Erori de picking: cum să le evitați

În multe domenii economice, recepția mărfurilor și manipularea lor în depozite reprezintă un element important al lanțului de distribuție și totodată un punct nevralgic în organizarea activităților logistice. Din cauza complexității operațiunilor de gestiune a stocurilor și a diversității mărfurilor stocate, la colectarea articolelor de la raft pot apărea diferite probleme, erori de picking, întârzieri care afectează încărcarea și livrarea comenzilor către clienți.

Ce înseamnă picking

Termenul picking provine din limba engleză și se referă la colectarea produselor de la rafturile din depozite pentru livrarea comenzilor primite. Pickingul se referă la identificarea, preluarea și mutarea articolelor solicitate în zonele în care urmează să fie verificate, sortate pe comandă și ambalate pentru a fi încărcate în vehiculele de distribuție (în cazul produselor finite ce sunt livrate către clienți). În cazul materiilor prime și materiale din magaziile sau depozitele unităților de producție, pickingul presupune colectarea și transferul acestora către ateliere sau hale în vederea prelucrării.

În spațiile de stocare se face picking atât pentru comenzi de ieșire în vederea livrării acestora către clienți, cât și pentru comenzi de transfer, când livrarea produselor se face către alte depozite.

Conform 6 River Systems, analizele din domeniu arată că, în medie, costurile asociate pickingului reprezintă aproape 55% dintre costurile operaționale ale unui centru de distribuție. În plus, potrivit Supply Chain 24/7, 50% din timpul alocat pickingului este  necesar pentru parcurgerea distanțelor între locații.

Eficientizarea pickingului în depozite este o prioritate pentru companii din întreaga lume, deoarece această activitate are un impact semnificativ asupra imaginii și profitabilității firmei, precum și asupra nivelului de satisfacție a clienților. De aceea, diverse acțiuni și proceduri pentru identificarea, prevenirea și reducerea erorilor de picking și de fluidizare a activității sunt extrem de necesare.

În acest context, specialiștii în logistică au creat soluții informatice pentru reducerea duratei de recepție a mărfurilor și de efectuare a inventarului, pentru coordonarea și optimizarea circulației, reducerea deplasărilor și a distanțelor parcurse zilnic de personalul din depozit. Acestea sunt aplicații software pentru gestionarea activităților de depozitare, care au rolul de a accelera ritmul livrărilor de mărfuri.

Pentru că pickingul generează cel mai mare volum de muncă într-un depozit, Axes Software a realizat un sistem WMS ce cuprinde un algoritm de picking configurabil în funcție de criteriile dorite, prin care se transmit lucrătorilor task-uri pe terminalele mobile și se asigură efectuarea pickingului pe bucată, cutie sau palet, generarea de etichete pentru paleții colectați și trasabilitatea articolelor. Aceste implementări ale sistemului xTrack WMS vizează mai multe tipuri de picking: picking comandă cu comandă, zone picking, batch picking, wave picking și nu numai.

Care sunt principalele metode de picking și ce avantaje și dezavantaje au

Vă prezentăm mai jos doar câteva din cele mai populare metode de picking.

Single order picking (Picking comandă cu comandă)

Pickingul comandă cu comandă este cea mai simplă metodă de picking. Fiecărui picker i se alocă câte o singură comandă pe care o colectează “cap-coadă”, luând de la raft produsele solicitate, aflate în diverse locații din depozit. La finalizarea comenzii respective, pickerului i se alocă o alta.

Acestă metodă are avantajul că, în general, colectarea unei comenzi se face imediat ce a fost primită, dar prezintă și câteva dezavantaje majore. Distanțele pe care le parcurg pickerii sunt mult mai mari decât ar trebui. De aceea, pe lângă erorile legate de produsele colectate, apar și întârzieri pe fluxul de livrare. Ritmul de picking este lent, costurile cu forța de muncă sunt mai mari, productivitatea este scăzută, iar la volume mai mari ale comenzilor sunt necesari mai mulți lucrători.

Implementarea unei soluții WMS elimină principalele dezavantaje ale pickingului comandă cu comandă: optimizarea rutelor pickerilor prin stabilirea automată a celui mai scurt drum de picking pentru o comandă și transmiterea instrucțiunilor de picking (cu detalii privind articolele, cantitătile și locația lor) pe terminalele mobile, pe care le au aceștia asupra lor, contribuie la o creștere semnificativă a eficienței metodei.

