xTrack WMS – soluția pentru optimizarea depozitului tău

Ce este WMS?

Explicat pe scurt, o aplicație de tip WMS te ajută să optimizezi activitățile de depozitare, asigurând suportul informațional necesar unei bune organizări a depozitului modern, pornind de la recepție, put away, picking-ul, împachetare și ajungând chiar și la livrare sau inventariere. Principalele beneficii pe care le vei obține sunt, în principal:

• reducerea timpilor de procesare a operațiunilor;
• eliminarea erorilor datorate factorului uman;
• minimizarea costurilor de operare;
• afișarea informațiilor în timp real (stocuri, comenzi, inventar etc.);
• o evidență clară a activităților desfășurate (oferind răspuns la întrebări de tipul cine, ce, unde, când);
• utilizarea optimă a resurselor umane și materiale disponibile.

Aplicația xTrack WMS pe care noi am dezvoltat-o este inovatoare pentru că promovează conceptul SDS (System Directed Solution). Ce am reușit prin implementarea acestui concept a fost să reducem la maximum interacțiunea umană în deciziile care trebuie luate pentru realizarea sarcinilor de lucru dintr-un depozit și nu numai.

Dacă nu ești deocamdată convins de beneficiile pe care le poți obține în urma folosirii unei aplicații de tip WMS (Warehouse Management System) noi îți spunem doar atât: imediat după implementarea acestui sistem, elefant.ro a înregistrat o optimizare de 1000%. Nu e nicio greșeală, nu ne-a scăpat niciun zero în plus. După ce am finalizat implementarea aplicației noastre, un singur angajat de la elefant.ro putea face fără probleme munca a 10 angajați. Cei de la elefant.ro ne sunt clienți deja de 10 ani, timp în care am mai făcut optimizări personalizate pentru compania lor, care au dus la o creștere a productivității cu încă 50% raportat la optimizarea inițială.

Particularitățile comerțului online vs. offline, din perspectiva WMS

În video-conferința organizată la sfârșitul lunii iunie de către Revista Tranzit, am vorbit pe larg despre diferențele între aplicația WMS implementată pentru un magazin online și cea implementată  pentru un magazin fizic. Optimizările pe care le facem țin întotdeauna cont de câteva aspecte esențiale:

1. numărul de comenzi primite de către un magazin online, care sunt multe și mici, spre deosebire de cele ale unui magazin offline, care sunt mai mari, dar mai puține;
2. numărul mult mai mare de linii care se procesează de către magazinul din domeniul e-commerce în raport cu cel din retailul clasic;
3. înregistrarea unor creșteri mari ale numărului de comenzi în anumite perioade de către magazinul online;
4. în situația în care un magazin funcționează atât online, cât și offline, dinamica stocurilor, care trebuie atent gestionată, fiindcă accesarea lor se face din ambele direcții – picking-ul se face și de pe raftul online, și de pe cel offline;

Aplicația WMS (și nu numai) se integrează într-un ecosistem software, deoarece soluțiile noastre sunt în așa fel gândite și conectate încât să interacționeze între ele și/sau cu alte aplicații ale clienților pentru a răspunde tuturor solicitărilor extrem de rapid, adică în milisecunde, maximum câteva secunde. De pildă, generarea unui AWB sau a unei facturi nu poate dura mai mult de 2-3 secunde pentru că altfel ar provoca întreruperi în procesele din depozit, care ar conduce, în final, la creșterea timpului necesar onorării comenzilor.

Soluții complementare aplicației WMS

Complementar aplicației de tip Warehouse Management Software (WMS), unii dintre clienții Axes ne solicită soluții pentru eficientizarea livrării și optimizarea rutelor de transport, ca să reducă timpul de livrare și costurile cu flota auto. Toate aplicațiile pe care noi le gândim și le implementăm se traduc, în final, prin economie de resurse – timp, oameni, bani – și, implicit, prin profitabilitate crescută.

Majoritatea magazinelor online au externalizat livrarea și apelează la firme de curierat. Totuși, unii dintre clienții noștri sunt interesați să optimizeze și procese din afara depozitului. Un exemplu de aplicație conexă este xTrack POD (Proof of Delivery) – o soluție utilă pentru șoferi, prin care se înregistrează în sistem confirmarea livrării, a încasării plății.

Evoluția cererii de WMS pe perioada crizei Covid-19

Migrarea către online a magazinelor tradiționale

De când a început pandemia, cererea pentru unele aplicații a scăzut, iar pentru altele, a crescut. Cu siguranță, cererea mai mare a venit din partea retailerilor, clienți vechi sau noi, care au înțeles că e necesar să se digitalizeze dacă vor să supraviețuiască acestei perioade de distanțare socială. Și-au anunțat o astfel de intenție chiar și lanțuri mari de magazine din comerțul tradițional, deoarece clienții acestora au fost forțați de împrejurări să își schimbe comportamentul și să facă achiziții mai mult online. De aceea, optimizarea activității prin aplicațiile de tip WMS în depozitele “asaltate” de un număr sporit de comenzi a devenit o necesitate.

