xTrack PMS – Gestionarea ambalajelor returnabile

Ți se întâmplă și ție să pierzi ambalaje returnabile, cum ar fi, de exemplu, paleții de lemn, în fluxurile logistice? Într-o companie mare, mii de paleți pierduți într-un an – ceea ce nu se întâmplă deloc rar – înseamnă zeci de mii de euro adăugați la costuri. Și ne referim aici doar la produsul în sine, la paleții propriu-ziși. Ce se întâmplă când luăm în considerare și efortul uman de gestionare a ambalajelor? Costurile cresc și mai mult! Gestionarea ambalajelor returnabile prin intermediul unor soluții software adecvate determină un control strict al cheltuielilor și asigură promovarea unui model de afaceri sustenabil, bazat pe digitalizarea în logistică și protecția mediului.

Ce este xTrack PMS pentru gestionarea ambalajelor returnabile?

xTrack PMS este aplicația care gestionează automat ambalaje returnabile (europaleți, paleți nestandard, navete, lădițe, containere etc.) ce însoțesc produsul sau produsele comercializate.

Pentru a veni în sprijinul firmelor de logistică (și nu numai!), Axes Software a dezvoltat aplicația xTrack PMS (Packaging Management System – Sistem de Management al Ambalajelor) în cadrul proiectului cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Competitivitate 2014-2020: “Platforma inovatoare de gestionare prin inteligență artificială a proceselor de lucru în fabrici și depozite”

Aplicația are flexibilitate maximă, ca să poată fi adaptată în funcție de necesitățile fiecărei firme în parte. A fost proiectată pentru companiile care lucrează cu un număr mare de ambalaje returnabile – producători, firme de distribuție, prestatori de servicii 3PL – și care au nevoie să le monitorizeze atent ca să își reducă cheltuielile provocate de pierderea lor.

Într-o rețea de depozite, lucrurile se complică mult. Deși poate părea simplu să ai grijă de niște ambalaje returnabile, în firmele care au fluxuri logistice complexe, gestionarea acestor suporturi de marfă se dovedește foarte dificilă fără un sistem automatizat.

Un ambalaj returnabil se poate găsi în mai multe stări, indiferent de tipul de afacere pe care îl desfășori. Aceștia se pot afla în stoc (neutilizați), se pot afla la transportator sau la beneficiar (destinatarul mărfurilor). Ambalajele pot fi declarate ca fiind deteriorate sau pot fi înlocuite de vouchere, documente care dovedesc faptul că șoferul le-a predat odată cu marfa beneficiarului care le reține un timp și urmează să le restituie până la o anumită dată.

Aplicația xTrack PMS înregistrează toate aceste situații pentru fiecare ambalaj în parte și le modifică starea în momentul în care apare o schimbare. Asta înseamnă că știi în orice secundă câte ambalaje ai, unde sunt și în ce stare se află.

Avantajele aplicației xTrack PMS

Iată care sunt, pe scurt, avantajele pe care ți le aduce soluția xTrack PMS:

• poți să definești un număr variabil de stări sau etape în care se pot găsi ambalajele pe care le gestionezi, în funcție de specificul operațiunilor pe care le desfășori;
• gestionezi simplu și rapid numărul de ambalaje alocate fiecărui client (furnizor de mărfuri și posesorul ambalajelor) și beneficiar;
• urmărești concomitent mai multe tipuri de ambalaje pe care le ai în gestiune;
• ai asigurată trasabilitatea completă a ambalajelor;
• gestionezi cu exactitate pierderile inevitabile cauzate de uzura ambalajelor;
• te bazezi în permanență pe date corecte fiindcă aplicația are integrat un sistem de raportare flexibil.

În plus, toate părțile implicate în folosirea ambalajelor returnabile devin mai atente în gestionarea stocurilor acestora, pe diferite etape.

Integrarea sistemului xTrack PMS cu alte aplicații

Beneficiile gestionării ambalajelor returnabile prin xTrack PMS sunt maximizate atunci când aplicația este integrată cu alte soluții software pentru operațiunile de logistică.

Procesele xTrack PMS se pot automatiza prin mesaje EDI (Electronic Data Interchange) pe care sistemul le primește automat din diferite alte aplicații. Din aplicații de tip TMS (xTrack TMS), de exemplu, xTrack PMS primește informații referitoare la încărcarea și descărcarea de marfă de la client și descărcarea la beneficiarul final.

