POD – Proof Of Delivery

Task-urile în xTrack POD au un concept similar cu cele prezentate la aplicația xTrack WMS. Și aici task-urile sunt elemente de bază pentru aplicația de confirmare a livrărilor și/sau a preluărilor de mărfuri.

Un task are mai multe caracteristici:

• interval dorit de executare;
• interval preconizat de executare;
• interval realizat efectiv.

Toate aceste perioade pot sta la baza definirii de indicatori de performanță.

De asemenea, task-urile au un cod al culorilor care aduce un grad superior de flexibilitate în ergonomia aplicației.

Task-urile oferă aplicației și flexibilitate prin adăugarea de sarcini noi în flux. Astfel, putem începe o implementare de POD cu executarea unui simplu task de descărcare, putând ulterior să introducem noi sarcini cum ar fi:

• declararea ajungerii la destinație;
• descărcarea efectivă;
• încasarea contravalorii produselor livrate;
• preluarea de ambalaje și/sau retururi șamd.

Toate acestea se realizează fără a fi necesară schimbarea versiunii de aplicație de pe telefoanele șoferilor. Se modifică fluxul și șoferii vor primi sarcini noi pe care trebuie să le execute fără a fi instruiți în mod special pentru că acest lucru este imposibil în anumite situații.

Aplicația care rulează pe terminal este una WEB, care are marele avantaj de a putea rula și fără conexiune la Internet. Această caracteristică de a trece pe offline, în mod automat, prezintă avantaje în folosirea soluției xTrack POD. Și această schimbare de mod de lucru este vizibilă pentru utilizator.

Aplicația de terminal are integrată o bază de date special concepută pentru modul de lucru offline, iar instalarea acesteia nu este o problemă, deoarece accesarea ei se face, de cele mai multe ori, printr-un link la care se găsesc toate informațiile despre cursa respectivă.

Se folosește un cod al culorilor pentru a semnala utilizatorilor eventualele modificări de interfață și de flux ce pot apărea pe parcursul folosirii aplicației.

O componentă importantă în ziua de azi în supply chain este reprezentată de activitățile de recuperare de marfă și ambalaje din piață. Aceasta este cunoscută generic ca fiind o activitate de reverse logistics. De aceea, activitățile de recuperare de marfă și ambalaje sunt urmărite automat prin aplicația xTrack POD. Se permite astfel, administrarea unui stoc de lăzi, de exemplu, prin intermediul funcționalităților xTrack POD. În acest fel, xTrack POD este integrată în fluxul de livrare sau creează fluxuri noi, separate, pentru preluarea de ambalaje de la clienți.

Bineînțeles, reverse logistics înseamnă și retur de marfă, retur de marfă care poate fi anunțat sau nu. Generarea de task-uri de preluare marfă este o componentă importantă a aplicației. Practic, șoferul își poate genera task-uri de ridicare marfă chiar dacă acestea nu au fost prevăzute ca fiind obligatorii a fi executate la plecarea în cursă.

Am constatat în proiectele noastre că este necesară capturarea de imagini de pe teren. Aici ne referim la mai multe tipuri de poze:

• poze cu magazinul;
• poze cu raftul de marfă;
• poze cu documentele semnate;
• poze cu returul de marfă sau ambalaje.

Fotografiile pot fi făcute de către șoferul care, în același timp, poate vizualiza și poze salvate deja în baza de date. O poză utilă pentru șoferul de distribuție, de exemplu, este poza cu magazinul la care trebuie să livreze, mai ales dacă în zona respectivă există mai multe magazine apropiate la care trebuie să se facă livrarea.

Aplicația xTrack POD poate fi integrată cu diferite hărți pentru a-l ajuta pe șofer să își optimizeze traseul. Astfel de aplicații pot fi cele cunoscute, Waze sau Google Maps. dar există integrări și cu aplicații profesionale mai puțin cunoscute pe scară largă.

O aplicație de acest gen îi poate ajuta pe șoferi să identifice drumul cel mai rapid între punctul de pornire și următorul punct de încărcare sau descărcare. Utilizatorul poate alege intrarea în modul de lucru cu harta pentru a vizualiza traseul optim.

Folosirea hărților nu este obligatorie, dar această funcționalitate poate fi pusă la dispoziția șoferului. Integrarea cu un anumit tip de aplicație de hartă trebuie configurat însă de personal specializat.

Documentele pot fi fotografiate sau scanate cu terminalul imediat după ce  au fost semnate de către client sau de către furnizor. Fotografiile documentelor sunt salvate în baza de date, putând fi ulterior consultate pentru clarificări. Managementul electronic al documentelor reprezintă un avantaj important în economisirea timpilor de lucru, deoarece gestionarea documentației se realizează în mod manual până la implementarea aplicației xTrack POD.

Executarea task-urilor de fotografiere pentru salvarea formatului de document este obligatoriu și șoferul nu poate trece la etapa următoare până ce nu este făcută poza. Pentru validarea pozei se poate pune, opțional, un cod de bare pe document, care să fie identificabil de către aplicație. Astfel, se verifică faptul că s-a făcut o fotografie a documentului corect.

Modulul de trimitere mesaje către utilizatori este foarte important. Trimiterea sarcinilor de lucru către un utilizator și link-ul către aplicație se face prin trimiterea unui SMS la alocarea pe șofer sau după realizarea încărcării efective în camion a mărfurilor. Această metodă este cel mai des folosită de casele de expediții unde șoferii sunt închiriați și nu știu cum să acceseze aplicația.

Pentru utilizatorii experimentați, dispeceri sau manageri de transport, se folosește metoda de semnalare a excepțiilor prin trimiterea de rapoarte prin e-mail. Se pot configura diferite rapoarte la cerere, iar declanșatorul poate fi diferit de fiecare dată.

IOD (Information on Delivery) este o funcționalitate subsidiară a unei aplicații de tip POD. Modalitatea de salvare în baza de date a informațiilor privind perioadele de executare a task-urilor și performanța livrărilor transformă aplicația xTrack POD într-un instrument puternic pentru măsurarea indicatorilor KPI despre livrări.

Prin simple apăsări de butoane la nivel de aplicație șofer pe terminalele mobile se realizează salvări de date importante despre activitatea acestuia. Dacă activitățile nu sunt confirmate de către șoferi, se pot trimite mesaje de atenționare prin e-mail către dispeceri sau către manageri de transport pentru rectificare.

Aplicația xTrack POD se integrează nativ cu aplicația xTrack TMS de unde poate primi toate datele necesare pentru realizarea unui flux care să fie transmis către șoferi.

Aplicația xTrack POD poate fi integrată și cu aplicații de tip WMS sau ERP dacă există date suficiente despre ordinea sau măcar gruparea livrărilor pe o anumită mașină sau șofer.

Integrarea cu aplicații externe se face prin una din metodele enumerate mai jos:

• bază de date intermediară;
• fișiere FTP;
• servicii API de interfațare.