RO e-Transport și xTrack ReT – automatizarea transferului de date privind transporturile de bunuri pe teritoriul României

Reglementările din domeniul fiscal au generat obligații suplimentare de raportare “digitalizată” pentru cei care operează în domeniul logisticii de transport mărfuri. Pentru a veni în sprijinul firmelor care trebuie să declare transporturile de bunuri pe teritoriul României, Axes Software a lansat o platformă specială, oferind în sistem SaaS aplicația software xTrack ReT (“o aplicație RO e-Transport”) ce asigură automatizarea transferului de date dintre declaranți și sistemul RO e-Transport.

Ce este Sistemul RO e-Transport

Sistemul RO e-Transport este o platformă software avansată cu o infrastructură hardware puternică, care permite accesul la multiple baze de date și procesarea eficientă atât a informațiilor existente, cât și a celor nou introduse, promovată de Ministerul de Finanțe. Prin intermediul acesteia, ANAF realizează monitorizarea pe teritoriul României a transporturilor rutiere de mărfuri ce se înscriu în categoria bunurilor cu risc fiscal ridicat (conform OUG 41/2022) și, mai nou, de la 15 decembrie 2023 (conform OUG 115/2023), a transporturilor rutiere internaționale de bunuri.

Măsura adoptată de a monitoriza aceste transporturi de marfă are ca obiectiv reducerea evaziunii fiscale și creșterea încasărilor la bugetul de stat prin instituirea unui control mai riguros privind colectarea taxelor și impozitelor.

Ce tipuri de bunuri sunt vizate de sistemul RO e-Transport

Bunurile cu risc fiscal sunt monitorizate din anul 2022. Lista acestor bunuri cuprinde următoarele categorii:

• legume, plante, rădăcini și tuberculi, alimentare;
• fructe comestibile; coji de citrice sau de pepeni;
• băuturi, lichide alcoolice și oțet;
• sare; sulf; pământuri și pietre; ipsos, var și ciment;
• îmbrăcăminte și accesorii de îmbrăcăminte, tricotate sau croșetate;
• îmbrăcăminte și accesorii de îmbrăcăminte, altele decât cele tricotate sau croșetate;
• încălțăminte, ghete și articole similare; părți ale acestor articole.
• fontă, fier și oțel.

În cazul transporturilor rutiere internaționale, trebuie declarate toate bunurile, indiferent dacă sunt cu risc fiscal ridicat sau nu.

Ce tipuri de transporturi sunt monitorizate prin sistemul RO e-Transport

Prin sistemul RO e-Transport se monitorizează:

• transporturile care încep si se finalizează pe teritoriul țării;
• orice tranzacție transfrontalieră care începe în România (de ex.: export, livrare intracomunitară);
• orice tranzacție transfrontalieră care se finalizează în România (de exemplu: import, achiziție intracomunitară);
• orice tranzactie transfrontalieră care este în tranzit pe teritoriul României, deoarece o parte din transport are loc pe teritoriul României.

Ce este codul UIT

Codul UIT este un cod unic de identificare, prin intermediul căruia sunt identificate bunurile aferente relației comerciale care face obiectul fiecărui transport, fie că e vorba de transport de bunuri cu risc fiscal ridicat, fie de transport rutier international de bunuri.

Acest cod absolut necesar tuturor celor ce efectuează cursele pe teritoriul României, este generat automat de sistemul RO e-Transport și transmis utilizatorilor după ce  aceștia transferă datele  specificate în legislație.

Termenul de valabilitate a codului UIT este de 5 zile calendaristice, începând cu data declarată pentru începerea transportului. Există însă situații (de ex, achiziții intracomunitare) în care termenul poate fi extins de la 5 la 15 zile calendaristice.

Cine are obligația de a declara bunurile în sistemul RO e-Transport

Atât pentru transporturile de bunuri cu risc fiscal ridicat, cât și pentru transporturile rutiere internaționale de bunuri cu sau fără risc fiscal ridicat, obligaţia declarării în Sistemul RO e-Transport a datelor revine următorilor utilizatori:

• destinatarului înscris în declaraţia vamală de import, respectiv expeditorului înscris în declaraţia vamală de export, în cazul bunurilor care fac obiectul operaţiunilor de import sau export, după caz;
• beneficiarului din România, în cazul achiziţiilor intracomunitare de bunuri;
• furnizorului din România, în cazul tranzacţiilor interne sau al livrărilor intracomunitare de bunuri, după caz;
• depozitarului, în cazul bunurilor care fac obiectul tranzacţiilor intracomunitare aflate în tranzit, atât pentru bunurile descărcate pe teritoriul României spre depozitare sau pentru formarea unui nou transport din una sau mai multe partide de bunuri, cât şi pentru bunurile încărcate după depozitare sau după formarea unui nou transport pe teritoriul naţional din una sau mai multe partide de bunuri.

Declararea datelor aferente transporturilor rutiere a bunurilor se face anticipat, înainte de intrarea bunurilor pe teritoriul României sau înainte de punerea în mișcare a vehiculului cu care se face transportul.