Zone picking

Fiecare picker are alocată o zonă din depozit și nu se deplasează prin tot depozitul (cum se întâmplă la pickingul comandă cu comandă, de exemplu) pentru a colecta articolele din comenzile care îi revin. Astfel, el colectează de la raft doar articolele care se află în zona sa. Dacă în comenzile respective sunt incluse și alte articole, acestea sunt colectate treptat de ceilalți pickeri în ale căror zone se află. Din acest motiv, acestă metodă de picking mai este denumită și “colectează și dă mai departe” (“pick and pass”). Cutia sau căruciorul în care sunt puse treptat articolele de către pickeri trece prin diferite zone de picking până la completarea comenzii. De  multe ori, cutiile care traversează aceste zone sunt plasate pe benzi transportoare.

În cazul metodei zone picking există o singură planificare a colectării comenzilor pe un schimb. Comenzile primite până la o anumită oră (cutoff) sunt colectate în schimbul curent, iar cele primite în intervalul orar ulterior (după cutoff), vor intra la picking în următorul schimb.

Metoda zone picking permite o gestiune facilă a stocurilor, dar nu previne apariția erorilor umane, mai ales la volume mari de lucru.

Batch picking

Metoda batch picking se referă la colectarea, de către un picker, a articolelor, linie cu linie, din mai multe comenzi în același timp. Cu alte cuvinte, pickerii colectează produsele cu același SKU din comenzi diferite alocate lor. Ulterior, în zona de ambalare, acestea vor fi sortate și ambalate/împachetate în comenzi individuale.

Batch picking-ul prezintă avantaje atunci când multe dintre comenzi vizează aceleași articole, deoarece pickerul se deplasează o singură dată la locația unde se află un anumit articol și colectează o singură dată produsul respectiv pentru toate comenzile din batch. Principalul avantaj al acestui metode este timpul redus de colectare a produselor, care se reflectă în creșterea productivității. Batch pickingul este aplicat atunci când majoritatea comenzilor primite au un număr mai mic de articole, ale căror dimensiuni sunt reduse.

Optimizarea batch pickingului prin WMS presupune în primul rând gruparea comenzilor în funcție de articolele specificate în ele, astfel încât să fie reduse distanțele parcurse de pickeri în depozite și, implicit, scurtați timpii de livrare a comenzilor.

Wave picking

Spre deosebire de metoda picking-ului comandă cu comandă (discrete order picking), în wave picking colectarea comenzilor se face în valuri (waves). Comenzile primite într-un anumit interval de timp alcătuiesc unul din valurile de comenzi care sunt colectate simultan. Zilnic, picking-ul se face în mai multe valuri, în funcție de numărul de intervale de timp stabilite, cu limite legate de momentul primirii comenzilor.

Astfel, wave picking este o metodă de procesare a comenzilor care se concentrează pe momentul în care sunt colectate comenzile și se bazează pe gruparea produselor în funcție de o varietate de criterii. De exemplu, comenzile pot fi grupate avându-se în vedere cărăușul/curierul/transportatorul, clientul sau ambalajele necesare. După grupare, comenzile sunt colectate, dar numai în anumite momente ale zilei.

Eficiența echipei se îmbunătățește în primul rând prin reducerea (sau eliminarea) timpilor morți. Colectarea unui val de comenzi se face la intervale cuprinse între 45 de minute și 2 ore, în funcție de depozit și de produsele de colectat. Iar după picking, toate produsele sunt duse în zona în care vor fi sortate și grupate pe comenzi individuale.

Firește, ca în cazul celorlalte metode, eficiența în wave picking depinde în mare măsură de automatizarea fluxurilor de lucru. Aceasta poate fi îmbunătățită prin planificarea valurilor în funcție de programul livrărilor, de curier sau transportator, sau de alți factori.  Avantajele metodei wave picking se referă la livrări la timp, mai puține blocaje și distanțe mai mici de parcurs, dar procesarea poate fi greoaie în cazul comenzilor urgente sau primite în ultimul moment.

Ca o remarcă generală, atunci când sunt automatizate fluxurile de lucru, caracteristicile definitorii ale fiecărei metode sunt luate în considerare pentru a se realiza o optimizare reală a activităților. Iar rezultatele se văd cu ușurință în reducerea drastică a erorilor de picking, scurtarea timpilor de livrare, minimizarea costurilor operaționale și maximizarea profitului.

