TMS – Transport management system

Comenzile de client stau la baza întregii activități din xTrack TMS. Aceste comenzi se numesc expediții și trebuie administrate, optimizate și livrate către beneficiar (clientul final). O comandă se introduce manual sau se importă din diverse sisteme. În funcție de caracteristicile acesteia și de punctul final de livrare, o expediție poate fi divizată în ceea ce noi numim componente. De exemplu, într-o optimizare de tip last mile, o expediție are o singură componentă, dar, dacă se face un tranzit printr-un depozit regional, expediția (comanda client) este împărțită în două componente separate care atrag după sine anumite caracteristici (task-uri, costuri și venituri, cantități etc.).

Astfel, o expediție poate fi asignată pe mai multe transporturi, câte unul pentru fiecare componentă, fiecare dintre acestea trăgând după sine mai multe caracteristici distincte.

Pornind de la componente, pentru fiecare expediție se poate realiza un raport de profitabilitate în timp real, raport util mai ales caselor de expediție sau prestatorilor de servicii logistice.

Conceptele de expediții și componente permit o flexibilitate sporită în a răspunde cerințelor clienților noștri și accesul la un ‘RMN’ al activității de transport, nu la o radiografie.

Comenzile de transport sunt rutele rezultate în urma optimizărilor sau a unor procesări manuale de către dispecer, în funcție de specificul activității de transport. Acestea se pot și combina, astfel încât dispecerul poate interveni pentru anumite ajustări nepermise inițial de algoritm după ce, în urma unei optimizări, rezultă anumite transporturi (rute).

În transporturi se încarcă componentele expedițiilor așa cum au fost prezentate. Componentele trebuie încărcate în camion și trebuie descărcate. Lista punctelor de oprire pentru un transport este dată de lista de încărcări și descărcări ale componentelor unui transport.

După ce este stabilit, transportul este urmărit din perspectiva executării task-urilor de încărcare și descărcare, dar poate fi urmărit și din perspectiva profitabilității ca indicator de performanță esențial în activitățile de transport.

xTrack TMS oferă mai multe posibilități de administrare a transporturilor, inclusiv una vizuală de tipul Drag & Drop.

Pentru ca aplicația xTrack TMS să ofere informații foarte precise referitoare la activitățile de transport, Axes Software a introdus un nou concept în procesul continuu de inovare. Acest concept este task-ul, care la început a fost de încărcare sau de descărcare, dar care, cu timpul, a căpătat mai multe forme, mai ales în mediile informatice în care există aplicații de tip POD (Proof Of Delivery).

Task-urile sunt executate automat și de alte aplicații de tip WMS în depozitele de încărcare sau descărcare, POD la destinația finală sau POP (Proof of Pickup) la punctul de ridicare.

Axes Software a introdus și task-uri de încasare, de retur marfă sau de ambalaje. Task-urile de tip ”Take Picture” sunt foarte utile în desfăsurarea activității, referindu-se la executarea unor fotografii la locația de livrare, la marfă sau la documentele semnate de client.

Task-urile sunt diferite de cele din aplicația xTrack WMS, unde, de exemplu, se execută câte un task pentru fiecare palet încărcat, în timp ce în xTrack TMS există un singur task de încărcare.

Facturarea serviciilor în xTrack TMS se face automat. Din punctul de vedere al dispecerilor, automatizarea acestui proces este foarte benefică. Realizarea manuală a facturărilor servicilor de transport sau a verificării corectitudinii facturilor emise de furnizorii de servicii nu este ferită de greșeli.

xTrack TMS oferă posibiltiatea calculării automate a valorii prestațiilor de transport atât din perspectiva costurilor, cât și a veniturilor, în baza unor liste de prețuri personalizate la nivel de prestator de servicii sau de client.

Emiterea de facturi către clienții pentru care s-a realizat transport de marfă este 100% automatizată, inclusiv cu transmiterea datelor către aplicația ERP.

În ceea ce privește verificarea facturilor de prestații de la transportatori, se poate apela la sistemul de autofacturare sau verificare semiautomată a valorilor facturii cu ceea ce s-a calculat deja în aplicația xTrack TMS. Folosind această aplicație, se pot automatiza astfel și procese financiare.

Pentru a completa funcționalitățile oferite de către xTrack TMS a fost introdus și acest fleet management (modul de administrare a flotei de transport) pentru implementările  la clienți care au parc auto. Modulul este folosit pentru a colecta informații detaliate privind costurile aferente fiecărei mașini, datele de reparații, taxele, salariile și pentru a realiza un calcul de profitabilitate la nivel de transport, expediție, componentă etc.

Pentru a evita dubla introducere de date, facturile, care se introduc defalcat pe fiecare mașină în xTrack TMS, se exportă automat către aplicația ERP.

Pe lângă aspectele financiare care se rezolvă prin acest modul de fleet management, xTrack TMS pune la dispoziția utilizatorilor rapoarte de consum, de schimb anvelope sau reparații periodice, dar și indicatori de performanță la nivel de mașină și/sau șofer, sau indicatori financiari de performanță. În baza acestor indicatori de performanță se pot identifica persoanele (de exemplu, șoferii) care vor primi bonusuri.

