Contact

Politica de prelucrare a datelor cu caracter personal

Axes Software » Politica de prelucrare a datelor cu caracter personal

Versiunea actuală a politicii

Versiunea anterioară a politicii (valabilă până în 12.03.2023)

1. CINE SUNTEM

AXES SOFTWARE S.R.L., cu sediul în București, sector 3, Str. Matei Basarab nr. 36, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului sub nr. J40/21580/2005, CUI 18238677, (denumită în continuare „Societatea”) este operator de date cu caracter personal.

Prezenta Politică are rolul de a informa persoanele vizate cu privire la condițiile în care sunt prelucrate datele cu caracter personal de către Operator, în conformitate cu art. 13 din REGULAMENTUL (UE) 2016/679 AL PARLAMENTULUI EUROPEAN ȘI AL CONSILIULUI din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE („Regulamentul general privind protecția datelor”, „RGPD”).

Folosirea serviciilor oferite de Societate se poate face doar după luarea la cunoștință a acestei Politici.

Acest site nu este destinat minorilor sub 16 ani.

2. DEFINIȚII

În cadrul prezentei Politici, termenii menționați vor avea sensurile specificate mai jos, în conformitate cu art. 4 din Regulamentul general privind protecția datelor, respectiv:

a) „Date cu caracter personal ale persoanei vizate” – orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale;

b) „Persoană vizată”- persoana fizică identificată sau identificabilă căreia îi aparțin datele cu caracter personal;

c) „Autoritate de supraveghere”– înseamnă o autoritate publică independentă instituită de un stat membru, având competența de supraveghere a protecției datelor cu caracter personal din UE în a cărei jurisdicție își are sediul entitatea care efectuează prelucrarea datelor cu caracter personal, în calitate de Operator;

d) „Prelucrare” – înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar:colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau
modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea;

e) „Operator” – persoana juridică sau persoana fizică care, singură sau împreună cu altele, stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal. În sensul prezentei Politici, Operatorul este Societatea;

f) „Consimțământ” al persoanei vizate – înseamnă orice manifestare de voință liberă, specifică, informată și lipsită de ambiguitate a persoanei vizate prin care aceasta acceptă, printr-o declarație sau printr-o acțiune fără echivoc, ca datele cu caracter personal care o privesc să fie prelucrate;

g) „Încălcarea securității datelor cu caracter personal” – înseamnă o încălcare a securității care duce, în mod accidental sau ilegal, la distrugerea, pierderea, modificarea, sau divulgarea neautorizată a datelor cu caracter personal transmise, stocate sau prelucrate într-un alt mod, sau la accesul neautorizat la acestea;

h) „Regulament” sau „RGPD” – înseamnă Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE.

3. PREVEDERI CU CARACTER GENERAL

Întrucât prețuim confidențialitatea informațiilor dvs., ne obligăm, în calitate de Operator, să respectăm dispozițiile prezentei politici, precum și prevederile menționate în Regulament și normele prevăzute în dreptul intern în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal, securitatea și confidențialitatea acestora.

În cazul în care vom modifica această politică, vă vom anunța pe această pagină și vom publica o versiune actualizată.

Versiunea anterioară, valabilă până la data de 12.03.2023, poate fi vizualizată aici.

4. OBIECTUL, DURATA, NATURA, SCOPUL, TIPUL DE DATE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRATE

Datele personale înseamnă orice date sau informații care ne ajută să vă putem identifica direct (exemplu: numele, prenumele dvs.) sau indirect (exemplu: datele colectate prin intermediul tehnologiei cookie). Anumite informații sunt mai puțin evidente (cum ar fi IP-ul computerului dvs.), dar asociate cu persoana dvs. și coroborate cu alte date personale, ne pot ajuta, cel puțin în teorie, să vă putem identifica. Astfel, toate acestea se circumscriu noțiunii de ”date personale”.

Datele sensibile se referă la date care includ detalii despre rasa sau etnia dvs., convingeri religioase sau filosofice, viața sexuală, orientarea sexuală, opiniile politice, apartenența la sindicate, informații despre sănătatea dvs. și date genetice și biometrice. Nu colectăm nicio informație despre convingeri, viața sau orientarea sexuală, opiniile politice, apartenența la sindicate, informații despre sănătate, date genetice sau biometrice sau despre infracțiuni.

Datele cu caracter personal pe care le prelucrăm potrivit scopurilor și în condițiile prezentate mai jos sunt colectate direct de la dvs. ori din surse terțe, conform precizărilor corespunzătoare.

Scopurile și condițiile în care prelucrăm datele dvs.cu caracter personal sunt următoarele:

– Contactarea Societății prin intermediul formularelor disponibile pe site

Atunci când ne contactați prin formularul de contact din cadrul site-ului, vom prelucra următoarele date:

Temeiul legal al prelucrării datelor este cel prevăzut de art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD, respectiv interesul legitim urmărit de Operator de a facilita comunicarea cu potențialii clienți prin intermediul website-ului.

