Packaging Management Software (PMS) – gestionarea ambalajelor returnabile

Înregistrarea retururilor în sistem pentru fiecare comandă de transport executată presupune selectarea opțiunilor aplicabile în situațiile de mai jos:

• returnarea fizică a ambalajelor,
• prezentarea de vouchere emise pentru a justifica locația temporară a ambalajelor,
• declararea ambalajelor ca pierdute sau deteriorate.

Utilizatorul selectează depozitul și comanda de transport pentru care se face returul de ambalaje. Selectarea comenzii de transport conduce la afișarea automată a tuturor detaliilor legate de aceasta, iar câmpurile editabile sunt completate de cel care preia ambalajele cu datele valabile la data returului.

Actualizarea pentru fiecare comandă de transport a informațiilor din aplicație, asigurată de procesarea automată a datelor nou introduse, asigură acuratețea evidenței retururilor de ambalaje.

În plus, există restricții la completarea câmpurilor editabile care elimină posibilitatea de apariție a erorilor, deoarece blochează procesarea datelor care nu satisfac anumite criterii.

Diferența dintre numărul de ambalaje utilizate la livrări de un transportator și numărul celor returnate (sau declarate ca pierdute/deteriorate etc.) de același transportator reprezintă numărul ambalajelor care au rămas în custodia sa și urmează să fie returnate sau să îi fie imputate ulterior, dacă pierderea sau distrugerea unora dintre ele e din vina sa).

Transportatorii nu returnează întotdeauna după fiecare transport ambalajele pe care le-au preluat odată cu mărfurile. De aceea, în aplicație există și opțiunea de retur en gros. Cu ajutorul aplicației xTrack PMS, utilizatorul are posibilitatea de a ține evidența retururilor și pe fiecare transportator în parte. Astfel, atunci când un transportator returnează într-o singură tranșă ambalaje utilizate la mai multe curse, înregistrarea acestora în sistem se realizează simplu, rapid și fără erori.

Utilizatorul are posibilitatea de a vizualiza în aplicație lista livrărilor înregistrate în sistem ca fiind efectuate de transportatorul respectiv și de a introduce datele legate de ambalajele returnate fizic en gros pentru toate opțiunile aplicabile, iar aplicația procesează automat informațiile și actualizează baza de date.

Diferența dintre numărul ambalajelor pe care un transportator le-a preluat pentru efectuarea unei/unor curse și numărul celor pe care le-a returnat reprezintă numărul ambalajelor pe care trebuie să le înapoieze (sau să le acopere contravaloarea, dacă se face vinovat de pierderea sau distrugerea unora dintre ele).

Voucherele sunt documente eliberate de firma beneficiară a mărfurilor livrate de transportator, care înlocuiesc temporar ambalajele returnabile fizice. Transportatorii predau voucherele la depozitele de unde au luat marfa pentru a justifica nereturnarea, iar managerii de la aceste depozite se ocupă ulterior de recuperarea acestora înainte de expirarea termenelor de valabilitate, pentru a nu le pierde.

Dacă în cazul firmelor mai mici un singur angajat poate urmări și gestiona fără aprobare din partea unui superior returul fizic ulterior al ambalajelor înlocuite temporar de vouchere, la o firmă 3PL pot exista mai multe etape de aprobare (sau respingere) a acestor documente până la recuperarea finală a ambalajelor, deoarece ierarhia este determinată de numărul de depozite și de maniera de administrare a rețelei acestora.

În ambele cazuri, în aplicație se pot salva, în afară de datele principale ale voucherelor, și documentele ca atare, în format digital, prin scanare. Varianta complexă a aplicației are însă în vedere și aprobarea  sau respingerea documentelor, în baza unor motive identificate și precizate în aplicație, de încă unul sau doi superiori ierarhici, care au drepturi de acces diferite. În funcție de datele din aplicație și din sistemul TMS, de exemplu, aceștia pot identifica, propune, respinge sau aproba transportatorii care vor recupera într-un final ambalajele fizice înainte de expirarea termenului de valabilitate al voucherelor.

O parte din ambalajele returnabile se degradează în timp, sunt distruse accidental sau se pierd din diverse motive cum ar fi nerecuperarea înainte de expirarea termenului de valabilitate a voucherului justificativ, deteriorarea sau pierderea voucherului, sau furturi, acest lucru conducând la apariția unui deficit care trebuie acoperit pentru a se preveni blocajele în procesele de încărcare și, implicit, de transport sau livrare.

În astfel de situații, furnizorul de servicii 3PL trebuie să achiziționeze un număr de ambalaje care să compenseze (înlocuiască) ambalajele lipsă sau deteriorate pentru a le putea restitui fizic clienților de la care au provenit (în cazul companiilor 3PL) sau pentru a le utiliza pentru satisfacerea nevoilor proprii (în cazul firmelor care își gestionează propriile ambalaje).

Operația de compensare se face în funcție de tipul de ambalaj dorit. Sistemul încarcă automat din baza de date numărul de ambalaje de tipul selectat, disponibile pe stocul de rezervă al firmei și le repartizează pentru a compensa ambalajele de același fel pierdute, deteriorate sau cu vouchere expirate, având în vedere ordinea cronologică a înregistrării lor în sistem. Utilizatorul are posibilitatea de a aproba modul în care aplicația a făcut compensarea sau de a face modificări, dacă nu este de acord. În plus, dacă ambalajele disponibile nu au fost suficiente pentru a acoperi pierderile, după finalizarea compensării automate, utilizatorul poate vedea numărul de ambalaje de tipul selectat care trebuie achizionate ulterior.

De asemenea, în procesul automat de compensare a pierderilor, aplicația utilizează la calcule și informațiile din contractele încheiate cu transportatorii, și în cazul furnizorilor de servicii 3PL, și din contractele încheiate cu clienții cărora le gestionează mărfurile.

Gestionarea ambalajelor returnabile permite ușor identificarea firmelor (companie 3PL/firma care gestionează ambalajele, transportator sau beneficiarul la care ajunge marfa cu ambalajele) care generează pierderi și, implicit calculul valorii sumelor imputabile atunci când minusurile depăsesc limitele de pierdere convenite.

Furnizorii de servicii 3PL sunt cei care pot beneficia în primul rând de această funcționalitate, deoarece operațiunea de transfer încrucișat de proprietate asupra aceluiași număr și tip de ambalaje generează reduceri de costuri legate de transport. Reducerea acestor costuri poate fi semnificativă mai ales dacă firma deservește o rețea extinsă de depozite, iar distanțele dintre acestea sunt mari.

Utilizatorii au posibilitatea de a vizualiza numărul și tipul de ambalaje disponibile în depozitele cu care colaborează firma, putând astfel lua ușor decizia de schimbare a proprietarului unor ambalaje într-un depozit pentru a acoperi deficitul apărut în alt depozit.

Schimbarea se face rapid, la nivelul bazei de date, iar, în cazul în care nu se efectuează în timp util la depozitul respectiv o cursă încărcată cu mărfuri împachetate în ambalaje ale proprietarului pentru care este nevoie de acestea, operațiunea prezintă avantajul de a rezolva problema pe loc și fără pierderi sau costuri suplimentare pentru nici una din părțile implicate.