Studiu de caz xTrack WMS: Transformarea digitală a unui depozit alimentar

Transformarea digitală a unui depozit alimentar poate părea un pas simplu. Totuși, provocarea majoră într-un astfel de depozit este dată, în primul rând, de produsele cântăribile, iar apoi de evidența la nivel de lot pentru acestea. Astfel, după definirea clară a cerințelor de business, datele nu mai reprezintă simple înregistrări, ci resurse active care ghidează deciziile zilnice, reduc pierderile și optimizează fluxurile. Un depozit digitalizat înseamnă trasabilitate completă, control al temperaturii în timp real și o logistică pregătită să răspundă imediat cerințelor pieței.

Scopul digitalizării în industria alimentară este de a oferi transparență în lanțul de aprovizionare, de a obține o trasabilitate clară, de a elimina erorile generate de greutățile variabile, de a îmbunătăți eficiența, de a reduce costurile și, în final, de a crește satisfacția clienților.

Domenii principale ale transformării digitale

Digitalizarea în industria alimentară se concentrează pe patru direcții importante:

Provocări ale depozitelor alimentare înainte de digitalizare

🔵 Procese manuale: urmărirea pe suport de hârtie, erori umane, raportare lentă.

Preluarea manuală de date de pe teren și prelucrarea ulterioară duc la introducerea de erori, cum ar fi cele de cântărire sau cele referitoare la loturi și datele de expirare. Orice eroare de  introducere date poate însemna pierderi de timp și bani pentru remedierea acestora. În schimb, procesarea automată reduce semnificativ timpul de colectare și interpretare a datelor de pe teren.

🔵 Inexactități în inventar: epuizarea stocurilor, stocuri excesive și risipă, acumularea de diferențe de stoc datorate diferențelor de cântărire.

Aceste inexactități apar tot din procesarea manuală de date. Cantitățile din stoc pot fi alterate de erorile de introducere, existând diferențe între ceea ce s-a livrat efectiv și ceea ce s-a declarat în documente. Aceste diferențe pot fi atât cantitative, mai ales la articolele cântăribile, cât și de lot.

🔵 Probleme de conformitate: reglementări privind siguranța alimentelor, deficiențe în trasabilitate.

Există mai multe tipuri de trasabilitate pe un flux logistic. Dacă vorbim de producție, prin trasabilitate înțelegem informațiile referitoare la componența produsului, din ce loturi a fost produs și la ce moment.

În cadrul unui depozit, prin trasabilitate înțelegem urmărirea tuturor activităților de mutare, picking, stocare și livrare, ținând cont mai ales de termenele de valabilitate. Pe tot fluxul logistic, pentru produsele alimentare, este foarte importantă respectarea normelor de depozitare, mai ales cele de temperatură. Urmărirea condițiilor de depozitare și de transport a alimentelor reprezintă un alt tip de trasabilitate ce trebuie urmărit.

🔵 Ineficiențe operaționale: întârzieri în colectare, ambalare și expediere.

Timpul este cel mai important factor care aduce reduceri de costuri în logistică. Marfa trebuie să ajungă la timp la destinație. Operațiunile pe tot fluxul logistic trebuie să fie optimizate, iar operatorii să știe exact care sunt pașii ce trebuie executați în orice moment pentru o eficiență maximă. Digitalizarea sprijină această direcție prin sistemele de tip MES, WMS sau TMS, care pot aduce eficientizări operaționale majore.

🔵 Vizibilitate limitată a lanțului de aprovizionare: lipsa trasabilității digitale îngreunează urmărirea produselor de la fermă la consumator, ceea ce a reprezentat o problemă majoră în timpul retragerilor de pe piață.

Retragerile de pe piață aduc, după sine, costuri ridicate din punct de vedere operațional. Aceste retrageri trebuie evitate printr-o urmărire operativă a lanțului logistic. Dacă totuși are loc o retragere a unui lot sau a unui articol de pe piață, deciziile și comunicarea trebuie să se realizeze rapid și eficient, pentru a reduce impactul asupra consumatorului. Sistemele complexe de digitalizare pot genera rapoarte și pot facilita transmiterea de decizii către părțile implicate în acest proces.