Perioada de retenție a datelor este de 12 luni calculate de la 1 ianuarie a anului următor colectării.

– Încheierea de contracte între Societate și entitatea pe care o reprezentați

În cazul în care sunteți reprezentantul legal al unei entități contractoare a Societății, precum client sau furnizor de servicii, vom prelucra datele dvs. în vederea încheierii și executării contractului între cele două entități. În această situație vom prelucra următoarele date:

Temeiul legal al prelucrării datelor este cel prevăzut de art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD, respectiv interesul legitim urmărit de Operator de a intra în raporturi contractuale.

Perioada de retenție a datelor este pe toată durata de funcționare a Societății.

– Asigurarea comunicării în vederea încheierii și executării contractelor comerciale

În cazul în care sunteți persoana de contact sau reprezentantul legal al unei entități contractoare a Societății, precum client sau furnizor de servicii, vom prelucra datele dvs. în vederea asigurării comunicării indispensabile desfășurării relațiilor contractuale. În acest scop vom prelucra următoarele date:

Temeiul legal al prelucrării datelor este cel prevăzut de art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD, respectiv interesul legitim urmărit de Operator de a asigura comunicarea necesară desfășurării contractului.

Perioada de retenție a datelor se determină în funcție de specificul relației contractuale.

– Abonarea la newsletter-ele noastre

Atunci când vă abonați la newsletter-ele noastre, vă putem trimite periodic mesaje cu caracter promoțional și informativ. În acest scop prelucrăm următoarele date cu caracter personal:

Temeiul legal al prelucrării datelor este cel prevăzut de art. 6 alin. (1) lit. (a) din RGPD, respectiv consimțământul dumneavoastră. Aveți dreptul de a vă retrage în orice moment consimțământul prin accesarea butonului de dezabonare disponibil în comunicările transmise prin e-mail, fără a afecta legalitatea prelucrărilor anterioare retragerii consimțământului.

Datele vor fi păstrate până în momentul retragerii consimțământului dvs.

– Apărarea drepturilor în justiție

Atunci când ne apărăm drepturile în justiție pentru recuperarea unor sume datorate sau când ne protejăm interesele împotriva unor pretenții / reclamații nejustificate, vom prelucra datele dvs. (furnizate nouă de către dvs.) necesare formulării unor acțiuni în instanța, altor cereri și documente specifice.

Temeiul legal al prelucrării datelor este cel prevăzut de art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD, respectiv interesul nostru legitim de a apăra interesele Societății.

Perioada de retenție a datelor va fi determinată în funcție de natura diferendului supus soluționării.

– Recrutare

Atunci când recrutăm, intrăm în posesia CV-urilor ce ne sunt furnizate direct de către potențialii recruți ori de către furnizorii noștri de servicii de recrutare de personal. Datele prelucrate sunt cele cuprinse în CV-ul dvs., respectiv:

Temeiul legal al prelucrării datelor este cel prevăzut de art. 6 alin. (1) lit. (b) din RGPD, respectiv pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract de muncă.

Perioada de retenție a datelor este de 5 ani calculați de la 1 ianuarie a anului următor în care am intrat în posesia datelor dvs.

– Realizarea de statistici, identificarea de preferințe, urmărirea interacțiunii cu website-ul și marketing

Atunci când vizitați site-ul nostru ca vizitator, colectăm cu ajutorul cookie-urilor și date obținute de la computerul, telefonul, tableta sau alt dispozitiv utilizat de dvs. („dispozitivul”), informații cu care vă putem identifica online („identificatori online”):

Este foarte important de știut că majoritatea dispozitivelor vă oferă opțiunea de a dezactiva serviciile de geo-localizare chiar din setările dispozitivului respectiv.

Datele colectate prin intermediul cookie-urilor și a tehnologiilor similare utilizate prin website și scopurile pentru care sunt acestea prelucrate corespund selecțiilor dvs. din banner-ul de cookies.

„Cookie-urile” sunt fișiere plasate pe un site web sau pe care un server le trimite dispozitivului dvs. Modalitatea în care prelucrăm cookie-uri sunt detaliate în Politica cookie, în conformitate cu permisiunile acordate de dumneavoastră prin intermediul banner-ului de cookies.

Temeiul legal al prelucrării datelor este cel prevăzut de art. 6 alin. (1) lit. (a) din RGPD, respectiv consimțământul dumneavoastră. Aveți dreptul de a vă retrage în orice moment consimțământul prin mijloacele prezentate în Politica de cookies, fără a afecta legalitatea prelucrărilor anterioare retragerii consimțământului.

