xTrack POD – aplicația Axes Software pentru gestionarea livrărilor

Transporturile joacă un rol foarte important în cadrul lanțului de aprovizionare la orice nivel (internațional, regional sau local), deoarece  accesul rapid la produse a devenit o prioritate. Cum pot acționa transportatorii pentru a satisface cerințele din ce în ce mai mari ale consumatorilor, mai ales acum, când și segmentul cumpărăturilor online se dezvoltă accelerat ca o soluție complementară comerțului tradițional? Raspunsul este unul singur: automatizarea managementului transporturilor prin implementarea unor soluții software de tip TMS. Digitalizarea le rezolvă multiple probleme logistice, iar costurile de transport nu cresc, ci scad pe fondul optimizării activităților pe care le desfășoară. Iar dacă managerii vizează și gestionarea livrărilor în timp real, pot apela la aplicații de tip POD care vin ca o completare a sistemelor TMS.

Pentru a veni în ajutorul firmelor de distribuție și curierat, care au nevoie de dovada că produsele au ajuns la destinatari la timp și în condiții optime, echipa Axes Software a dezvoltat o aplicație proprie de tip POD pentru gestionarea livrărilor, denumită xTrack POD. Acest lucru a fost posibil datorită cofinanțării din Fondul Social European prin Programul Operațional Competitivitate 2014-2020, dezvoltarea soluției software reprezentând unul dintre obiectivele proiectului 129490 propus de Axes Software: “Platforma inovatoare de gestionare prin inteligență artificială a proceselor de lucru în fabrici și depozite”.

Ce este POD?

xTrack POD (Proof of Delivery) este o aplicație destinată  companiilor al căror volum de lucru le obligă să aibă un control strict al curselor pe care le efectuează. Acest control se reflectă în monitorizarea îndeaproape a livrărilor în curs și accesarea, la nevoie, a istoricului transporturilor efectuate deja, care include detaliile aferente fiecărei curse.

Aplicația de tip POD permite administrarea cu ușurință a sarcinilor, în baza unui sistem de task-uri și opțiuni care marchează procesele de livrare ale comenzilor de transport. Orice comandă de transport introdusă în aplicație cuprinde una sau mai multe livrări, fiecare fiind tratată ca proces separat. În procesul de executare a fiecărei livrări, îndeplinirea oricărei sarcini este confirmată și înregistrată în aplicație, iar informațiile sunt salvate într-o bază de date.

Aplicația a fost gândită în așa fel încât să servească interesele a două categorii distincte de utilizatori, cu roluri și nivel de acces diferit în gestionarea comenzilor de transport. Administratorii (managerii) au acces la toate comenzile de transport pentru a urmări în timp real executarea livrărilor, iar șoferii (executanții) au acces doar la informațiile și task-urile aferente livrărilor care le sunt alocate în funcție de prioritate.

Utilizând aplicația, șoferii știu exact ce au de făcut, urmăresc ușor etapele de parcurs, nu omit pașii esențiali în procesele de livrare și confirmă pe loc sarcinile îndeplinite. În paralel, managerii pot urmări în timp real cum decurg operațiunile finalizate de șoferi pe traseu și la destinație.

Caracteristicile soluției

Structura și interfața xTrack POD sunt intuitive și prietenoase pentru utilizatori, iar aplicația poate fi folosită fără să fie necesar un instructaj  special. Sistemul poate fi instalat pe telefoane, tablete sau terminale mobile fără configurații hardware speciale, fiind ușor de adaptat la sistemele de operare ale dispozitivelor pe care este folosită.

Task–urile (sarcinile) pe care le are de îndeplinit șoferul în timpul unui transport, de la vizualizarea detaliilor cursei alocate până la finalizarea comenzii de transport, sunt structurate în aplicație pe etape. Opțiunile incluse sunt predefinite, stabilite în funcție de etapele procesului de livrare, iar filtrele  de căutare a informațiilor le facilitează utilizatorilor accesul rapid la informațiile din baza de date a aplicației.

