Ce este un sistem WMS (Warehouse Management System)?

Succesul unui business depinde, în mare măsură, de asigurarea unui management eficient al lanțului de aprovizionare. De la recepție până la livrare, mărfurile din depozit trebuie gestionate cu ajutorul unor soluții moderne, care să automatizeze și să digitalizeze operațiunile de pe tot circuitul logistic.

Tot mai multe companii folosesc solutii software de gestionare a depozitelor, de tip WMS, care să asigure un picking optimizat, comenzi livrate mai rapid și cu resurse minime, să reducă volumul retururilor și să realizeze actualizarea automată, în timp real, a datelor privind stocurile disponibile.

Ce înseamnă WMS?

Warehouse Management System, pe scurt WMS, este un instrument software de gestionare a activităților din depozitele deținute sau administrate de: firme de distribuție, furnizori de servicii 3PL (Third Party Logistics) sau fulfillment, unități de producție, societăți comerciale care au fie magazine fizice, fie magazine online, firme care au și magazine online și magazine fizice.

Aplicația face parte dintr-o gamă largă de aplicații care vizează gestionarea componentelor principale ale lanțului de aprovizionare, cum ar fi, de exemplu, MES (Manufacturing Execution System) pentru producție sau TMS (Transport Management System) pentru transporturi.

WMS nu este doar o simplă componentă soft a lanțului de aprovizionare cu rol de control a mișcării mărfurilor din depozite. Această soluție software reprezintă o resursă strategică pentru automatizarea și optimizarea activităților de recepție, depozitare, colectare și chiar expediere a mărfurilor. Și nu numai atât, deoarece furnizează, în timp real, informații despre statusul stocurilor și  spațiul de depozitare.

Ce activități și resurse din depozit sunt acoperite de sistemele WMS?

Prin definiție, prin fluxurile de lucru pe care le automatizează, un sistem WMS gestionează toate activitățile dintr-un depozit și chiar și activități din afara depozitului. Iar dacă aplicația se pliază pe necesitățile impuse de specificul activității companiei-client, implementarea determină clar o creștere semnificativă a eficienței activităților logistice.

Gestionarea mărfurilor

Gestionarea mărfurilor la nivelul depozitului constituie o caracteristică esențială a unei aplicații de tip Warehouse Management System. Prin implementarea soluțiilor WMS se asigură fluxul informațional pentru corelarea datelor despre stocurile existente în ERP (Entreprise Resource Planning) cu situația reală a stocurilor din depozitare, printr-o balanță optimă între stocul scriptic și cel faptic.

Gestionarea articolelor printr-o aplicație WMS pornește de la operațiunile (etapele) de bază dintr-un depozit care fac parte din fluxurile de intrare și ieșire de marfă și se extinde către alte operațiuni, cum ar fi: inventarierea stocurilor, mișcarea acestora în interiorul depozitului (Put Away – mutarea la raft și Replenishment – aprovizionare), operațiuni de transformare (VAS – Value Added Services) și altele.

Oricare flux poate avea, la rândul sau, mai multe operațiuni (etape) în funcție de modul de abordare al fiecărei aplicații de tip WMS. Un exemplu simplu ar fi fluxul de intrare al produselor într-un depozit, unde putem vorbi de următoarele etape principale:

• recepția efectivă, prin care se face identificarea articolelor, numărarea cantităților și înregistrarea datelor despre loturi și data de expirare;
• verificarea cantităților, mai ales dacă se constată diferențe;
• mutarea la raft prin activități generic denumite Put Away.

La fel putem spune și despre fluxurile de ieșire de marfă unde avem minimum operațiunile:

• colectare marfă de la raft (picking),
• verificare și ambalare,
• livrare către transportator.

Fiecare operațiune din cadrul oricărui flux poate avea abordări diferite. Cea mai prolifică din acest punct de vedere este etapa de colectare marfă din depozit, denumită și picking. Colectarea se poate face grupat pe mai multe comenzi cumulate (Batch Picking), în cutii separate (Wave Picking) sau pe o comandă împărțită la mai multe persoane și, eventual, iar grupate.