– Asigurarea securității și mentenanței website-ului

În mod normal utilizăm următorii identificatori online pentru mentenanța și securizarea website-ului Societății:

Aceste date sunt prelucrate pentru a asigura buna funcționare a website-ului, respectiv:

Temeiul legal al prelucrării datelor este cel prevăzut de art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD, respectiv interesul nostru legitim pentru implementarea, parametrarea și menținerea măsurilor de securitate a website-ului Societății.

5. CUI PUTEM DEZVĂLUI DATELE

i. Datele dvs. personale pot fi transmise către și pot fi prelucrate de partenerii noștri de încredere pentru a vă fi furnizate serviciile.

Putem partaja datele dvs. cu partenerii noștri de încredere. Selectăm foarte atent partenerii și furnizorii care efectuează, în numele nostru, operațiuni suport activității noastre. Împărtășim cu aceștia doar datele personale necesare realizării activităților specifice pe care le încredințăm acestora.

Atunci când externalizăm anumite activități către partenerii noștri de încredere, depunem toate eforturile rezonabile pentru a verifica, în prealabil, dacă aceștia asigură protecția datelor dvs. prin măsuri stricte de securitate a datelor și vom încheia cu fiecare acorduri de prelucrare a datelor, în conformitate cu cerințele legale. Categoriile de destinatari cărora le putem divulga datele dvs. sunt funizori de servicii de hosting sau mentenență software/hardware, furnizori de servicii IT, furnizori de produse software sau hardware, subcontractori, furnizori de servicii de instruire și training, procesatori de plăți, instituții bancare, furnizori servicii de contabilitate.

ii. Transmiterea datelor către autorități și instituții publice sau organe judiciare

Putem transmite unele din datele dvs. personale autorităților sau instituțiilor publice competente, atunci când ne impune legea (de ex. investigarea fraudelor, prevenirea spălării banilor, depunerea declarațiilor, situațiilor financiare la autoritățile fiscale etc.) sau putem transmite aceste date către instanțele judiciare atunci când ne apărăm în justiție sau în fața altor autorități publice.

iii. Accesul auditorilor și consultanților

Putem transmite unele din datele dvs. personale furnizorilor de servicii de contabilitate, juridice, resurse umane, audit, servicii bancare etc.

6. TRANSFERURI INTERNAȚIONALE

Ca regulă, datele dvs. nu sunt transferate într-o țară situată în afara Uniunii Europene sau a Spațiului Economic European („SEE”).

Dacă vom transfera datele dvs. și către alte categorii de parteneri/furnizori ai Societății situați în state care nu asigură un nivel adecvat de protecție a datelor transmise, ne angajăm să luăm toate măsurile necesare pentru a ne asigura că respectivii parteneri/furnizori respectă termenii și condițiile stabilite în această Politică. Aceste măsuri pot include implementarea unor standarde de protecție a datelor (de ex. ISO 27001), a unor clauze contractuale standard adoptate de Comisia Uniunii Europene, precum și a unor sisteme de control direct al acestor mecanisme.

7. SECURITATEA DATELOR

Societatea a implementat măsurile adecvate de securitate pentru a împiedica ca datele dvs. cu caracter personal să fie pierdute, utilizate sau accesate accidental, modificate sau divulgate în mod neautorizat. De asemenea, limităm accesul la datele dvs. personale acelor angajați, agenți, contractanți și altor terțe părți care au o nevoie comercială de a cunoaște datele respective. Aceștia vor prelucra datele dvs. personale la instrucțiunea noastră și se supun obligației de confidențialitate.

Am implementat proceduri pentru a trata orice încălcare de securitate a datelor cu caracter personal și vă vom notifica pe dvs. și orice autoritate de reglementare competentă cu privire la încălcare, atunci când suntem obligați legal să acționăm astfel.

Putem păstra datele dvs. în format fizic sau în format electronic. În unele circumstanțe, putem anonimiza datele dvs. cu caracter personal (astfel încât să nu mai conducă la identificarea dvs.) în scopuri de cercetare sau statistice, caz în care putem utiliza aceste informații nelimitat, fără să vă informăm.

