Gestiunea stocurilor: Cum să aveți control asupra afacerii voastre

Managementul lanțului de aprovizionare include gestionarea stocurilor de mărfuri la un nivel înalt de calitate și eficiență. Iar serviciile logistice moderne și competitive de gestionare pot fi furnizate numai prin asigurarea unui echilibru funcțional între varietatea produselor și inventarierea lor optimă.

Ce este gestiunea stocurilor?

Prin gestiunea stocurilor se înțelege ansamblul acțiunilor prin care se stabilesc, se monitorizează și se evaluează necesarul de materii prime, materiale sau produse finite, în funcție de nevoile de producție sau ale clienților.

Gestiunea stocurilor cuprinde activități de optimizare a spațiilor de depozitare și a cheltuielilor de stocare, păstrare, sortare, redistribuire și utilizare a produselor.

Cum se realizeaza gestiunea stocurilor?

Înregistrarea în contabilitatea firmei a operațiunilor care se referă la gestiunea stocurilor se poate realiza prin metoda inventarului permanent sau prin metoda inventarului intermitent.

Inventar permanent

Inventarul permanent înseamnă înregistrarea tuturor operaţiunilor de intrare şi de ieşire a produselor și prezintă în orice moment situația actualizată a stocurilor, atât din punct de vedere cantitativ, cât și valoric. Metoda inventarului permanent este cea mai cunoscută și mai frecvent folosită metodă de gestiune a stocurilor.

Deși implică un volum important de muncă deoarece fiecare intrare și ieșire necesită operațiuni logistice și contabile aferente, inventarierea permanentă prezintă o serie de avantaje majore. Și nu este greu de explicat de ce. Printr-o verificare permanentă a gestiunii, se reduce numărul erorilor, se diminuează riscul de sustrageri sau fraude, iar deprecierile și minusurile pot fi ușor urmărite. Companiile pot exercita astfel un control strict asupra stocurilor și au o evidență mult mai clară a stocurilor, actualizată ori de câte ori apar modificări.

Mai mult, automatizarea gestionării depozitelor și a stocurilor a înlăturat principalul neajuns al aplicării acestei metode. În prezent, soluțiile software simplifică și ușurează considerabil munca celor care se ocupă de inventariere și de aprovizionare. Introducerea, cu ajutorul terminalelor portabile, a datelor în aplicațiile care urmăresc și evoluția stocurilor, cum ar fi cele de tip WMS, de exemplu, și procesarea automată a acestora reduc semnificativ volumul de muncă legat de înregistrarea intrărilor și ieșirilor și elimină erorile de calcul. În aceste condiții, motivul pentru care inventarierea permanentă este acum o metodă extrem de populară e foarte clar.

Inventar intermitent

Metoda inventarului intermitent se bazează pe stabilirea ieşirilor de produse şi înregistrarea lor în contabilitate la verificarea stocurilor care are loc la sfârşitul unui perioade stabilite (lună, trimestru, an). Acest lucru înseamnă că nu se poate determina stocul unui produs la un anumit moment, ci doar la final.

Inventarierea intermitentă este o metodă mai puțin cunoscută și rar utilizată, deși este o metodă ușor de folosit și nu necesită un volum mare de muncă.  De ce? Pentru că nu permite o verificare constantă, ori de câte ori survin modificări, a gestiunii. Lipsa unui control permanent al stocurilor contribuie la mărirea riscului de furt, fraudă și eroare, iar urmărirea deprecierilor și a minusurilor nu poate fi eficientă.

De aceea, dezavantajele acestei metode sunt considerate a fi mult prea mari de foarte multe companii. În plus, dezvoltarea unor aplicații software performante, care reduc drastic volumul de muncă a celor ce gestionează stocurile la zi a înclinat balanța în favoarea inventarierii permanente.

Care sunt elementele componente ale gestiunii stocurilor?

Stocurile cuprind mai multe elemente, dintre care cele mai importante sunt grupate în trei categorii principale:

• materii prime;
• materiale și semifabricate;
• produse finite, realizate de firma respectivă pentru vânzare sau cumpărate cu scopul de a fi revândute.

Toate departamentele unei firme interacționează cu gestiunea stocurilor, de la producție și desfacere, până la logistică. Și nu numai. De aceea, această gestionare are o importanță strategică pentru organizarea eficientă a întregii activități a companiei.

Care este rolul gestiunii stocurilor?

Acest proces complex are ca rol principal îmbunătățirea serviciilor logistice, astfel încât să fie atinse obiectivele de performanță pentru durata ciclului de livrare, numărul și volumul comenzilor executate sau livrate, nivelul cheltuielilor de depozitare și transport.

Așadar, gestiunea stocurilor reprezintă un instrument important în controlul afacerii, prin echilibrarea cererii cu oferta de produse, reducerea costurilor operaționale și protejarea firmei în cazul unor fluctuații imprevizibile pe piață, decalaje sezoniere, criză economică ș.a.

Ce este un program de gestiune stocuri și cum vă poate ajuta Axes Software

Complexitatea activităților economice determină necesitatea utilizării unor soluții software specializate în gestionarea depozitelor și stocurilor, de exemplu WMS (Warehouse Management System), în planificarea și execuția producției, cum este MES (Manufacturing Execution System) sau evidența ambalajelor returnabile prin PMS (Packaging Management System).

xTrack WMS de la Axes Software pentru gestionarea automatizată a depozitelor

Aplicația dezvoltată de Axes Software pune la dispoziția clienților module și funcționalități speciale care determină reducerea timpilor necesari pentru procesarea comenzilor și permite livrarea unui număr dublu de comenzi în condițiile utilizării acelorași resurse materiale (echipamente utilizate, rafturi, spații de depozitare etc.) și umane (personalul angajat).