De asemenea, xTrack PMS se poate interfața cu o aplicație de tip WMS, care furnizează date referitoare la schimbarea statusurilor în cadrul unui depozit. Dacă folosești aplicația xTrack WMS, colectarea de date din depozit se face foarte facil, prin tehnologia task-urilor.

Flexibilitatea xTrack PMS îți permite să setezi oricâte etape sau stări în care se pot afla ambalajele pe care le ai în gestiune. Din experiența clienților noștri, știm că este util ca la fiecare eveniment înregistrat în aplicații externe de tip WMS, TMS sau POD să fie generată o schimbare de status în PMS.

Informațiile despre stocurile de ambalaje returnabile pot fi folosite la luarea deciziilor de retur către clienți.

Stocurile de ambalaje returnabile

Stocurile de ambalaje sunt urmărite de xTrack PMS de la momentul în care părăsesc locația clientului (posesorul ambalajelor) până la returnarea acestora. Aplicația are integrate metode de schimbare a caracteristicilor ambalajelor și destinația finală a fiecăruia.

Circuitul ambalajelor

După ce părăsesc locația clientului, ambalajele pot ajunge:

• la transportator,
• într-unul din depozitele firmei de logistică,
• în custodia unui beneficiar (lăsate în locul în care au fost livrate, împreună cu produsele clientului), fapt atestat de un document numit voucher,
• deteriorate (distruse).

Regula este ca, după ce ia de la un client un număr de ambalaje returnabile (fapt marcat în sistemul de gestiune a transporturilor – xTrack TMS), transportatorul să returneze același număr și aceleași tipuri de ambalaje la unul dintre depozitele firmei de logistică care a organizat transportul. Ulterior, se pot efectua transferuri de ambalaje între depozite, cu marfă sau fără marfă, cele două stări fiind tratate în mod diferit și evidențiate separat în aplicația xTrack PMS.

Pentru compensarea distrugerilor și a pierderilor de ambalaje, firma de logistică poate achiziționa ambalaje de la diverși furnizori. Acestea sunt evidențiate separat și nu au caracteristică de returnare la client.

Stocurile de ambalaje sunt ținute în cele mai mici detalii, astfel încât se pot pune restricții de a nu se returna mai multe ambalaje către un client dacă ambalajele acestuia nu au fost recuperate de la beneficiarul final al mărfurilor. Un beneficiar poate spune: Marfa de pe paleții respectivi nu s-a vândut, nu-i pot returna! Această informație se va regăsi și în xTrack PMS și clientul va putea fi înștiințat.

Așadar, vei ști în permanență, în cel mai mic detaliu, ce ambalaje ai în stoc, de la cine provin, către cine trebuie livrate sau returnate și unde se află.

Returul ambalajelor

Returul ambalajelor către client se face dintr-un singur depozit, cel mai apropiat de acesta. Astfel, xTrack PMS organizează fluxurile de colectare la depozitul selectat al tuturor ambalajelor recuperate în diferite depozite din rețea. Câtă muncă se economisește doar pentru această operațiune, dacă nu o mai faci manual!

Ce se întâmplă în realitate? Transportatorul rămâne uneori “încărcat” cu un număr de ambalaje pe care nu le-a returnat fizic. Prin aplicația xTrack PMS, poți să ții evidența retururilor pentru fiecare transportator în parte. În acest fel, atunci când transportatorii returnează într-o singură tranșă ambalaje utilizate la mai multe transporturi, înregistrarea acestora în sistem se realizează simplu, rapid și fără erori.

Introduci în sistem numărul de ambalaje pentru toate opțiunile aplicabile (returnare fizică, vouchere, pierdute sau deteriorate), aplicația procesează automat fiecare informație în parte și actualizează baza de date. Vei avea astfel o evidență la zi a tuturor ambalajelor, inclusiv a celor deteriorate.

Fluxuri de documente

Ambalajele returnabile sunt însoțite de documente, cel mai des de Avize de paleți pentru a dovedi livrarea acestora sau chiar mențiuni pe CMR (Convention relative au contrat de transport international de merchandises par route). Provocarea vine din faptul că există anumite modificări ale acestor documente care trebuie preluate în aplicație, respectiv acele mențiuni care modifică statusurile stocurilor de ambalaje.