Necesitatea digitalizării fluxurilor de date din transporturi în scopul fiscalizării tranzacțiilor comerciale

Lansarea sistemului RO e-Transport poate fi considerată drept un rezultat pozitiv și palpabil al promovării active a digitalizării, dar alinierea la noile standarde de raportare fiscală reprezintă o mare provocare pentru multe dintre firmele românești sau străine care își pot face viața mult mai ușoară dacă utilizează aplicații proiectate special pentru automatizarea transferului de date dintre ele și ANAF.

Digitalizarea transferului de date vă scutește de introducerea repetată a setului de informații care trebuie declarate pentru fiecare transport în parte, cum ar fi, de exemplu, datele de identificare operator economic, elimină erorile șasmd.

Declararea datelor aferente transporturilor rutiere de bunuri cu risc fiscal ridicat de către furnizori, beneficiari sau după caz, depozitari, a devenit obligatorie din anul 2022, iar sancțiunile determinate de nerespectarea prevederilor legale au început să se aplice din data de 1 ianuarie 2023. Sancțiunile determinate de nerespectarea obligației introduse în decembrie 2023, de declarare a transporturilor rutiere internaționale de bunuri, vor fi aplicate începând cu data de 1 iulie 2024.

Dacă nu ați optat până acum pentru o solutie software, o puteți face și acum. Veți vedea că digitalizarea  face diferența, simplificând procesul de transfer și primire date  și permitându-vă să îndepliniți cerințele sistemului centralizat RO e-Transport cu ușurință. Astfel, veți integra eficient activitățile de raportare către autoritățile competente și vă veți respecta obligațiile legale repede și bine.

Cum vă poate fi de ajutor Axes Software

Axes Software a identificat o modalitate prin care poate fi redus considerabil efortul depus de cei care trebuie să declare transporturile rutiere de bunuri cu risc fiscal ridicat sau transporturile rutiere internaționale de bunuri

De aceea, echipa noastră a dezvoltat o aplicație independentă web-based denumită xTrack ReT pe care o punem, în regim SaaS (Software as a Service), la dispoziția oricărei firme care face parte din categoria “declaranților”, indiferent dacă utilizează sau nu și alte soluții software (WMS, TMS, ERP etc.).

Ce este xTrack ReT

xTrack ReT este o aplicație complexă, cu funcționalități care acoperă toate situațiile din domeniul declarării bunurilor în sistemul RO e-Transport. O puteți folosi fie că sunteți declaranți, transportatori sau furnizori de servicii 3PL. Utilizând împreună cu partenerii aceeași aplicație, dar cu conturi diferite pentru fiecare, puteți trimite  și, dacă e cazul, modifica unele dintre datele privind cursele (date mărfuri, număr înmatriculare vehicul, nume șofer etc.) astfel încât toți să primiți codul UIT în timp real. Și veți suporta costurile de utilizare al acestui soft e-transport numai dacă sunteți declarant.

Cum funcționează aplicația Ro e Transport xTrack ReT

După ce descarcă aplicația xTrack ReT și primește confirmarea înregistrării,  utilizatorul se va putea loga ori de câte ori este necesar utilizând un username și o parolă.

Soluția software îi permite declarantului să își salveze datele firmei și să se autentifice astfel rapid în Sistemul RO e-Transport ori de câte ori are nevoie. De asemenea, cu ajutorul aplicației, declarantul obține codurile UIT, separat pe fiecare transport, și are o evidență clară a tranzacțiilor anterioare.

Câmpurile obligatorii din formularul din Sistemul RO e-Transport software la care utilizatorii obțin acces autentificându-se prin intermediul aplicației pot fi completate fie manual, fie automat, fie combinat.

Aplicația de tip SaaS creată de Axes Software preia codul și, în unele cazuri, îl completează automat în documentele de transport (avize de însoțire a mărfii, CRM-uri, facturi etc.), care sunt ulterior tipărite și predate șoferului ce efectuează cursa.

Dacă datele raportate inițial în Sistemul RO e-Transport trebuie modificate ulterior, actualizarea și transferul automat al acestora se face rapid prin aplicația pusă la dispoziție de Axes Software, iar confirmarea înregistrării noilor date este transmisă de ANAF, fără schimbarea codului UIT. Fluxul de date dintre cele două sisteme urmează același traseu și în situația în care este anulat transportul – confirmarea anulării conduce la anularea codului UIT.

xTrack ReT pentru declaranți

Dacă vă încadrați în categoria declaranților, puteți utiliza aplicația fie în mod independent, fie în parteneriat cu firmele de transport și/sau furnizori de servicii 3PL. În situația în care dispuneți de un parc auto propriu sau închiriat și îl utilizați pentru a efectua cursele, obținerea codurilor UIT vă interesează direct, iar neimplicarea altor firme în gestionarea transporturilor înseamnă utilizarea aplicației în mod independent.

