xTrack FSM (Field Service Management): optimizarea activităților de teren

Dacă supravegheați activități pe teren, aveți nevoie de planificarea, coordonarea și alocarea judicioasă a resurselor umane și materiale pentru a le optimiza. Dată fiind complexitatea proceselor de gestionare a lucrului la distanță, vă prezentăm în continuare detalii legate de specificul managementului activităților de teren și de soluția xTrack FSM (Field Service Management), creată de specialiștii de la Axes Software pentru rezolvarea provocărilor asociate acestora.

Ce sunt activitățile de teren?

Activitățile de teren sunt activități care implică deplasarea echipelor de lucrători în afara perimetrului proprietății companiei pentru remedierea unor probleme care sunt semnalate de clienți sau pentru prestarea unor servicii care intră în atribuțiile firmei.

Printre tipurile de activități de teren, se numără, în linii generale:

• mentenanța rețelelor electrice și de telecomunicații,
• reparațiile la infrastuctura de internet,
• inspecțiile pe teren,
• serviciile medicale prestate în afara cabinetelor, clinicilor sau spitalelor,
• servicii de depanare și tractare auto,
• lucrări publice (instalare infrastructură – rețele de alimentare cu apă, canalizare, electricitate și telecomunicații),
• transport, livrări de produse la clienți,
• construcții (clădiri, drumuri, poduri),
• operațiuni de stingere a incendiilor etc.

Pe scurt, orice activitate desfășurată de lucrători în oricare altă locație decât cea a firmei angajatoare este activitate de teren, care necesită o coordonare de la distanță  a forței de muncă și a resurselor materiale implicate.

Care sunt elementele gestionării eficiente a activităților de teren?

Gestionarea activităților de teren este procesul de optimizare a modului de utilizare a echipamentelor și forței de muncă, precum și de organizare a serviciilor și operațiunilor de acest fel.

Pentru a eficientiza acest proces complex, trebuie să aveți în vedere o serie de elemente, cum ar fi:

• planificarea activităților în funcție de priorități,
• alocarea sarcinilor de lucru în funcție de pregătirea profesională a membrilor echipelor de intervenție,
• comunicarea cu echipele aflate pe teren (transmitere instrucțiuni, primire informații legate de diverse probleme apărute pe teren pentru identificarea și rezolvarea lor fără întârziere),
• gestionarea inventarului (echipamente, instrumente, stocuri de piese de schimb, medicamente, materiale de construcție, vehicule etc.),
• monitorizarea activităților în timp real (timpi de lucru, stadiu de execuție, rezultate),
• colectarea și corelarea informațiilor primite pentru eficientizarea muncii la distanță,
• trasabilitatea detaliată a tuturor operațiilor,
• optimizarea rutelor până la punctele de lucru,

și, nu în ultimul rând,

• facturarea serviciilor prestate în baza resurselor materiale și umane utilizate,
• calcularea bonusurilor acordate lucrătorilor în funcție de performanțele obținute.

Pentru a eficientiza munca echipelor trimise pe teren și a avea un control precis asupra acestui proces laborios fără a ieși din birou, aveți nevoie de o aplicație flexibilă, ale cărei funcționalități să acopere toate aspectele prezentate mai sus.

Ce reprezintă aplicația xTrack FSM (Field Service Management)?

xTrack FSM este o soluție software concepută pentru a facilita și eficientiza managementul activităților de teren (Field Service Management), inclusiv a intervențiilor pentru remedierea unor avarii (reparații la rețeaua publică de curent electric, rețele de telefonie, relee etc.). Proiectată pentru a răspunde cerințelor de coordonare și monitorizare într-un mediu dinamic și în continuă evoluție, sistemul xTrack FSM contribuie la reducerea costurilor, creșterea productivității angajaților, îmbunătățirea comunicării între membrii echipei de teren și cea de la centru, utilizarea eficientă a tuturor resurselor disponibile.

xTrack FSM este o aplicație cloud-based, oferită în sistem SaaS, intuitivă și ușor de utilizat, cu ajutorul căreia, în calitate de manager, puteți avea o imagine clară și în timp real asupra ecosistemului de operațiuni pe care firma voastră le desfășoară în afara sediului propriu. Astfel,  puteți interveni oricând pentru remedierea oricăror deficiențe constatate la fața locului de echipele trimise pe teren. xTrack FSM asigură vizibilitatea activităţilor operaţionale, tracking-ul SLA-urilor (Service Level Agreements), gestionarea stocurilor de piese de schimb, trasabilitatea intervențiilor și a resurselor umane (echipe de tehnicieni) și materiale (mașini de transport, componente, instrumentar etc.) utilizate.