Axes Software se concentrează permanent și pe utilizarea noilor tehnologii pentru a mări performanța soluțiilor  pe care le pune la dispoziția clienților, realizând integrarea aplicației xTrack WMS în cloud, pe lângă cea a aplicației xTrack TMS. Pe lângă o inventariere mult mai rapidă în depozite, se asigură astfel și reducerea costurilor de exploatare prin eliminarea costurilor de întreținere și mentenanță a serverelor fizice care devin redundante, creșterea stabilității și  scalabilitatea.

xTrack MES de la Axes Software pentru automatizarea proceselor logistice de producție

Sincronizarea stocurilor și controlul automat al mutărilor de materiale între utilaje sunt doar două dintre beneficiile acestei soluții MES, aplicație software prin care se realizează planificarea producției, automatizarea operațiilor tehnologice, urmărirea stadiului de execuție a comenzilor și se rezolvă astfel problema trasabilității produselor.

Prin implementarea aplicației xTrack MES de automatizare a operațiilor tehnologice, datele necesare sunt colectate simplu și rapid prin scanarea codurilor materialelor utilizate pe liniile de producție,  realizându-se astfel conexiunile dintre “de unde, “unde”, “când”, “ce”, “cine” și “cui”, adică: locația de proveniență și cea de depozitare, momentele de înregistrare a materiilor prime și a rezultatelor prelucrării după fiecare operație tehnologică, tipurile de materii prime introduse și produse finite realizate pe fiecare linie de producție, persoanele responsabile cu producția și clienții către care sunt livrate produsele respective.

xTrack PMS de la Axes Software pentru gestiunea stocurilor de ambalaje returnabile

xTrack PMS este o altă soluție software de gestiune a stocurilor, dar de data aceasta stocurile vizate sunt cele de ambalaje returnabile pe care unele firme (furnizorii de servicii 3PL, producători etc. – în general, companii care gestionează fie stocurile proprii de ambalaje returnabile, fie pe cele primite de la alte companii) le utilizează pentru asigurarea unor condiții de transport optime ale produselor ce trebuie livrate sau pe care trebuie să le returneze.

Tipul de ambalaje returnabile utilizate variază în funcție de produsele care urmează să fie transportate către depozitele firmelor de distribuție sau direct către clienți (supermarketuri etc.): paleți, navete, lădițe, containere pentru medicamente etc.

Dată fiind importanța acestora, urmărirea – chiar și în timp real, cu ajutorul suplimentar al aplicației xTrack POD) – a circuitului ambalajelor returnabile de către companiile care le manipulează trebuie să fie eficientă, pentru a se reduce volumul pierderilor evitabile determinate de uitarea lor la clienți sau furturi. Evidența ieșirilor și a retururilor de ambalaje fizice și înregistrarea în sistemul xTrack PMS a voucherelor care indică locația celor lăsate temporar la clienți conduce astfel la reducerea semnificativă a costurilor de înlocuire.

Înregistrarea imediată în aplicație a tuturor operațiunilor legate de ambalajele returnabile și procesarea automată a datelor introduse oferă utilizatorilor o imagine clară a stocurilor de ambalaje disponibile în orice moment. În plus, le pune rapid la dispoziție soluții de rezolvare a situațiilor în care stocurile disponibile nu acoperă necesarul de ambalaje (transfer de ambalaje între depozite, schimb de proprietate, compensare etc.) astfel încât activitățile zilnice să se desfășoare fără întreruperi neprevăzute, nedorite și costisitoare.

Prin gestiunea automată a stocurilor, fie că e vorba de stocuri de materii prime, materiale, produse finite, fie de ambalaje returnabile, aveți control în fiecare moment asupra afacerii voastre și beneficiați de creșterea vânzărilor și a profitului, de transparență în derularea operațiunilor de producție, depozitare și livrare a mărfurilor, de eficientizare a timpilor de livrare și eliminare a erorilor umane în operarea sistemelor de înregistrare și control. Toate soluțiile Axes Software (inclusiv xTrack TMS și xTrack POD) asigură un grad înalt de automatizare a fluxurilor de mărfuri și servicii în companii din diferite domenii: producție, depozitare, servicii 3PL, transport și curierat, distribuție, retail, e-commerce  etc.

Programele de gestiune a stocurilor din depozite, precum și cele de gestionare a activităților logistice din producție, distribuție, transport și livrare sunt personalizate în funcție de nevoile și cerințele clienților și sunt proiectate în vederea integrării facile cu diferite aplicații din sistemele informatice pe care aceștia le utilizează deja. Prin interconectarea aplicațiilor software se realizează gestiunea integrată a mai multor procese și operațiuni specifice lanțului logistic și se obține acuratețea datelor.

Iar rezultatele finale se reflectă în: eficiență, precizie și economie de timp, efort si bani.

***

Doriți să aflați mai multe informații legate de soluțiile noastre destinate gestionării lanțului de aprovizionare? Scrieți-ne câteva rânduri în acest sens, completând formularul de mai jos, iar noi vă vom contacta în cel mai scurt timp posibil!