Fiecare depozit are propriul specific, iar implementarea într-un WMS a fluxului corect duce la eficientizări suplimentare, iar în anumite cazuri, chiar substanțiale.

Gestionarea resurselor umane din depozit

Resursa umană calificată devine tot mai scumpă și este tot mai greu de găsit. Aceasta este o realitate a zilelor noastre la nivel european. De aceea, angajații trebuie să lucreze eficient și un WMS corect ales poate contribui semnificativ la creșterea productivității.

Iată câteva condiții esențiale pe care trebuie să le îndeplinească aplicația software de tip WMS pe care o alegi pentru depozitele tale:

• Perioadă scurtă de instruire a personalului. Atunci când fluctuațiile de personal sunt mari, mai ales la nivelul operatorilor din depozit, perioada de învățare trebuie să fie foarte scurtă, de ordinul orelor, sau, cel mult, al zilelor. Interfețele grafice ale aplicației trebuie să fie intuitive și să fie în trendul aplicațiilor mobile, pe care oricine le folosește dacă are un smartphone.
• Reguli clare de identificare a locațiilor din depozit. Logica de denumire a rândurilor și locațiilor trebuie să fie ușor de memorat de către operatori. De asemenea, rafturile și locațiile de depozitare trebuie marcate vizibil. Stabilirea acestor reguli este o chestiune de organizare, dar este important ca aplicația WMS să poată prelua aceste reguli de identificare.
• Transferul deciziei de la operatorul din depozit către aplicația WMS. Aceasta este condiția cea mai importantă. Operatorul din depozit nu trebuie instruit cu toate regulile care pot apărea de pe o zi pe alta. Acestea se implementează în logica aplicației WMS și omul este ghidat în mod natural, pas cu pas, în activitatea pe care o desfășoară în depozit.

Gestionarea resurselor materiale din depozit

WMS este foarte important în gestionarea ansamblului de resurse materiale din depozit: rafturi, paleți, cărucioare, motostivuitoare etc. Resursa materială este mai ușor de accesat decât resursa umană, dar este la fel de costisitoare. De aceea, și în cazul resurselor materiale există câteva aspecte pe care trebuie să le ai în vedere atunci când alegi o soluție de tip WMS:

• Sistemele de depozitare (rafturi). Acestea sunt de mai multe tipuri, dedicate tipologiilor de mărfuri. Aplicația WMS trebuie să poată administra fluxurile logistice în funcție de tipurile de rafturi sau de sisteme de depozitare. Unele sunt cu acces direct la mărfuri (rafturi clasice), altele au acces la mărfuri LIFO (Last In First Out) sau FIFO (First In First Out), altele sunt specializate pentru articole cu lungimi variabile (de exemplu, țevi).
• Echipamentele de manipulare dintr-un depozit. Acestea sunt echipamente care pot manipula mai mulți paleți simultan. Există rafturi la care nu toate motostivuitoarele pot ajunge (exemplu înălțimea) sau la care specificul articolelor nu permite manipularea acestora cu orice utilaj. Aplicația WMS trebuie să ”cunoască” aceste caracteristici pentru a eficientiza și activitatea desfășurată cu aceste utilaje.
• Echipamentele hardware dintr-un depozit. Echipamentele de acest tip, cum ar fi imprimantele de etichete, se numără printre resursele materiale esențiale. Tipărirea de etichete este foarte importantă deoarece acestea ajută la identificarea produselor, a paleților sau a locațiilor. Într-un depozit complex apare nevoia de tipărit etichete în diferite momente. Important este ca utilizatorul să poată selecta simplu (prin scanarea unui cod de bare al imprimantei) locul unde să fie tipărită eticheta de care are nevoie.

