xTrack PMS – soluția software pentru managementul ambalajelor returnabile

Ambalajele returnabile reprezintă una dintre resursele materiale vitale în logistică. E imposibil să ne închipuim transportul mărfurilor fără containere, paleți, navete, lădițe. În afară de importanța practică a acestora, costurile implicate nu sunt nici ele deloc de neglijat. Pentru companiile mari, de exemplu, pierderile de paleți într-un an pot reprezenta zeci de mii de euro care se adaugă inevitabil la capitolul cheltuieli. Și vorbim aici numai de costurile ambalajelor, fără a mai pune la socoteală și cheltuielile salariale pentru personalul care se ocupă cu gestionarea acestora. Managementul ambalajelor returnabile prin intermediul unor soluții software adecvate asigură însă premisele unui reduceri a tuturor acestor cheltuieli.

Managementul ambalajelor returnabile cu xTrack PMS

xTrack PMS este soluția software prin intermediul căreia se realizează automat managementul ambalajelor returnabile (europaleți, paleți nestandard, navete, lădițe, containere etc.) în care sunt transportate mărfurile la clienți.

Pentru a veni în sprijinul firmelor de logistică (și nu numai!), Axes Software a creat aplicația xTrack PMS (Packaging Management System – Sistem de Management al Ambalajelor). Realizarea acestei aplicații se   numără printre obiectivele proiectului Axes Software (cod 129490), cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Competitivitate 2014-2020 și intitulat “Platforma inovatoare de gestionare prin inteligență artificială a proceselor de lucru în fabrici și depozite”

Aplicația are flexibilitate maximă,  se mulează în funcție de necesitățile logisțice ale fiecărei firme în parte. și este destinată companiilor care gestionează un număr mare de ambalaje returnabile, cum ar fi producătorii, firmele de distribuție, furnizorii de servicii 3PL. Aceste firme trebuie să țină o evidență strictă a ambalajelor și a locațiilor în care se află acestea pentru a-și minimiza  cheltuielile provocate de pierderea lor.

Managementul ambalajelor returnabile, mai ales în condițiile în care acestea sunt utilizate în depozitele dintr-o rețea, este complicat și dificil, iar automatizarea se impune de la sine, deoarece acuratețea datelor într-un sistem “manual” lasă mult de dorit.

Ce face xTrack PMS? Functionalitățile aplicației

Funcționalitățile aplicației pot fi definite pornind de la “stările”  în catre se află ambalajele returnabile. Aceștea se pot afla în stoc (disponibile), sau în alte locații: la transportator, într-unul din depozitele firmei de logistică, sau la beneficiar (destinatarul mărfurilor, care le păstrează până când mută mărfurile ce se află în ele). Ambalajele pot fi declarate ca fiind deteriorate sau pot fi înlocuite de vouchere până când sunt returnate fizic.  

Prin aplicația xTrack PMS se înregistrează toate aceste stări, pentru fiecare ambalaj în parte, iar modificările care apar sunt făcute cu foarte mare ușurință de către operatori și urmărite de manageri. Procesarea automată a datelor ori de câte ori apar schimbări le permite utilizatorilor să știe oricând câte ambalaje sunt disponibile, câte sunt pe teren, unde sunt și în ce stare se află.

Gestionarea circuitului ambalajelor returnabile

Transportatorul trebuie să returneze același număr și aceleași tipuri de ambalaje la unul dintre depozitele firmei de logistică după ce inițial le-a luat de la un client al acesteia și le-a utilizat pentru transport (fapt marcat în sistemul de management al transporturilor xTrack TMS). Returul fizic al ambalajelor este înregistrat în aplicație de operatorii care le preiau de la șoferi.

Dacă există un deficit de ambalaje într-un alt depozit sau pur si simplu trebuie livrate mărfuri, se efectuează ulterior transferuri de ambalaje între depozite, cu sau fără marfă, iar cele două stări sunt tratate diferit în aplicația xTrack PMS.

Pentru a înlocui (compensa) ambalajele distruse șau pierdute, firma de logistică poate achiziționa ambalaje de la diverși furnizori. Acestea sunt evidențiate separat și nu au caracteristică de returnare la client.

Evidența stocurilor de ambalaje este păstrată în cele mai mici detalii, astfel încât se pot pune restricții de a nu se returna mai multe ambalaje către un client dacă ambalajele acestuia nu au fost recuperate de la beneficiarul final al mărfurilor.

Gestionarea returului ambalajelor

Returul ambalajelor către client se face din depozitul cel mai apropiat de acesta. Astfel, prin xTrack PMS se organizează fluxurile de colectare la depozitul selectat al tuturor ambalajelor recuperate în diferite depozite din rețea.

Dacă nu returnează ambalajele după fiecare cursă, transportatorul are opțiunea de a le înapoia într-o singură tranșă pe cele utilizate la mai multe curse. Prin aplicația xTrack PMS se ține evidența retururilor pentru fiecare transportator în parte, iar înregistrarea în sistem a ambalajelor returnate se realizează simplu, rapid și fără erori.

Operatorii introduc în sistem numărul de ambalaje pentru toate opțiunile aplicabile (returnare fizică, vouchere, pierdute sau deteriorate), iar aplicația prelucrează automat fiecare informație în parte și actualizează baza de date. Se asigură astfel o evidență la zi a tuturor ambalajelor, inclusiv a celor deteriorate.