Circuitul voucherelor

Ambalajele care nu sunt returnate fizic imediat sunt înlocuite temporar cu un tip de documente numite vouchere, care atestă faptul că au fost preluate de beneficiar. Aceste documente cu regim controlat sunt primite de transportator și prezentate la depozitul de unde a preluat inițial ambalajele pentru a justifica de ce nu le-a returnat.

Fluxul voucherelor este unul foarte complex. Șoferul, persoană terță, le predă pentru a dovedi descărcarea din propria gestiune. În cadrul firmei de logistică, pot exista mai multe validări interne până când voucherele sunt transmise altui transportator care va recupera fizic ambalajele precizate în aceste documente.

Documentele pot fi scanate și salvate în aplicație ca să poată fi verificate ulterior și pentru trasabilitate. Această facilitate pe care o oferă xTrack PMS este importantă pentru a avea garanția că nu se pierd ambalaje ”pe drum”.

Deși stocul de ambalaje de pe vouchere nu este unul fizic, ci virtual, putem ști în permanență la ce beneficiari se află acele ambalaje și când le vom recupera. Cu ajutorul acestui sistem, firma de logistică poate răspunde solicitărilor de ambalaje adresate de clienți, deoarece este în măsură să spună cu exactitate, pentru fiecare client în parte, câte există fizic în stoc, pentru câte există vouchere, cine le-a emis și data până la care urmează să fie recuperate, câte sunt în gestiunea transportatorilor și ce urmează să se întâmple cu ele (livrare la beneficiari, transfer între depozite sau în curs de returnare).

Voucherele au un termen de valabilitate în care ambalajele returnabile trebuie recuperate de la beneficiar. Dacă nu este posibil, trebuie prelungit termenul voucherului, altfel ambalajele nu mai pot fi, de regulă, recuperate.

Gestionarea pierderilor de ambalaje returnabile

Oricât de bine ar fi gestionat totul, există și situații în care se pierd ambalajele returnabile:

• pierderi naturale, prin degradarea ambalajelor; În aceste situații, se poate negocia cu părțile implicate o limită care să nu se depășească.
• furturi;
• diferențe între declarațiile părților implicate.

Toate pierderile de ambalaje se gestionează separat pentru fiecare client, fiecare beneficiar și fiecare transportator în parte. Evidențierea acestor pierderi și procesele de imputare a pierderilor duc la o creștere clară a atenției în manipularea ambalajelor în fiecare stadiu din fluxul implementat în xTrack PMS.

Pierderile de ambalaje sunt salvate ca stări speciale în aplicație, la nivel de detaliu de trasabilitate, adică știm exact de la cine și către cine se îndreptau acele ambalaje și putem identifica sursa care a generat pierderea respectivă. Pierderea poate fi cauzată de client, de către șofer sau de către beneficiar.

Cu acordul părților implicate, se pot configura termene limită de tipul cutoff time, la care minusurile înregistrate peste limita de pierdere acceptată să fie imputate prin facturare către entitatea care a generat pierderile.

Chiar dacă o entitate pierde ambalaje peste limita admisă, există posibilitatea de a primi de la ea, în loc de bani, ambalaje vrac ce vor compensa în mod automat pierderile istorice. Acest schimb este tot un flux automat care se poate genera de către xTrack WMS prin recepții speciale de ambalaje realizate cu terminalul, pe teren.

Compensarea pierderilor

O parte din ambalaje se pot deteriora și devin inutilizabile sau se pot pierde din vina firmei de logistică. De asemenea, o parte din vouchere pot fi pierdute, nerecuperate înainte de data expirării sau deteriorate tot din vina firmei de logistică. În astfel de situații, firma de logistică trebuie să dea din stocul propriu sau să cumpere un număr suficient de ambalaje ca să le poată restitui fizic clienților în locul celor lipsă.

Schimbarea de proprietar

Ca să nu se piardă timp și resurse cu transportarea ambalajelor între depozite, firma de logistică poate opera schimbări de proprietar pentru ambalaje. Astfel, clienții arondați unui depozit vor deveni proprietarii ambalajelor altor clienți care au, la momentul cu pricina, ambalaje în depozitul respectiv și invers.