Tehnologii inovatoare de picking aplicate prin xTrack WMS de la Axes Software

Prin sistemul de management al depozitelor și stocurilor xTrack WMS, Axes Software pune la dispoziția clienților săi, pe lângă modalitățile consacrate de digitalizare a fluxului de picking, câteva metode inovatoare, bazate pe tehnologiile moderne:

• RFID (Radio-Frequency Identification) se recomandă pentru operațiuni de recepție, verificare la livrare și inventar; este o metodă eficientă în situațiile când este necesară identificarea simultană a mai multor articole;
• Pick by Light reprezintă o metodă proiectată special pentru picking rapid și eficient; nu mai este necesară citirea informațiilor de pe terminalele portabile, identificarea locației de picking se realizează cu ajutorul unor lumini ce se aprind în dreptul fiecărei locații de unde trebuie luate produsele;
• Pick by Voice reprezintă un sistem interactiv, pe bază de tehnologie vocală (lucrătorii aud în căști comenzi vocale); este eficient atât la picking, cât și la sortare, pentru un număr mare de citiri de informații de pe terminale, fiind un sistem hands-free, care nu îl obligă pe lucrător să țină lucruri în mână și să citescă
• Pick by Vision reprezintă o metodă de picking bazată pe realitate augmentată, în care informațiile utile sunt transmise printr-o hologramă pe lentila unor ochelari speciali; contribuie la reducerea erorilor umane și combină în mod eficient automatizarea pickingului cu activitatea angajaților din depozite.

Cum să evitați erorile de picking

Este binecunoscut faptul că erorile de orice fel, și în special cele de picking, au un impact negativ asupra productivității în depozit. Pentru creșterea eficienței în activitățile de picking, trebuie să aveți în vedere o serie de elemente, cum ar fi:

Alegerea metodei de picking adecvate

Stabilirea profilului majorității comenzilor primite la depozit contribuie la selectarea celei/celor mai potrivite metode de picking. Adoptarea metodei/metodelor de picking adecvate determină nu numai reducerea erorilor, ci și micșorarea timpilor de picking și livrare a comenzilor.

Utilizarea tehnologiei (software și hardware)

Majoritatea erorilor din depozite pot fi remediate prin introducerea unui sistem WMS și a terminalelor mobile. Automatizarea fluxurilor de lucru din depozite, colectarea și procesarea automată a datelor asigură trasabilitatea articolelor, eliminarea hârtiilor, evitarea erorilor în toate etapele impuse de depozitare și pregătirea pentru livrare, precum și monitorizarea strictă a stocurilor.

Tehnologia joacă, de exemplu, un rol important la înregistrarea corectă a articolelor în procesul de recepție, deoarece colectarea automată a datelor în aplicație prin intermediul cititoarelor de coduri de bare garantează acuratețea datelor. Se știe că erorile la intrarea în depozit determină foarte multe din greșelile ulterioare de picking și inventar. Înregistrarea corectă a cantităților de produse primite, cu detaliile aferente, contribuie la identificarea rapidă a articolelor la picking și menținerea unei evidențe precise a stocurilor disponibile.

Stabilirea locației adecvate  a articolelor în depozit

Clasificarea articolelor depozitate în funcție de gradul lor de popularitate (clasele de rotație) este foarte importantă în procesul de picking. Plasarea la raft (putaway) a produselor foarte cerute de clienți în locuri ușor accesibile în depozit reduce distanțele parcurse și oboseala acumulată de pickeri, care, din acest motiv, ajung deseori să comită greșeli. De asemenea, plasarea articolelor care sunt ușor de confundat la picking în locații diferite, dar nu apropiate, limitează semnificativ riscul apariției unor erori costisitoare.

Analiza erorilor înregistrate

Chiar dacă aveți implementat un sistem WMS și utilizați terminale mobile, se mai pot strecura erori de picking (la un nivel mai redus, firește). Retururile vă pot oferi frecvent indicii legate de ce anume a determinat apariția acestora. Puteți avea surpriza să constatați că nu întotdeauna de vină este pickerul. Erorile pot fi chiar externe, transmise de furnizori și preluate ca atare în procesul de recepție.  De aceea, este recomandabil să se facă periodic o analiză a datelor legate de erorile înregistrate pentru a depista clar cauza acestora și a adopta măsurile corective care se impun.

Pentru identificarea celor mai bune sisteme de management automatizat al depozitelor și stocurilor, puteți lua legătura cu specialiștii Axes Software. Utilizând tehnologiile moderne, reduceți erorile de picking, evitați greșelile de organizare a activităților logistice și măriți productivitatea la nivelul întregii firme. Minimizați costurile cu depozitarea și manipularea produselor, diminuați timpii de procesare pentru toate tipurile de comenzi și eliminați hârtiile din depozit. Înlocuiți procesarea manuală a datelor cu automatizarea și erorile umane cu performanța logistică.