xTrack TMS – Automatizarea activităților de transport: Casele de expediții

Aplicațiile de tip TMS (Transport Management System) sunt soluții software de gestionare automată a transporturilor de marfă, de la ieșirea mărfurilor din depozit până la recepția de către destinatar. Prin implementarea acestora, se realizează automatizarea activităților de transport, iar casele de expediții pot beneficia de pe urma utilizării unor astfel de soluții software.

Am proiectat și dezvoltat aplicația xTrack TMS care satisface atât necesitățile transportatorilor, cât și pe cele ale caselor de expediții. Deoarece aceste tipuri de firme au cerințe diferite, aplicația are o structură flexibilă și permite adaptarea cu ușurință la profilul de business al clientului.

Ce sunt casele de expediții?

Casele de expediții sunt firme care intermediază relația dintre expeditori și transportatori. Expeditorii sunt fie producători, fie furnizori de bunuri (retail or wholesale) și vor să trimită mărfuri în locații convenite cu achizitorii (destinatarii). În esență, expeditorii sunt firmele de la care se încarcă mărfurile care fac obiectul unui transport intermediat de o casă de expediții.

Pentru realizarea practică a transferului de bunuri dintr-o locație în alta, expeditorii apelează la case de expediții care le preiau comenzile și le transmit unuia sau mai multor transportatori adecvați. Acest lucru este posibil datorită contractelor încheiate de către casa de expediții cu ambele categorii de parteneri, contracte care îi permit o administrare eficientă a relației dintre expeditor și transportator.

În general, casele de expediții nu dețin  camioane, nu sunt firme de transport, ci gestionează cererea și oferta de transport, astfel încât costurile finale să fie atractive pentru toate părțile implicate în acest proces.

Optimizarea costurilor de transport

Casa de expediții primește o sumă de bani de la expeditor din care achită transportatorului selectat costurile de transport și păstrează un comision. De ce ar apela la ea cele două categorii de parteneri care, în teorie, fie ar plăti mai mult (expeditorii), fie ar încasa mai puțin (transportatorii)?

Perspectiva expeditorilor

Dacă își organizează singuri transportul, expeditorii vor purta negocieri prelungite cu un număr limitat de transportatori la care au acces direct din baze de date generale, nerafinate și greu de exploatat.

În schimb, casele de expediții au în baza lor de date sute de firme de transport, cunosc pulsul pieței, tarifele aplicabile și fluctuațiile lor sezoniere, astfel încât negocierea prețului de transport în numele expeditorului se face de pe poziții egale. În plus, pot obține de la transportatori tarife preferențiale, mai reduse, pentru că aceștia transportă volume mari de marfă.

Un alt beneficiu important este acela că expeditorii nu plătesc dublu o cursă (cu încărcătură la plecare și goală la întoarcere), deoarece intermediarii realizează grupaje, astfel încât nimeni să nu iasă în pierdere.  Mai mult, casele de expediții se asigură că mărfurile ajung la destinație în cele mai bune condiții și garantează că marfa va ajunge la destinație la termenul stabilit.

Aceste beneficii determină reducerea semnificativă a costurilor de transport pentru expeditorii care apelează la casele de expediții.

Perspectiva transportatorilor

Transportatorii colaborează cu casele de expediții pentru a-și asigura cererile de transport și plata la timp a curselor efectuate. În general, firmele de transport nu au personal specializat în vânzări sau marketing, iar această lipsă este suplinită de serviciile oferite de casele de expediții. Ele au capacitatea să colecteze și să proceseze date legate de cerere și le prezintă transportatorilor constant o ofertă variată la care, altfel, nu ar avea acces.

În plus, grupajele realizate de casele de expediții le aduc transportatorilor și alte beneficii: elimină cursele ”în gol” și maximizează transporturile cu încărcătură, optimizându-le din punct de vedere financiar.

xTrack TMS pentru casele de expediții

Casele de expediții trebuie să își dezvolte permanent capacitatea de a intermedia cu succes relațiile cu expeditorii și transportatorii.

În acest scop, unul dintre aspectele pe care trebuie să îl ia în considerare o casă de expediții este digitalizarea activității. Acest lucru se realizează prin implementarea unui software specializat ce contribuie la eliminarea erorilor umane și realizarea celor mai avantajoase grupaje de transport, care să satisfacă exigențele partenerilor și să genereze profit.

xTrack TMS, precum și toate celelalte aplicații Axes Software (xTrack MES, xTrack WMS ș.a.), este flexibilă structural, permițând adaptarea cu ușurință la profilul de business al clientului.