Studiu de caz: xTrack WMS – Soluția Axes Software

Un depozit alimentar modern nu mai poate funcționa doar pe baza unor procese manuale. xTrack WMS a demonstrat în practică cum digitalizarea poate redefini activitatea de zi cu zi.

Prin automatizarea fluxurilor și monitorizarea în timp real, sistemul transformă modul de lucru dintr-un proces reactiv într-unul proactiv, în care calitatea și conformitatea sunt garantate la fiecare pas.

Noi, la Axes Software, ne propunem de fiecare dată să identificăm toate etapele din procesul logistic ce ar putea fi optimizate și să venim cu soluțiile optime în acest sens. Nu toate depozitele de produse alimentare sunt identice și, de aceea, de la proiect la proiect, întâlnim diferite procese care pot fi eficientizate. Există cazuri, pe anumite etape, în care am reușit să reducem timpul de procesare cu peste 80% și să reducem erorile la 0, în același timp.

Trebuie avut în vedere că, într-un depozit de produse alimentare, rotația personalului poate fi destul de ridicată, mai ales în acelea unde există zone cu temperaturi mici, refrigerate și congelate. În acest caz, sistemul trebuie gândit astfel încât operatorii noi să învețe rapid cum se folosește aplicația și să devină la fel de eficienți ca un utilizator cu experiență din depozit.

Optimizarea stocurilor și reducerea risipei

Prin funcționalitățile de monitorizare și urmărire în timp real, xTrack WMS oferă vizibilitate completă asupra stocurilor, de la recepție până la expediere. În cazul produselor perisabile, rotația corectă a stocurilor – prin metode precum FEFO (First Expired, First Out) sau FIFO (First In, First Out) – este gestionată automat. Acestea sunt metodele de livrare clasice într-un depozit.

Există însă și cerințe speciale venite de la marii retaileri, care doresc respectarea unor anumite reguli referitoare la loturile articolelor livrate către aceștia. Regulile diferă de la un client la altul. Un exemplu clasic este ca termenul rămas pentru un articol să nu fie mai mic de 30% din termenul total al articolului, sau, pentru alte articole, termenul rămas să fie de minimum 60 zile.

Operatorii din depozit trebuie să fie foarte atenți la fiecare activitate de pregătire marfă, în funcție de fiecare client. Prin xTrack WMS organizăm atât activitatea, cât și marfa în depozit, astfel încât aceste cerințe să fie respectate și să nu existe niciun fel de erori în livrare.

O imagine asupra stocurilor permite un calcul corect al necesarului de aprovizionare sau de producție în depozit, pentru a optimiza stocurile și a reduce pierderile prin expirarea produselor. În baza istoricului de vânzări, recent și anual, dar și a stocurilor și a timpilor de aprovizionare/producție, generăm rapoarte de necesar. Pe baza acestor rapoarte se confirmă comenzile de aprovizionare și producție, după caz.

Impactul pentru clientul nostru a fost clar:

 ●  Risipa a fost redusă cu până la 90%, prin eliminarea produselor înainte de expirare.

●  Acuratețea inventarului a depășit pragul de 98%, mult peste nivelul obținut prin procese manuale.

Eficiență operațională și satisfacția clientului

Greșelile în preluare, ambalare și expediere sunt costisitoare. Satisfacția clientului este greu de măsurat în timp real. Aceasta poate fi dovedită doar prin creșterea volumului de comenzi procesate, rezultat care se vede în timp. Prin ghidarea personalului pas cu pas, xTrack WMS a redus semnificativ erorile, a crescut transparența în colaborarea cu clienții, iar clientul a fost mulțumit de calitatea serviciilor furnizorului.