Criza Covid-19 a determinat și o modificare a caracteristicilor cererii, care erau, într-o mare măsură, predictibile în funcție de sezon. Pe lângă comenzile numeroase și predictibile din domeniul food, a crescut, în mod neașteptat pentru această perioadă, cererea de materiale de construcții și mobilă, fiindcă mulți au decis să investească în propriile locuințe sau și-au cumpărat birouri și scaune ca să poată lucra de acasă. De asemenea, a crescut și cererea pentru produse electronice, deoarece companiile au cumpărat laptopuri pentru angajați, pentru a le oferi posibilitatea să muncească remote. Multe dintre magazinele de profil iau în considerare acum dezvoltarea direcției de online, deși până la criză activau mai mult pe segmentul de comerț offline, tradițional.

Managementul stocurilor

O cerere specifică pe care am primit-o de la clienții noștri a venit pe partea de management al stocurilor. De ce? Pentru că nimeni n-a mai putut ține cont de statisticile întocmite înainte de pandemie, comportamentul consumatorilor schimbându-se peste noapte într-un mod imposibil de anticipat.

Contrar propriilor previziuni, firmele de distribuție, care se așteptau să treacă în șomaj tehnic, n-au făcut-o, devenind extrem de active în perioada pandemiei. Tipul de comportament de consum care nu era predictibil pentru această perioadă a contribuit la continuarea și chiar intensificarea activității lor.

Prin managementul stocurilor, modul din aplicația noastră de tip WMS, firmele de distribuție (și nu numai) au putut avea un control riguros al propriilor stocuri. Aplicația noastră oferă informații complexe care contribuie la stabilirea exactă a necesităților de aprovizionare. Dacă algoritmii sunt bine gândiți și implementați, după 2-3 zile, aplicația WMS semnalează dacă a apărut o creștere neașteptată a cererii, care impune aprovizionarea stocurilor.

Creșterea volumului de transport pentru curieri

În primele luni de criză, digitalizarea și introducerea unor restricții guvernamentale au avut ca efect apariția unei presiuni pe sectorul de transport și livrare. Partea logistică a fost una dintre marile provocări deoarece firmele de transport nu au mai avut, cel puțin inițial, curajul să lucreze. Teama de infectare, restricțiile legate de carantinare sau problemele determinate de închiderea temporară a granițelor multor țări UE au descurajat transportatorii. De aceea, curierii au rămas în linia întâi, preluând unele dintre activitățile desfășurate în general de aceștia.

Astfel, la izbucnirea crizei COVID-19, firmele de curierat s-au confruntat cu volume de livrare mult peste așteptări. Practic, cozile de la super și hypermarketuri s-au transformat peste noapte în comenzi aflate în pending pentru livrare. Din acest motiv, a fost necesară optimizarea fluxului de aprovizionare ca să poată fi stabilit corect necesarul de mașini. De asemenea, a fost nevoie și de optimizarea fluxurilor inbound, nu numai outbound, ca să fie asigurate stocuri suficiente. Așadar, în primele câteva luni ale pandemiei, cu xTrack WMS am sprijinit companiile care au apelat la noi astfel încât să poată avea trasabilitate de la depozitare (inclusiv aprovizionare) până la livrarea către clientul final.

Implementarea WMS pentru trecerea retailerilor în online

Procesul de digitalizare presupune parcurgerea a trei etape (“pași”). Primul pas pentru trecerea la online este lansarea unei platforme web și aici se descurcă fiecare cât de bine și de repede poate.

Noi intervenim în pasul doi, la partea logistică. În cazul în care nu se dorește externalizarea serviciilor, implementarea WMS durează în medie 3-4 luni, în funcție de volumele de marfă, tipul de business, dimensiunea depozitului etc.

Ca o paranteză – dacă retailerul vrea să externalizeze, există companii (precum Fan Courier) care oferă servicii de fulfillment (servicii 3PL, de obicei, în depozitele magazinelor online). Firește, noi punem și la dispoziția celor care oferă servicii 3PL aplicații personalizate de tip WMS.

Al treilea pas e soluția ERP (Enterprise Resource Planning) cu care se poate administra eficient partea financiară.

După acești pași inițiali, colaborarea cu noi continuă pe partea logistică pentru realizarea optimizărilor periodice care apar inevitabil în funcție de schimbările petrecute în compania-client (apariția unor produse sau servicii noi, scalarea afacerii etc.)

Vezi aici toată discuția …