xTrack YMS – sistem YMS creat de Axes Software pentru gestionarea activităților din curtea depozitului

Lanțul de aprovizionare (supply chain) are câteva componente principale cum ar fi depozitarea, transporturile și, în accepțiunea mai largă a termenului, producția. Managementul digital al infrastructurii logistice pe care se bazează buna funcționare a acestui “lanț trofic economic” impune o specializare din ce în ce mai precisă a aplicațiilor destinate oricărui set de operațiuni specifice fiecărui component. Logistica este într-o continuă dezvoltare și transformare, iar “spațiile” mai puțin explorate inițial au devenit puncte de plecare pentru crearea de noi soluții software.  Așa se face că și spațiului intermediar dintre transport și depozitare i s-a acordat în cele din urmă atenția cuvenită, iar gestionarea activităților din curtea depozitului face astăzi obiectul unei soluții software cunoscute sub numele de sistem YMS (Yard Management System).

Axes Software (adică noi) dezvoltă și oferă soluții software de gestionare a activităților logistice specifice lanțului de aprovizionare și, cum era și firesc, și-a propus și a reușit să creeze propria aplicație de tip YMS în cadrul proiectului „Platforma inovatoare de gestionare prin inteligența artificială a proceselor de lucru în fabrici și depozite” (cod 129490), cofinanțat de Fondul Social European prin Programul Operațional Competitivitate 2014-2020.

Ce se înțelege prin YMS (Yard Management System)

Curtea unui depozit e zona tampon dintre stradă (transport) și spațiul de depozitare propriu-zis și viceversa, iar rolul coordonării activităților logistice de aici nu este deloc de neglijat.

Activitățile din curtea depozitelor precedă sau după caz, succedă activitățile logistice din depozite și, deși nu par la prima vedere să aibă un rol major în marea schemă a universului logistic, au un efect imediat și evident asupra eficienței depozitării și transporturilor. De aceea, gestionarea lor și optimizarea proceselor de lucru printr-o aplicație de tip YMS (Yard Management System) este mai mult decât necesară.

Yard managementul (gestionarea activității din curtea depozitului) este procesul de direcționare și monitorizare a vehiculelor care intră, se opresc la rampe pentru încărcare sau descărcare și părăsesc curtea unui depozit. Un yard management eficient reprezintă ordonarea activităților și echilibrarea intrărilor și ieșirilor de marfă din curtea depozitului astfel încât să nu apară sincope în procesele de descărcare și de încărcare, care să aibă un posibil impact negativ pe tot lanțul logistic.

Sistemul YMS (Yard Management Sistem) este soluția software prin care se realizează automatizat controlul traficului și programarea vehiculelor de transport la rampe, precum și coordonarea activităților de încărcare și descărcare a mărfurilor în curtea depozitelor.

Ce activități logistice acoperă sistemul YMS creat de Axes Software

Digitalizarea fluxurilor informaționale aferente activităților logistice din curtea centrelor de distribuție sau a depozitelor mai mari contribuie la eliminarea blocajelor care generează întârzieri în procesele de recepție și livrare și care pot fi evitate de la bun început.

În cursul dezvoltării soluției software xTrack YMS, echipa Axes Software a identificat activitățile logistice automatizabile, reușind să creeze în final un produs informatic complex și flexibil de gestionare a fluxurilor de lucru din zonele adiacente depozitelor.

Planificarea în sistemul YMS

Planificarea în aplicația xTrack YMS se referă la programarea vehiculelor de transport la rampe în vederea descărcării sau încărcării. Acesta se face automat, în funcție de câțiva parametri principali:

• programul de lucru al personalului din depozit,
• caracteristicile tehnice ale vehiculului de transport utilizat (dimensiuni, tonaj etc.),
• caracteristicile mărfurilor care urmează să fie încărcate sau descărcate (cu regim frigorific sau nu, substanțe periculoase etc.),
• disponibilitatea și tipul rampelor de la depozit, și
• durata medie necesară pentru finalizarea încărcării sau descărcării.

Prin programele astfel obținute se evită “suprapunerea” activităților de descărcare sau încărcare pentru două sau mai multe vehicule la aceeași rampă în același timp.