Eficiența operațională se obține în toate etapele operaționale din cadrul depozitului: de la recepția mărfurilor, depozitarea mărfurilor, pregătirea mărfurilor pentru picking, culegerea mărfurilor și ambalarea acestora pentru livrare, până la încărcarea în mijloacele de transport. Automatizarea tuturor acestor etape duce la creșterea predictibilității livrărilor și la ajungerea mărfurilor la client.

Există și operațiuni specifice în cadrul depozitului, cum ar fi compunerea (kitting) și etichetarea mărfurilor. Aceste operațiuni sunt costisitoare ca timp, iar automatizarea lor devine foarte importantă. Ca și în cazul activității de reaprovizionare, în zona de picking (replenishment) este necesar să fie disponibile cantitățile necesare pentru livrare. Nu se poate livra un articol neetichetat cu traducerile, de exemplu. Stocurile pe diferite tipuri de articole etichetate/neetichetate sunt esențiale, precum și planificarea activităților de transformare a articolelor, adică trecerea dintr-o stare în alta.

Eficiența nu se datorează doar aplicației. Operațiunile de etichetare sunt unele independente de sistem, dar există anumiți factori care duc la creșterea eficienței:

• Disponibilitatea mărfurilor la zona de etichetare
• Înregistrarea activității de etichetare și compunere la nivel de operator, pentru măsurarea performanței și bonusarea corespunzătoare
• Mutarea la raft a mărfurilor rezultate, pentru ca procesul de colectare să se poată face fără a fi necesară decizia vreunei persoane din depozit.

Impactul pentru client:

● Reducerea timpilor de procesare a livrărilor, în medie, cu 30%.

● Reducerea timpilor de recepție și depozitare cu 15%.

● Claritatea livrărilor a dus la o rată a retururilor generate de erorile de livrare de 0%.

● Reducerea timpilor de la recepție la livrare, pentru comenzile fără stoc, cu 50%, prin operațiunile de sortare la recepție și cross docking, respectând 100% cerințele de trasabilitate, mai ales cele referitoare la condițiile de temperatură.

● Anumite procese au implicat o reducere a timpului de procesare cu 80%.

● Timpul de instruire a personalului s-a redus la 1 oră, iar după acest interval operatorul atingea o eficiență de 70% din media celorlalți operatori.

Alte beneficii:

🟦 Emiterea documentelor de livrare se face în mod automat și cu respectarea tuturor condițiilor, incluzând certificate de garanție, certificate de calitate, Packing List, plus documentele clasice: aviz de însoțire marfă și CMR.

🟦 Generarea automată de coduri UIT se realizează pentru fiecare aviz care necesită acest lucru.

🟦 Un exemplu din depozit vine în susținerea valorilor exprimate pentru creșterea eficienței. Aplicația de terminal, care transmite sarcinile de lucru către operatorii din depozit, este intuitivă și poate fi folosită de orice operator, chiar dacă nu cunoaște limba selectată în care apar instrucțiunile de lucru. Folosim un cod al culorilor care, împreună cu organizarea din depozit, aduc încrederea operatorilor în folosirea aplicației. Aceștia trebuie să identifice doar raftul și cantitatea articolului ce trebuie culeasă pentru a fi livrată.

Trasabilitate și siguranță alimentară

În industria alimentară, trasabilitatea nu este negociabilă. xTrack WMS oferă un jurnal detaliat al fiecărui lot chiar la nivel de palet și locație.

Prin trasabilitate înțelegem, la nivelul depozitului, toate activitățile care se realizează și urmărirea acestora pentru analize ulterioare a datelor stocate. Prin trasabilitate înțelegem orice operațiune care implică un articol, un lot sau un palet din cadrul depozitului, de la recepție până la livrare, incluzând mutări, picking, ambalări, etichetare etc.

În cazul producției, trasabilitatea se referă la componența articolului finit ce s-a folosit, la ce utilaj, când și cine a procesat comanda de producție pe fiecare etapă a acesteia.

