficient, dinamic și interactiv.

Utilizatorii pot să adauge, să actualizeze și să șteargă informații în funcție de drepturile de acces pe care le au și de parcurgerea unor etape (în cazul casării, de exemplu, procesul presupune mai multe etape și/sau validări din partea mai multor persoane). Prin intermediul uneia dintre funcționalitățile sale esențiale, generarea de rapoarte și documente în baza unor șabloane predefinite, aplicația xTrack AMS le permite utilizatorilor să le personalizeze (și să le tipărească, dacă este cazul) în timp foarte scurt, în funcție de nevoile specifice ale firmei.

În conformitate cu specificul activităților companiei, prin intermediul aplicației se pot programa perioadele și lucrările de mentenanță pentru mijloacele fixe sau obiectele de inventar care necesită astfel de operațiuni. Astfel, managerii pot evita situațiile în care fluxurile de lucru sunt afectate de defecțiuni care ar fi putut fi prevenite sau pot prelungi durata de utilizare a echipamentelor prin lucrări de mentenanță efectuate la timp.    

Beneficiile utilizării xTrack AMS  pentru gestionarea mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar

Utilizarea soluției xTrack AMS prezintă numeroase avantaje. În primul rând, acest sistem permite o optimizare semnificativă a proceselor de gestionare a mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar, economisind timp și resurse. Prin utilizarea aplicației se reduce riscul de erori și se asigură trasabilitatea operațiunilor. În plus, cu ajutorul xTrack AMS, companiile pot avea un control mai bun asupra acestor active, ceea ce duce la o mai bună utilizare a resurselor și la creșterea eficienței întregii companii.

Modul de funcționare a xTrack AMS este simplu, dar eficient. Toate informațiile legate de mijloacele fixe și obiectele de inventar sunt introduse în sistem fie manual, fie prin importul datelor din alte surse (de exemplu ERP). Odată ce datele ajung în sistem, acestea pot fi actualizate și gestionate cu ușurință astfel încât utilizatorii să aibă o evidență clară a tuturor a activelor existente, precum și a celor scoase din uz (casate, vândute, sustrase sau pierdute). Sistemul oferă o serie de instrumente care permit utilizatorilor să analizeze datele în diverse moduri pentru a obține o înțelegere mai bună a stării activelor. De asemenea, xTrack AMS permite generarea de rapoarte personalizate, care pot fi utilizate pentru a lua decizii informate cu privire la gestionarea mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar.

Urmărirea și monitorizarea activelor de care dispun, supravegherea echipamentelor, utilajelor etc. din mai multe locații din punctul de vedere al necesităților de mentenanță ajută companiile să își reducă costurile de întreținere și reparații și să își îmbunătățească semnificativ eficiența operațională.

Securitatea și confidențialitatea datelor reprezintă o componentă esențială a sistemului xTrack AMS, care vine cu măsuri de protecție avansate. Printre acestea se numără criptarea datelor, autentificarea, controlul accesului, precum și auditul de securitate. Fiecare utilizator are un cont personal, înregistrat în sistem, iar accesul se face prin intermediul unui nume de utilizator și a unei parole unice. Prin controlul accesului la xTrack AMS, se stabilește din start cine poate accesa anumite tipuri de informații și care sunt nivelurile de acces permise.

Cum să implementați xTrack AMS de la Axes Software

Implementarea xTrack AMS reprezintă un proces care necesită o planificare atentă. Primul pas constă în evaluarea nevoilor companiei. Acesta implică identificarea tuturor mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar, precum și definirea cerințelor specifice pentru fiecare dintre ele. În funcție de această evaluare, va fi selectat cel mai potrivit plan de servicii xTrack AMS pentru nevoile firmei voastre.

După selecția planului, urmează configurarea sistemului. Acest proces implică adaptarea structurii soluției, setarea parametrilor specifici și introducerea tuturor datelor relevante în sistem. Configurarea corectă a sistemului este esențială pentru a asigura o gestionare eficientă a activelor vizate. Formarea personalului care va utiliza sistemul xTrack AMS reprezintă o etapă importantă în procesul de implementare. Specialiștii de la Axes Software vă oferă asistență înaintea, în cursul și după implementare, training pentru angajați, suport tehnic pentru a rezolva orice problemă care ar putea apărea în timpul utilizării sistemului.

xTrack AMS oferă funcționalități robuste de integrare, care permit o conexiune fluidă cu alte sisteme. Un aspect important al implementării xTrack AMS este integrarea cu alte sisteme existente în cadrul companiei, cum ar fi sistemele ERP. Acest lucru asigură importul sau exportul datelor relevante.

În cele din urmă, xTrack AMS oferă opțiuni de personalizare și scalabilitate a afacerii. Sistemul poate fi adaptat pentru a se potrivi nevoilor specifice ale firmei dumneavoastră și poate fi extins pe măsură ce compania se dezvoltă. Aceasta înseamnă că xTrack AMS poate continua să vă ofere un sprijin eficient, indiferent de dimensiunea sau complexitatea operațiunilor pe care le derulați.

Utilizarea sistemului xTrack AMS pentru gestionarea mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar aduce beneficii financiare, îmbunătățește productivitatea și reduce riscurile operaționale. Toate acestea recomandă aplicația de la Axes Software ca pe o soluție eficientă pentru orice companie care dorește să își optimizeze procesele și să își îmbunătățească performanțele financiare și operaționale.

***

Alegeți o soluție de gestionare inteligentă a activelor, care vă permite să  reduceți la minimum pierderile de inventar, defecțiunile echipamentelor și timpii de nefuncționare, și care poate contribui la îmbunătățirea valorii lor pe durata de funcționare.