În continuare vom prezenta principalele funcționalități ale aplicației xTrack TMS și beneficiile lor pentru casele de expediții care ne sunt clienți și au implementat deja acest sistem pentru optimizarea activității.

Integrarea xTrack TMS cu sistemele expeditorilor

Integrarea sistemului casei de expediții cu sistemele expeditorilor este poate cea mai importantă funcționalitate a aplicației xTrack TMS. Aceasta presupune preluarea automată a comenzilor de transport plasate de firmele care doresc să trimită mărfuri către diferite destinații.

Datele acestor comenzi (expeditor, tip de marfă, locație de încărcare, locație de descărcare, cerințe speciale de transport, termen-limită) sunt preluate automat în aplicație. Se scurtează astfel timpii de operare și se elimină în totalitate erorile.

În funcție de informațiile primite și ținând cont de restricții (program de lucru, capacități, restricții de tonaj, cerințe speciale etc.), solicitările de transport sunt planificate automat de aplicație cu ajutorul unor algoritmi complecși, care optimizează livrările.

Totodată, xTrack TMS poate estima costurile de transport și profitul pentru fiecare dintre variantele disponibile de livrare, în baza listelor memorate care conțin tarifele negociate de casele de expediții cu expeditorii și cu transportatorii.

Pentru grupajele generate de aplicație, pot fi create și transmise automat prin email contracte pentru transportatori. Pot fi folosite mai multe șabloane de contract, spre exemplu, în funcție de transportator și țară.

Încărcarea mărfurilor din comandă se face dintr-un depozit deținut sau nu de expeditor sau direct de la sediul expeditorului. În acest fel spațiul de încărcare din camioane este utilizat la maxim.

Integrarea xTrack TMS cu o aplicație tip WMS

Integrarea aplicației xTrack TMS cu o aplicație de tip WMS (xTrack WMS sau orice altă aplicație WMS aflată deja în portofoliu) asigură generarea automată a task-urilor de încărcare pe care trebuie să le îndeplinească lucrătorii din depozitul expeditorului. Această integrare îi oferă casei de expediții posibilitatea de a confirma efectuarea încărcării și de a asigura încă de la început o trasabilitate completă a mărfurilor, permițând crearea de rapoarte KPI privind respectarea termenelor asumate.

În situațiile în care nu există un sistem de monitorizare a transporturilor implementat, confirmarea livrărilor se face prin raportare manuală de către șoferi. Există și posibilitatea de a face acest lucru automat, prin integrarea xTrack TMS cu o aplicație de tip POD, prin care șoferul confirmă livrările prin simpla apăsare a unui buton.

Alternativa de integrare a xTrack TMS cu o aplicație de tip POD

Aplicația xTrack POD este o aplicație web optimizată pentru dispozitive mobile, care dă posibilitatea angajaților din birouri să interacționeze cu șoferii. În xTrack POD sunt afișate locurile de încărcare și descărcare în ordinea stabilită fie de dispecer, fie de algoritmul de optimizare de rute.

Alte funcționalități ale xTrack POD sunt: afișarea traseelor pe hartă într-un navigator auto, gestionarea preluării ambalajelor, monitorizarea efectuării încasărilor, rerutarea automată în cazul unor probleme de livrare etc. Aplicația de tip POD se integrează cu xTrack TMS bidirecțional: xTrack TMS trimite șoferilor lista de task-uri, iar șoferii confirmă prin xTrack POD execuția lor.

Integrarea xTrack TMS cu aplicația Track and Trace

Casa de expediții poate pune la dispoziția expeditorilor și o modalitate de a urmări livrările în timp real, printr-o integrare a xTrack TMS cu Track and Trace, o altă aplicație web din portofoliul Axes Software.

Prin intermediul acesteia, expeditorii pot urmări comenzile în curs sau efectuate deja, pot vedea stadiul lor și chiar accesa documentele fotografiate de șoferi.

Beneficiile utilizării aplicației xTrack TMS

Optimizarea încărcărilor

Integrarea soluției xTrack TMS cu aplicații de tip WMS permite un calcul automat al spațiului ocupat de comenzile de livrare. În acest mod, spațiul disponibil în mașini este utilizat la maximum. Sunt reduse costurile atât pentru expeditori, cât și pentru transportatori, iar profitul casei de expediții este asigurat.