Oricâte functionalități și algoritmi s-ar implementa într-o aplicație de tip TMS, fără vizualizarea rezultatelor pe o hartă activitatea dispecerilor de zi cu zi ar fi îngreunată. xTrack TMS oferă un modul flexibil de vizualizare pe diferite hărți publice sau profesionale. În funcție de cerințele clientului se poate sugera un anumit provider de hărți la care accesul poate fi gratuit sau nu.

Interfața cu utilizatorul (GUI – Graphical User Interface) din xTrack TMS asigură folosirea mai multor monitoare, iar ferestre din aplicație se pot distribui pe diferite monitoare, Astfel, fereastra cu harta poate fi afișata pe un monitor separat.

Pentru a vizualiza traseele propuse de aplicație se folosesc hărțile, dar pentru a afișa locația unde se află o mașină la un moment dat este necesară preluarea datelor dintr-un sistem GPS. Nu există limitări sau condiționări pentru tipul de dispozitiv GPS montat pe mașini pentru a se realiza interfațarea cu xTrack TMS.

Toate procesele de business au câte un flux de documente, iar procesele de transport sunt în aceeași situație. În aplicația xTrack TMS sunt implementate fluxuri de contracte sau fluxuri de facturare și din perspectiva documentelor care trebuie să circule intern sau în relația cu partenerii, precum și fluxuri care includ și generarea automată și validarea în anumite momente de timp a stărilor de pe documente.

Documentele se arhivează și vor putea fi accesate la orice moment. Se pot prelua documente și din surse externe de tipul aplicațiilor POD care pot realiza poze ale unor documente justificative (CMR, Avize etc.).

Putem include în aceste fluxuri și integrările cu platforme de căutare camioane și de licitații pentru transporturi, automatizarea fluxului de selectare camioane fiind una care include și funcționalități de management al documentelor.

Modulul de raportare este unul foarte flexibil și permite vizualizarea datelor sub diverse forme. Există integrat în aplicație un modul de generare de rapoarte noi, prin care utilizatorii instruiți, angajați ai clienților, își pot realiza propriile rapoarte.

Orice raport poate fi vizualizat și exportat în diferite formate, iar orice utilizator are posibilitatea de a-și salva propriile șabloane, mai ales de forma pivot table, pentru a-și extrage datele necesare în activitățile zilnice.

Toate raportele pot fi expuse pe o platformă WEB la care partenerii, clienții sau furnizorii de servicii pot avea acces controlat (user name & password) pentru a vizualiza anumite informații. Administrarea accesului persoanelor pe această platformă se realizează direct din modulul specializat inclus în xTrack TMS. Utilizatori diferiți, angajați ai aceluiași client, pot drepturi diferite. Pe aceeași platformă se pot aduce rapoarte din toate aplicațiile suitei xTrack.

O funcționalitate la nivelul rapoartelor este aceea că pot fi configurate pentru a fi transmise automat către orice adresă de e-mail, internă sau externă, în funcție de anumiți parametri sau la anumite ore.

Informațiile referitoare la livrările realizate (IOD – Information on Delivery) sunt foarte importante în relația cu clienții. Estimarea unui timp de livrare (ETD – Estimated Time of Delivery) și respectarea acestuia reprezintă un obiectiv pentru toate companiile care transportă și livrează marfă. Aplicația xTrack TMS are un modul propriu pentru salvarea și interpretarea datelor despre livrare.

Dar cum se salvează informațiile despre livrare? Există mai multe posibilități:

• introducere manuală direct prin aplicația xTrack TMS;
• traducerea unor informații referitoare la descărcare din datele colectate de la GPS;
• importul acestor informații din aplicații separate cum ar fi POD (Proof of Delivery).

În baza acestor informații se pot realiza rapoarte de KPI (Key Performance Indicator) pentru șoferi și recalcula coeficienții care stau la baza calculelor privind timpii de încărcare și de descărcare, viteza medie de deplasare etc.

Toate soluțiile din suita xTrack beneficiază de un modul puternic de EDI (Electronic Data Interchange) care permite schimbul de date cu diferite aplicații externe sau chiar din cadrul suitei.

În acest mod, datele se transferă cu ușurință între aplicații folosind diferite tehnologii în funcție de specificul fiecărui proiect în parte.

Prin schimb de date nu se înțelege doar transfer cu aplicații de tip ERP, CRM, SFA sau magazine online. Se pot integra în proiectul informatic și echipamente hardware care pot colecta date de pe teren sau/și pot răspunde la comenzi trimise din aplicațiile Axes Software, cum ar fi: conveioare cu bandă, sisteme GPS, roboți pe liniile de producție, utilaje de producție, aparate de măsurare și control (cântare, termometre etc.).

Acest modul conferă suitei de aplicații xTrack, inclusiv xTrack TMS, o flexibilitate sporită pentru realizarea automatizării fluxurilor logistice care, doar aparent, sunt imposibil de eficientizat.