Dacă același vehicul livrează unele mărfuri și pleacă cu altele, programarea se face întâi  pentru descărcare, apoi pentru încărcare. În plus, situațiile neprevăzute (un vehicul sosește fie cu întârziere la depozit, fie înainte de momentul stabilit prin planificare, sau vine anunțat în ultima clipă sau nu vine deloc) pot fi rapid procesate și rezolvate prin ajustarea automată a programului potrivit noilor condiții.

Gestionarea traficului în curtea depozitului

Pe lângă stabilirea sau recalibrarea programului atunci când apar evenimente neprevăzute de nerespectare a orelor inițiale de descărcare sau încărcare, prin aplicația xTrack YMS se poate dirija și circulația camioanelor de la intrarea până la ieșirea din curte.

Accesul vehiculelor în curtea depozitului și ulterior la rampe este condiționat de programare și presupune o verificare în aplicație după numărul de înmatriculare. Se evită astfel accesul (check-in) vehiculelor neautorizate sau a căror venire nu a fost anunțată din timp.  Dacă, după intrarea în curte, se impune parcarea temporară a unor camioane în spații special amenajate în acest scop, șoferilor li se comunică tot prin intermediul xTrack YMS locația în care trebuie să staționeze în așteptarea eliberării unei rampe. De asemenea, în aplicație se înregistrează și plecarea din curtea depozitului (check-out), deoarece fiecare șofer o ”declară” la ieșire. În funcție de evenimente externe care pot apărea (de exemplu, anularea unei curse), se pot face reprogramări ale vehiculelor aflate în așteptare, conform priorității la încărcare sau descărcare.

Traficul este astfel fluidizat, fără ambuteiaje inutile în perimetrul restrâns din jurul depozitelor sau centrelor de distribuție, iar cei care se ocupă de gestionarea activităților din curte știu în orice moment unde se află fiecare camion: în afara curții, la intrare, la rampă, în parcare sau la ieșire.

Mai mult, traseul urmat de fiecare vehicul, cu toate datele aferente (numărul de înmatriculare, numele firmei de transport și al șoferului, ora de intrare și de plecare din curtea depozitului, numele firmei firmei-furnizor/destinatar, operațiunile efectuate (încărcare, descărcare, parcare) și informațiile despre încărcătură), este înregistrat în aplicație pentru eventuale verificări ulterioare.

Interfațările sistemului YMS

Un sistem YMS poate fi utilizat independent, dar acest lucru presupune o introducere manuală a tuturor variabilelor și, deci, mai mult efort decât în cazul în care se realizează o integrare a sa cu alte aplicații utilizate în depozit.

De aceea, pentru o planificare optimă a activităților la rampe, aplicația xTrack YMS poate prelua cu rapiditate din sistemul WMS datele necesare pentru programarea descărcărilor sau a încărcărilor, și chiar din sistemul TMS, pentru încărcări. O integrare suplimentară cu o aplicație POD (Proof of Delivery) le permite managerilor din depozite să urmărească pas cu pas chiar și livrarea mărfurilor până la destinația finală.

Beneficiile implementării xTrack YMS

Digitalizarea activităților prin sistemul YMS creat de Axes Software asigură, în principal:

• planificarea activităților, programarea camioanelor la rampe,
• corelarea descărcărilor cu recepțiile și a încărcărilor cu operațiunile de pregătire a mărfurilor în vederea livrării pe rutele stabilite într-o rețea de depozite,
• dirijarea și monitorizarea traficului și verificarea vehiculelor în punctul de acces în curtea depozitului.

Beneficiile implementării unui astfel de sistem YMS sunt evidente:

• fluidizarea traficului, evitarea ambuteiajelor sau accidentelor în curtea depozitelor,
• reducerea erorilor umane, a efortului și a timpului alocat gestionării activităților,
• scurtarea timpilor de staționare în curtea depozitului pentru fiecare vehicul sau încărcătură,
• acces imediat la date,
• vizibilitate în timp real asupra locației vehiculelor și a stării lor operaționale,
• reacție rapidă la modificări (reprogramare automată),
• îmbunătățirea comunicării cu șoferii prin înlocuirea exprimării verbale sau în scris cu cea “digitală”.

Utilizarea unui sistem YMS performant îmbunătățește semnificativ timpii de reacție de la centrul de comandă și control al activității logistice din depozite și productivitatea muncii tuturor celor implicați.

Dacă sistemul YMS creat de echipa noastră ți-a atras atenția, ne poți trimite un mesaj completând formularul de mai jos și vei primi răspuns în cel mai scurt timp.