Ce funcționalități are xTrack FSM de la Axes Software?

Funcționalitățile xTrack FSM includ planificarea și programarea activităților, urmărirea în timp real a echipei și a resurselor, generarea de rapoarte și analize detaliate. Acest sistem vă permite să monitorizați performanța și productivitatea echipelor de teren, să identificați și să remediați rapid posibilele probleme, să luați decizii fundamentate pe baza datelor primite în timp real.

Aplicația xTrack FSM de la Axes Software are funcționalități complexe, adecvate unei game largi de activități de  teren (service, revizii, intervenţii, reparații etc.). La acestea se adaugă module care permit integrarea acesteia cu alte soluții software pentru activități conexe, de gestionare a transportului, distribuției și livrărilor (TMS și POD), a stocurilor (WMS) sau integrarea cu sisteme CRM, ERP (de administrare a relației cu clienții și contabilizarea consumurilor, bonusurilor etc.). 

Personalul implicat în utilizarea aplicației xTrack FSM poate folosi echipamente hardware performante (tablete, laptopuri, smartphones, device-uri care asigură comunicarea prin comenzi vocale sau scrise. Astfel, angajații de pe teren pot primi taskuri rapid, oriunde s-ar afla, vizualizează traseul la locație și raportează intervențiile efectuate, cu specificarea detaliilor relevante (adresa la care se face intervenția, data, ora de începere și de finalizare, personalul responsabil, problema remediată, piesele de schimb și instrumentele utilizate, vehiculele cu care s-a făcut deplasarea, confirmarea finalizării intervenției etc.). Aceste rapoarte sunt generate automat prin intermediul xTrack FSM de la Axes Software, fiind rapoarte de activitate digitale (paperless).

Printre funcționalitățile xTrack FSM trebuie amintite și modulele de monitorizare a activităților de teren şi raportare în timp real, atât pentru managementul executiv, cât și pentru coordonatori și manageri de nivel operaţional. Aplicația oferă o serie de notificări şi alerte, care pot fi personalizate și adaptate la procedurile de lucru din firma voastră. Astfel, fiecare utilizator beneficiază de un tablou de bord specific activităţii derulate, cu informaţii actualizate.

Beneficiile utilizării xTrack FSM pentru activitățile de teren

Beneficiile utilizării xTrack FSM sunt multiple și se reflectă atât în performanța echipei, cât și în satisfacția clienților. Prin această aplicație de optimizare a activităților de teren, aveți la dispoziție informații integrate, pe baza cărora puteți să îmbunătățiți procesul decizional și operațional. Beneficiați de planificarea riguroasă a comenzilor de lucru, rezolvați rapid problemele apărute și automatizați comunicarea între back office și front office (echipele de intervenție de pe teren).

Prin reducerea timpului de coordonare și îmbunătățirea comunicării între membrii echipei, veți crește eficiența afacerii voastre. În plus, operând cu date în timp real, sistemul xTrack FSM facilitează luarea deciziilor rapide și informate, ceea ce contribuie la reducerea costurilor operaționale. Flexibilitatea și scalabilitatea, posibilitatea de integrare cu alte aplicații din suita xTrack LMS (Logistics Management Suite) și asigurarea calității serviciilor pentru clienți fac ca soluția xTrack FSM să se distingă pe piață. Un avantaj major îl reprezintă adaptabilitatea aplicației xTrack FSM la nevoile specifice ale fiecărei firme cu activități de teren, prin care se asigură un flux de informații personalizat și flexibil.

***

Specialiștii de la Axes Software vă stau la dispoziție cu detalii despre xTrack FSM, aplicația de optimizare a activităților de teren, ce are potențialul de a îmbunătăți eficiența operațională și de a genera economii semnificative. Succesul în utilizarea xTrack FSM se bazează pe analiza aprofundată a nevoilor și a proceselor, planificarea atentă a etapelor de implementare,  instruirea și implicarea personalului, precum și adaptarea sistemului la nevoile specifice ale companiei.

Pentru detalii suplimentare, ne puteți scrie, completând orice formular de pe website.