RFID, Pick by Light, Pick by Voice – tehnologii opționale

Sistemele de tip WMS trebuie să poată integra anumite tehnologii pentru a crește eficiența pe anumite etape ale fluxurilor menționate anterior. Acestea se aplică în funcție de caracteristicile articolelor, modalitatea de depozitare sau tipul comenzilor de livrare.

• RFID (Radio Frequency Identification) este recomandată în cazul operațiunilor de recepție, verificare la livrare și inventar, unde este utilă identificarea simultană a mai multor articole. Această tehnologie presupune o viteză foarte mare de identificare a articolelor, de ordinul sutelor pe secundă de lucru, ceea ce poate reprezenta un dezavantaj în anumite etape unde se trece pe identificarea pe coduri de bare.
• Pick by Light se folosește în special pentru operațiunile de picking, deoarece, asigură o creștere semnificativă a eficienței – pickerul nu mai citește nici de pe terminalul portabil. Această tehnologie se folosește cu succes în etapele de sortare. Locațiile de unde trebuie luată marfa sau pusă pentru sortare sunt practic semnalizate luminos (diferite culori). Tehnologia Pick by Light poate fi folosită complementar cu scanarea de coduri de bare.
• Pick by Voice este cel mai des întâlnită în zonele de picking, dar aceeași tehnologie se poate folosi cu succes și în zonele de sortare. Cu cât numărul necesar de citiri de informații de pe terminal este mai mare, cu atât Pick by Voice este mai indicată. Și această tehnologie se folosește complementar cu scanarea codurilor de bare, mai ales pentru confirmarea anumitor activități cum ar fi atingerea destinației.
• Pick by Vision este o tehnologie nouă în care informațiile utile sunt transmise printr-o hologramă pe lentila unor ochelari speciali. Această tehnologie contribuie considerabil la creșterea eficienței în anumite cazuri și în combinație cu unele dintre tehnologiile menționate anterior, inclusiv scanarea de coduri de bare.

Ce avantaje și beneficii oferă WMS pentru gestionarea depozitelor?

Utilizarea unui sistem WMS oferă multiple avantaje și beneficii pentru gestionarea depozitelor:

• informații în timp real;
• reducerea erorilor de recepție, picking, inventar etc;
• automatizarea fluxurilor de date între departamentele companiei;
• optimizarea stocurilor;
• reducerea spațiilor de depozitare;
• identificare rapidă și instrumente de reglare a eventualelor diferențe de stoc;
• măsurarea activităților (timp și bani).

Cum te poate ajuta Axes Software?

Fondată în anul 2005, Axes Software este o firmă românească specializată în soluții software profesionale pentru managementul eficient al lanțului de aprovizionare (supply chain).

Suita de aplicații xTrack conține soluții care acoperă toate etapele unui supply chain.

Soluția WMS Axes Software este prima aplicație din portofoliul nostru și aduce inovații semnificative în domeniu. Experiența echipei noastre și flexibilitatea aplicației sunt motivele pentru care clienții noștri ne-au ales atunci când au avut nevoie să implementeze o soluție WMS în proiecte complexe din zona de depozitare, indiferent de domeniul de activitate. Suntem bucuroși, dar și mândri, că am găsit soluții originale la toate solicitările clienților nostri și chiar am venit cu propuneri suplimentare pentru obținerea unei eficiențe maxime.

Suntem adepții automatizării 100% a fluxurilor din supply chain, astfel încât oamenii să intervină cât mai puțin în fluxul decizional pentru a permite scalarea volumului de mărfuri tranzacționat.Tocmai de aceea am dezvoltat și module care nu au legătură în mod direct cu depozitul, dar care aduc beneficii evidente. Un exemplu ar fi modulul de calitate (CTC).

Misiunea noastră este să găsim cele mai bune soluții de optimizare a activităților din depozit adaptate fiecărui client în parte. Este o provocare pe care o primim cu entuziasm de fiecare dată!

Vrei să te bucuri și tu de avantajele aplicației xTrack WMS? Completează formularul de mai jos sau pe cel de contact și consultanții noștri îți vor răspunde în maxim 48 de ore.