Grupajele au beneficii pentru toate cele trei părți implicate:

• transportatorul evită situațiile de transport cu încărcare parțială sau fără încărcătură (la cursele de întoarcere);
• expeditorul are costuri mai mici dacă folosește la maximum spațiul disponibil sau îl împarte cu alt expeditor;
• casa de expediții închiriază minimul posibil de vehicule.

O altă modalitate de eficientizare a încărcărilor se face prin estimarea intervalelor de ridicare și de livrare a mărfurilor. Aceste intervale sunt comunicate de xTrack TMS către aplicația de tip WMS și sunt utilizate în prioritizarea procesului de picking. Astfel, angajații din depozit vor încărca comenzile în funcție de ora estimată de plecare.

Evidență clară a comenzilor

Aplicația xTrack TMS asigură evidența automată a comenzilor primite și livrate, precum și a încărcăturilor aferente. În acest fel, se asigură trasabilitatea mărfurilor expediate, iar casele de expediții au posibilitatea de a verifica în timp real efectuarea transporturilor, respectarea termenelor și a condițiilor specifice de transport (de exemplu, refrigerare) sau de a accesa istoricul comenzilor.

Calculație de costuri și profitabilitate

În baza unor liste de prețuri negociate cu clienții și partenerii (expeditori și transportatori), casa de expediții poate calcula costurile implicate, respectiv veniturile, stabilind profitabilitatea fiecărui transport.

Listele de prețuri pot avea orice nivel de complexitate și orice număr de parametri (distanță rutieră/tarifară, volum, greutate, greutate tarifară, număr de paleți, număr de colete, temperatură controlată etc.). Calcularea venitului obținut se face prin simpla apăsare a unui buton. Dispecerul află într-o secundă dacă grupajul aranjat până în acel moment este profitabil sau nu.

Această funcționalitate oferă o imagine complexă și completă a situației casei de expediții. Aplicația asigură feedback-ul instantaneu, iar rapoartele de profitabilitate oferă unui manager toate informațiile de care are nevoie (profitabilitatea pentru fiecare expeditor, angajat sau transportator) și argumentele pentru viitoare negocieri.

KPIs

Prin intermediul aplicației xTrack TMS, casa de expediții monitorizează KPIs (indicatorii cheie de performanță) legați de respectarea graficelor de livrare a comenzilor sau profitabilitatea transporturilor.

Indicatorii selectați pot fi vizualizați într-un format grafic accesibil, prin integrarea unei aplicații de tip Dashboard. Urmărirea periodică a acestor KPIs determină adoptarea unor măsuri corective (penalizarea sau renunțarea la servicii oferite de transportatori care nu și-au respectat obligațiile contractuale), identificarea unor noi modalități de maximizare a profitului sau de optimizare și introducere a unor noi servicii care să satisfacă solicitările partenerilor.

În concluzie, Axes Software oferă caselor de expediții două opțiuni de automatizare: fie doar aplicația xTrack TMS, fie un “ecosistem” software complex, ce are în centru această aplicație.

Posibilitatea de integrare a aplicației xTrack TMS cu aplicații din portofoliul caselor de expediții  sau “ecosistemul” aplicațiilor Axes Software garantează o gestionare eficientă a transporturilor de marfă intermediate de aceste firme.

Reluăm pe scurt cele mai importante informații:

• Prin integrarea xTrack TMS, versiunea de soft case expediții, cu aplicații de tip WMS și POD se asigură trasabilitatea comenzilor de transport de la încărcarea din locația specificată până la predarea mărfurilor;
• Prin intermediul algoritmului de optimizare de rute din xTrack TMS sunt generate automat și eficient cele mai profitabile trasee de transport;
• Prin integrarea xTrack TMS cu o aplicație POD, efectuarea livrărilor este confirmată automat;
• Rezultatele operațiunilor de intermediere și transport pot fi vizualizate de managerii caselor de expediții prin intermediul aplicației xTrack TMS (sub forma rapoartelor KPI sau grafic);
• Expeditorii pot să urmărească stadiul efectuării transporturilor și să vizualizeze date suplimentare prin platforma Track and Trace.

Vrei să te bucuri și tu de avantajele aplicației xTrack TMS? Completează orice formular de pe site și consultanții noștri îți vor răspunde în maxim 48 de ore.