8. DREPTURILE DVS.

În completarea celor menționate în prezenta Politică, în anumite circumstanțe, persoana vizată are anumite drepturi în conformitate cu legile privind protecția datelor cu caracter personal. Acestea includ:

a. Dreptul de a fi informat:

Aveți dreptul de a fi informat cu privire la Prelucrarea Datelor dvs. cu caracter personal, astfel cum se întâmplă prin prezenta Politică.

b. Dreptul de acces

Aveți dreptul de a obține de la noi confirmarea dacă prelucrăm sau nu datele dvs. cu caracter personal, informații privind specificul prelucrării, precum și o copie a datelor respective.

c. Dreptul la rectificare

Aveți dreptul de a obține de la Operator, fără întârzieri nejustificate, rectificarea datelor cu caracter personal inexacte care vă privesc. Ținându-se seama de scopurile în care au fost prelucrate datele, aveți dreptul de a obține completarea datelor cu caracter personal care sunt incomplete, inclusiv prin furnizarea unei declarații suplimentare.

d. Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”)

Aveți dreptul de a ne cere să vă ștergem datele personale, dar numai în cazul în care:

Nu suntem obligați să răspundem solicitării dvs. de a vă șterge datele personale dacă prelucrarea datelor dvs. personale este necesară:

Există alte câteva circumstanțe în care nu suntem obligați să răspundem solicitării dvs. de ștergere.

e. Dreptul la restricționarea prelucrării

Aveți dreptul de a obține restricționarea prelucrării (și anume, să le păstrăm fără a le folosi) datelor personale doar când:

Putem continua să folosim datele dvs. personale în urma unei cereri de restricție, în cazul în care avem consimțământul dvs.:

f. Dreptul la portabilitatea datelor

Aveți dreptul de a ne cere să vă furnizăm datele dvs. personale într-un format structurat, folosit în mod curent și care poate fi citit automat sau puteți solicita să fie „portate” direct unui alt operator de date, dar în orice caz, doar când:

g. Dreptul la opoziție

Vă puteți opune oricărei prelucrări a datelor dvs. personale ce se desfășoară în temeiul„interesele noastre legitime”, dacă credeți că drepturile și libertățile dvs. fundamentale au prioritate față de interesele noastre legitime.

În cazul în care opoziția este nejustificată, Operatorul este îndreptățit să prelucreze în continuare datele cu caracter personal.

h. Dreptul de a vă opune primirii de comunicări comerciale

Aveți dreptul de a vă opune oricând prelucrării datelor dvs. în scopul transmiterii de mesaje comerciale.

i. Dreptul de a nu fi supus unor decizii individuale automatizate

Dacă sunt respectate dispozițiile legale aplicabile, aveți dreptul de a nu fi supus unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice în privința dvs. sau care vă afectează în mod similar într-o măsură semnificativă.

j. Dreptul de a vă adresa Autorității de Supraveghere

Aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal. Vă rugăm să încercați să rezolvați orice problemă discutând, în primă instanță, cu noi, deși aveți dreptul de a contacta autoritatea de supraveghere în orice moment.

Detalii contact pentru Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal:

k. Dreptul de a vă retrage consimțământul

În măsura în care prelucrăm datele dvs. cu caracter personal în temeiul consimțământului, vă puteți retrage oricând consimțământul acordat, fără a afecta legalitatea prelucrării bazate pe consimțământ anterior retragerii acestuia.

Persoana vizată nu va plăti un comision sau orice altă taxă pentru a-și accesa datele cu caracter personal sau pentru a-și exercita oricare dintre celelalte drepturi. Totuși, Societatea, în calitate de Operator, poate impune o taxă rezonabilă dacă cererea formulată este vădit nefondată, repetitivă sau excesivă. Alternativ, Societatea va putea refuza să dea curs unei cereri primite în aceste circumstanțe.

Societatea are dreptul de a cere anumite informații pentru a putea confirma identitatea persoanei vizate care a efectuat solicitarea de exercitare a oricăror drepturi. Aceasta este o măsură de securitate pentru a asigura că datele cu caracter personal nu sunt divulgate persoanelor care nu au dreptul să le primească. Vă putem contacta pentru a vă cere informații suplimentare cu privire la cererea dvs. de a grăbi răspunsul nostru.

Societatea va depune diligențele necesare pentru a răspunde la toate cererile legitime în termen de o lună. Ocazional, este posibil să dureze mai mult de o lună dacă cererea persoanei vizate este foarte complexă sau persoana vizată a formulat mai multe cereri. În acest caz, Societatea vă va notifica și vă va ține la curent.

9. SĂ ȚINEM LEGĂTURA

Am numit un responsabil cu protecția datelor. Primul punct de contact pentru toate chestiunile ce reies din această Politică, inclusiv solicitări de exercitare a drepturilor persoanelor vizate, este Departamentul responsabil cu Protecția Datelor ce poate fi contactat în următoarele moduri:

Dacă aveți o plângere sau sunteți îngrijorat în legatură cu modul în care vă folosim datele personale, vă rugăm să ne contactați, în primă instanță, pe noi și noi vom încerca să rezolvăm problema cât mai curând posibil.

Vă dorim navigare plăcută!

Ultima actualizare: 13.03.2023

Fii la curent cu noutățile noastre

Înscrie-te pentru a primi știri, tips&tricks și alte informații din sfera logistică!

Abonează-te