Dacă apelați la serviciile unor companii specializate sau colaborați cu furnizori 3PL pentru transportul bunurilor cu risc fiscal ridicat, puteți folosi aplicația împreună cu aceștia pentru a asigura transmiterea tuturor datelor în cel mai scurt timp și a automatiza cât mai mult acest proces. Aplicația vă permite constituirea unei liste de parteneri dintre care îi puteți selecta pe cei pe care doriți să îi implicați în efectuarea transporturilor, transmițându-le în timp real comanda de transport și cerându-le sprijinul pentru completarea datelor pe care numai aceștia le au, cum ar fi tipul de vehicul, numărul de înmatriculare, numele șoferului etc.

xTrack ReT pentru transportatori

Dacă sunteți transportatori, puteți utiliza cu ușurință acest soft e-transport, dar nu în mod independent, ci în strânsă legătură cu declaranții a căror marfă o transportați.

Este mult mai eficient să utilizați aplicația, deoarece veți primi în timp real comenzile de transport și veți completa mult mai repede datele legate de cursele pe care le veți efectua. În plus, în caz de nevoie, puteți modifica datele transmise inițial pentru a actualiza datele aferente codului primit sau anula transportul și, implicit, codul. 

xTrack ReT pentru furnizori de servicii 3PL

Nu veți folosi xTrack ReT în mod independent nici dacă sunteți un furnizor de servicii 3PL. Prin aplicație veți primi instrucțiuni de la declarant  privind transportul unor bunuri pe care le gestionați în numele acestuia. În acest fel, puteți completa datele necesare pe care nu le are la dispoziție declarantul pentru a primi codul UIT de identificare a cursei. Iar dacă nu asigurați direct transportul, puteți transmite tot prin xTrack ReT o comandă de transport altui transportator selectat din lista partenerilor cu care colaborați în acest scop.

Implementarea aplicației RO e Transport xTrack ReT

Soluția software este oferită în sistem SaaS (Software as a Service), deci implementarea este extrem de simplă și nu implică resurse hardware sau software suplimentare. Pur si simplu descărcați aplicația xTrack ReT și vă creați un cont la care aveți acces, introducând un username și o parolă. De reținut că pentru raportarea RO e-Transport la ANAF, declarantul accesează sistemul RO e-Transport din spatiul său privat virtual (SPV).

Aplicația are și un manual de utilizare în care sunt prezentate mai multe detalii legate de configurarea ulterioară instalării. Dacă personalizarea aplicației achiziționate vă pune totuși probleme și după lecturarea manualului, consultanții Axes Software vă stau la dispoziție, ghidându-vă pas cu pas pentru configurarea xTrack ReT.

Dacă folosiți și alte soluții software, de exemplu, cum ar fi sistemul TMS (Transport Management System), ERP sau WMS, și doriți un grad mare de automatizare a procesului de declarare date, ne puteți solicita suplimentar integrarea lor cu aplicația ReT. Conectarea aplicațiilor contribuie la preluarea multora din datele pe care trebuie să le declarați în sistemul RO e-Transport și reduce timpul pe care trebuie să îl alocați în acest sens.

Beneficiile aplicației xTrack ReT

Utilizarea aplicației xTrack ReT vă aduce multiple beneficii. Aplicația declarantului poate fi utilizată de pe mai multe conturi, inclusiv conturile partenerilor săi din procesul de gestionare și transport marfă și asta permite un transfer permanent de informații între utilizatori și sistemul RO e-Transport.

Automatizarea procesului de declarare date în sistemul RO e-Transport și, dacă faceți parte dintr-o rețea de colaboratori, stabilirea prin intermediul aceleași aplicații (a declarantului) a unei comunicări rapide și eficiente cu ceilalți parteneri implicați vă permit să:

• reduceți timpii de identificare, verificare și introducere a datelor pentru fiecare încărcatură/cursă,
• eliminați întârzierile la plecarea în curse, legate de nedeclararea la timp a bunurilor și pierderile financiare care pot apărea în cazul mărfurilor perisabile,
• evitați greșeli la completare, deoarece aplicația vă dă mesaj de eroare sau vă oferă posibilitatea de a selecta date predefinite (diverse coduri),
• urmăriți stadiul operațiunilor efectuate în aplicație,
• aveți acces la istoricul tranzacțiilor înregistrate pentru trasabilitate,

și, nu în ultimul rând,

• vă păstrați sau vă măriți baza de clienți prin oferirea unor servicii de livrare mai rapide.

***

Beneficiile digitalizării transferului de date între două entități (operator economic și autoritatea fiscală) sunt evidente. Alegeți o firmă cu experiență în proiectarea, implementarea și gestionarea aplicațiilor software, precum Axes Software, pentru a beneficia de project management, consultanță de specialitate, suport și asistență de tip help desk. Vă asteptăm cu drag întrebările suplimentare legate de softul e-transport  xTrack ReT. Scrieți-ne un mesaj, completând formularul de mai jos și veți primi răspunsul în cel mai scurt timp.

ultima actualizare: 18 martie 2024