De exemplu, dacă un client arondat depozitului din București are ambalaje în depozitul din Cluj și, în același timp, un client arondat depozitului din Cluj are ambalaje în depozitul din București, firma de logistică va schimba proprietarul în baza de date ca să evite transportul încrucișat al ambalajelor fizice. Evident că schimbul de proprietate se va face respectând cantitățile și tipurile de ambalaje deținute inițial de fiecare client în parte.

Schimbul de proprietari este o formă de compensare. Firma de logistică realizează astfel economii legate de transportul de recuperare al ambalajelor și satisface rapid nevoile legate de ambalaje returnabile ale clienților săi.

Beneficiile xTrack PMS

Flexibilitate

Aplicația xTrack PMS poate fi adaptată cu ușurință tuturor cerințelor firmelor care dețin sau gestionează ambalajele returnabile ale clienților lor. Gradul de complexitate al aplicației poate varia în funcție de operațiunile desfășurate de aceste firme.

User-friendly

Aplicația este ușor de utilizat. Titlurile paginilor indică operațiunile pe care utilizatorul le poate efectua, formatul de prezentare a datelor este simplu, denumirile câmpurilor sunt clare, iar operațiunile sunt plasate într-o succesiune logică.

Eficiență fără efort

Utilizatorii nu mai sunt nevoiți să urmărească diversele circuite ale ambalajelor sau voucherelor și să stabilească nevoile de compensare în mod independent, manevrând teancuri de hârtii. xTrack PMS le gestionează integrat și automat pe toate. Tot ceea ce trebuie să facă utilizatorii este să introducă date și să selecteze comenzi prestabilite.

Evidență clară a situației ambalajelor returnabile

Automatizarea presupune procesarea și actualizarea permanentă și fără erori a datelor introduse și contribuie decisiv la reducerea timpului alocat pentru gestionarea ambalajelor returnabile. Știi în orice moment unde sunt ambalajele fiecărui client, cum și când le poți recupera.

Creșterea profitului

Organizarea eficientă a transporturilor de recuperare a ambalajelor returnabile și gestionarea zilnică a voucherelor astfel încât să eviți expirarea documentelor înseamnă pierderi mai puține, costuri mai mici și o satisfacție mai mare a clienților tăi.

Importanța gestionării ambalajelor returnabile pentru afaceri

Gestionarea ambalajelor returnabile (ambalaje pentru transport sau ambalaje terțiare) reprezintă o activitate importantă pentru firmele din diverse domenii economice. Acest fapt se reflectă și în politicile la nivelul Uniunii Europene, grupate în Directiva 94/62/CE privind ambalajele și deșeurile de ambalaje.

Prioritățile actuale ale mediului de afaceri din România și din celelalte state ale UE se îndreaptă către tranziția spre o economie circulară, printr-o gestionare eficientă a ambalajelor și a deșeurilor de ambalaje, care să faciliteze reutilizarea, reciclarea și valorificarea acestora.

Prin introducerea unei legislații adecvate se urmăresc reducerea cantităților de deșeuri de ambalaje (inclusiv deșeuri de ambalaje returnabile) și diminuarea impactului acestora asupra mediului. Gestionarea ambalajelor reprezintă un imperativ economic, un obiectiv de mediu, dar și o cerință stabilită de Comisia Europeană. Astfel, până la 31 decembrie 2025, cel puțin 65% din greutatea tuturor ambalajelor trebuie reciclată. Obiectivele de reciclare pentru fiecare material sunt:

• 50% pentru plastic;
• 25% pentru lemn;
• 70% pentru metale feroase;
• 50% pentru aluminiu;
• 70% pentru sticlă;
• 75% pentru hârtie și carton.

Este momentul ca firmele ce gestionează sau dețin ambalaje returnabile să investească în aplicații software care să le ofere suportul necesar pentru o gestionare strictă atât a celor nedeteriorate, cât și a deșeurilor (deteriorate). O evidență strictă a ambalajelor returnabile, pe categorii, este unul dintre primii pași pe drumul către implementarea măsurilor de protecție a mediului înconjurător. Din perspectiva sustenabilității, reutilizarea ambalajelor precum și valorificarea și reciclarea celor deteriorate sunt aspecte care nu mai trebuie ignorate: pe lângă beneficiile economice, se poate obține și o reducere a poluării.

Vrei să te bucuri și tu de avantajele aplicației xTrack PMS? Completează formularul de mai jos și consultanții noștri îți vor răspunde în maxim 48 de ore.