Gestionarea circuitului voucherelor și a altor documente

Ambalajele care nu sunt returnate fizic imediat sunt înlocuite temporar cu vouchere care certifică faptul că au fost preluate de beneficiar. Transportatorul (șoferul)  primește aceste documente de la beneficiar și le prezintă operatorilor de la depozitul de unde a preluat inițial ambalajele pentru a justifica de ce nu le-a returnat. În cadrul firmei de logistică, pot exista mai multe validări interne până când voucherele sunt transmise altui transportator care, ulterior, recuperează fizic ambalajele precizate în aceste documente înainte de expirarea valabilității lor.

Voucherele pot fi scanate și salvate în aplicație pentru verificări ulterioare și pentru asigurarea trasabilității. În acest fel, firma de logistică știe exact, pentru fiecare client în parte, câte ambalaje există fizic în stoc, pentru câte există vouchere, cine le-a emis și data până la care urmează să fie recuperate, câte se află la transportatori și cum vor fi utilizate (livrare la beneficiari, transfer între depozite sau în curs de returnare).

Ambalajele returnabile sunt însoțite de documente, cum ar fi Avizele de paleți sau CMR-urile (Convention relative au contrat de transport international de merchandises par route) care le atestă livrarea. Posibilele modificări ale acestor documente sau mențiunile care modifică statusurile stocurilor de ambalaje sunt de asemenea introduse în aplicație.

Gestionarea pierderilor de ambalaje returnabile

Există anumite situații, imposibil de controlat total, în care se pot pierde ambalajele returnabile:

• deteriorarea;
• furturile;
• diferențele între declarațiile părților implicate.

Pierderile de ambalaje sunt gestionate separat pentru fiecare client, beneficiar și transportator în parte. Menținerea unei evidențe clare a acestor pierderi în fiecare stadiu din fluxul implementat în xTrack PMS permite identificarea rapidă a surselor (clientul, șoferul sau beneficiarul) care le-au generat.

Cu acordul părților implicate, se pot configura termene limită, la care minusurile înregistrate peste limita acceptată să fie imputate fie prin facturare către entitatea care a provocat pierderile, fie prin înlocuirea fizică a ambalajele pierdute (compensare) de către aceasta.

Compensarea pierderilor de ambalaje

Unele ambalaje se deteriorează și devin inutilizabile. Altele pot fi pierdute din vina firmei de logistică, deoarece s-au pierdut vouchere sau ambalajele nu au fost recuperate înainte de data expirării voucherelor. În astfel de situații, firma de logistică trebuie să compenseze lipsurile apărute din stocul propriu sau să cumpere un număr suficient de ambalaje ca să le poată restitui fizic clienților în locul celor pierdute din diverse motive. Evidența clară a tuturor ambalajelor, “pe căprării”, permite stabilirea rapidă a numărului, tipurilor și valorii ambalajelor care trebuie înlocuite.

Schimbarea proprietarului ambalajelor returnabile

Pentru a elimina pierderile de  timp și resurse pe care le implică transportul ambalajelor între depozite, firma de logistică poate opera “schimbări de proprietar”. Astfel, clienții arondați unui depozit devin proprietarii ambalajelor altor clienți care au, atunci când este nevoie, ambalaje în depozitul respectiv și invers. În acest fel, firma de logistică poate schimba proprietarul în baza sa de date ca să evite transportul încrucișat al ambalajelor fizice, respectând însă cantitățile și tipurile de ambalaje deținute inițial de fiecare.

Schimbul de proprietar este o formă de compensare care permite firmelor de logistică să economisească costurile legate de transportul de recuperare al ambalajelor și să satisfacă rapid nevoile de ambalaje returnabile ale clienților săi.

Integrările sistemului xTrack PMS cu alte aplicații

Beneficiile managementului ambalajelor returnabile prin xTrack PMS sunt maximizate atunci când există o interconectare a aplicației cu alte soluții software de gestionare a operațiunilor logistice.

Din aplicații de tip TMS (xTrack TMS) și chiar POD (xTrack POD), de exemplu, xTrack PMS preia informații legate de încărcarea  mărfurilor de la client și descărcarea la beneficiarul final. De asemenea, soluția software poate fi interfațată cu o aplicație de tip WMS, care furnizează date referitoare la schimbarea statusurilor în cadrul unui depozit. În acest fel, fiecare eveniment înregistrat în aplicațiile externe cu care este conectată aplicația generează o schimbare de status în xTrack PMS.

Avantajele și beneficiile xTrack PMS

Avantajele soluției xTrack PMS sunt reprezentate de:

• flexibilitate – posibilitatea de adaptare a funcționalităților soluției în funcție de specificul operațiunilor desfășurate;
• gestionare simplă și rapidă a numărului de ambalaje alocate fiecărui client (furnizor de mărfuri și posesorul ambalajelor) și beneficiar;
• urmărire concomitentă a mai multor tipuri de ambalaje;
• control mult mai eficient asupra pierderilor de ambalaje;
• acces la un sistem de raportare flexibil;
• ușurință în exploatare datorită naturii user-friendly a aplicației.

Iar beneficiile nu întârzie să apară:

• trasabilitatea completă a ambalajelor, de la plecarea din depozit până la returnare;
• acuratețea datelor datorată procesării automate a informațiilor preluate din alte sisteme informatice sau introduse de operatori în aplicație;
• eliminarea documentelor tipărite prin digitalizare;
• evidența clară a situației ambalajelor returnabile;
• maximizarea profitului prin minimizarea pierderilor financiare legate de ambalaje;
• creșterea nivelului de satisfacție a clienților;
• asigurarea sustenabilității afacerii (protejarea mediului înconjurător prin limitarea pierderilor de ambalaje și reciclarea celor deteriorate).

Vrei să te bucuri și tu de avantajele și beneficiile aduse de aplicația xTrack PMS? Completează oricare dintre formularele de pe site și consultanții noștri te vor contacta în maxim 48 de ore.