Ferestrele din aplicație se deschid treptat, pe măsură ce șoferii selectează o opțiune și confirmă finalizarea task-ului, trecând astfel automat la următorul pas al procesului de livrare. O comandă de transport cuprinde una sau mai multe livrări care sunt tratate ca procese repetitive, cu aceleași opțiuni și task-uri. La finalizarea și confirmarea tuturor livrărilor este confirmată și finalizarea comenzii de transport care este astfel înregistrată ca fiind executată atât în aplicația de tip TMS, cât și în aplicația xTrack POD.

Sistemul xTrack POD nu este rigid și unidirecțional. Dimpotrivă, au fost luate în considerare unele variabile, cum ar fi anularea unei comenzi de către un client după plecarea din depozit a mărfurilor. De asemenea, utilizatorii pot reveni la o fereastră anterioară și folosi în continuare opțiunile de care au nevoie în procesul de livrare.

O altă trasătură a aplicației xTrack POD este aceea că poate fi utilizată nu numai în cazul predării produselor comandate, ci și în situația preluării retururilor sau a mărfurilor de la furnizori.

Integrările sistemului POD

Aplicația xTrack POD este flexibilă și poate fi integrață cu alte sisteme, cum ar fi cele de tip TMS, WMS, ERP.

Integrarea xTrack POD cu un sistem TMS (Transport Management System) asigură gestionarea și optimizarea tuturor activităților legate de livrare, de la încărcarea în camioane până la predarea mărfurilor la destinație. Pentru a facilita procesul de livrare, aplicațiile de tip POD pot fi integrate și cu aplicații precum Waze, Google Maps sau altele similare pentru a le permite șoferilor să vadă traseul pe care îl au de parcurs.

Aplicația xTrack POD poate fi conectată și cu sisteme WMS sau ERP pentru a asigura trasabilitatea mărfurilor și gestionarea eficientă a stocurilor.

Activitățile acoperite de sistemele POD

Task-urile și opțiunile din ferestrele aplicației marchează toate etapele unei curse. Activitățile pe care șoferii trebuie să le desfășoare sunt multiple și variate, iar opțiunile existente le permit:

• să vizualizeze detaliile necesare pentru efectuarea fiecărei curse alocate: datele de identificare ale clienților și locațiile unde trebuie să le predea mărfurile pe traseu, fotografiile realizate anterior la locațiile-destinație, traseul pe hartă,
• să încarce pe loc sau ulterior în baza de date a aplicației fotografii, făcute pe teren cu telefoane/dispozitive mobile, a unor documente sau a locațiilor de livrare, la care să aibă acces toți cei care vor efectua mai târziu curse la adresele respective,
• să raporteze pauzele făcute pe traseu și durata acestora,
• să anuleze o comandă (sau mai multe) de livrare atunci când apar probleme neprevăzute după plecarea în cursă (de exemplu, unul dintre clienți renunță la o livrare),
• să confirme că au ajuns la fiecare dintre clienții de pe traseu,
• să selecteze una dintre opțiunile specifice privind predarea mărfurilor,
• să introducă sau să modifice, pe teren, date legate de marfa predată (cantitate/număr) sau sumele de încasat,
• să confirme încasarea contravalorii bunurilor predate, dacă este cazul,
• să confirme executarea fiecărei livrări în parte, la încheierea fiecărui ciclu de activități asociate acesteia, și finalizarea executării comenzii de transport, la încheierea tuturor livrărilor din cursa respectivă.

Beneficiile aduse de gestionarea livrărilor

Optimizarea activităților de livrare și de urmărire a livrărilor prin intermediul xTrack POD îi ajută atât pe șoferi să finalizeze la timp cursele alocate, cât și pe manageri să  monitorizeze în timp real modul de desfășurare a transporturilor.

Practic, funcționalitățile, flexibilitatea și ordonarea logică a opțiunilor aplicației determină o serie de beneficii:

• simplificarea și optimizarea fluxurilor de lucru,
• trasabilitatea mărfurilor și acuratețea datelor,
• stocarea informațiilor colectate și accesul managerilor la baza de date,
• urmărirea livrărilor în timp real sau după predarea mărfurilor,
• realizarea unor economii de timp, efort, bani.

Vrei să afli mai multe despre aplicația xTrack POD de gestionare a livrărilor? Completează orice formular de pe site și consultanții Axes Software te vor contacta în maxim 48 de ore.