Beneficii pentru client

Respectarea standardelor stricte de siguranță alimentară contribuie la creșterea încrederii clienților. Standardele de calitate, care de cele mai multe ori sunt peste cele cerute de lege, aduc încrederea clienților existenți, care plasează mai multe comenzi, dar deschid și oportunități pentru accesarea de noi piețe și clienți. Aceștia vor ști că pot apela la controale de calitate, audit, iar rezultatele acestor controale corespund celor mai exigente cerințe.

Cum contribuie xTrack WMS la siguranța alimentelor:

●  Îmbunătățește igiena: sarcinile automatizate reduc manipularea manuală și riscul de contaminare încrucișată.

●  Îmbunătățește trasabilitatea: date în timp real despre parcursul produselor, retrageri rapide și precise.

● Gestionează prospețimea: aplică protocoale FEFO sau alte criterii de livrare, alertează personalul și prioritizează produsele aflate aproape de expirare.

● Asigură conformitatea: rapoarte automate pentru audituri și respectarea reglementărilor internaționale.

Ecosistemul digital care completează WMS-ul

Gestionarea inteligentă a fluxurilor alimentare se bazează pe un ansamblu de tehnologii care lucrează împreună. WMS-ul devine nucleul acestui ecosistem, conectându-se la ERP pentru alinierea proceselor logistice cu cele financiare, la cântare pentru preluarea automată a greutăților, la senzori de temperatură pentru monitorizarea condițiilor de păstrare și la RFID pentru controlul complet al ambalajelor returnabile.

Aceste integrări sunt mecanismele care fac posibilă transformarea digitală: reduc erorile, oferă date în timp real și asigură trasabilitatea de la recepție până la livrare.

În continuare, vom analiza pe rând modul în care fiecare integrare contribuie la eficiența și siguranța unui depozit alimentar, arătând cum xTrack WMS, soluția noastră pentru gestionarea depozitelor, devine centrul unui ecosistem digital inteligent.

Integrarea xTrack WMS cu ERP

Un depozit alimentar nu poate funcționa eficient fără sincronizarea proceselor logistice cu cele financiare. Integrarea dintre WMS și ERP asigură un flux bidirecțional de informații: ERP-ul lansează produse noi, trimite comenzi de achiziție și generează facturi, în timp ce WMS-ul transmite date despre recepții, expediții și inventar.

xTrack WMS are ca avantaj flexibilitatea – sistemul nostru se conectează la ERP, indiferent de brand sau arhitectură, garantând un lanț de aprovizionare transparent și optimizat.

Integrarea se realizează prin metode variate – de la fișiere XML/EDI și baze de date comune, până la web services sau conectori dedicați pentru SAP. Aplicația folosește statusuri clare pentru fiecare etapă (recepție, pregătire, expediere), prevenind erorile și duplicarea datelor. Astfel, fluxul bidirecțional de informații între ERP și xTrack WMS oferă vizibilitate completă asupra stocurilor și comenzilor, cu actualizări în timp real și o acuratețe sporită a inventarului.

Integrarea xTrack WMS cu cântarele industriale

Cântarele industriale sunt instrumente de măsurare indispensabile în depozite, laboratoare și aplicații industriale, pentru controlul inventarului, verificarea greutății și siguranța stocării. Un aspect esențial al acestor echipamente este nivelul de precizie: unele modele pot măsura cu o rezoluție sub un gram, ceea ce este vital în industria alimentară și farmaceutică, unde chiar și diferențe minime pot afecta calitatea produsului sau conformitatea reglementară.

xTrack WMS se conectează direct la aceste cântare, preluând automat datele și centralizându-le în sistem. Astfel, se elimină manipularea manuală și erorile umane, iar fiecare recepție sau expediere este documentată cu acuratețe. Integrarea contribuie la conformitatea reglementară și la verificarea calității produselor, fie că vorbim de paleți, containere sau unități individuale. În plus, prin transmiterea în timp real a greutăților către sistem, operațiunile devin mai rapide și mai sigure, iar costurile de transport sunt optimizate.

Monitorizarea temperaturii prin senzori integrați cu xTrack WMS

Pentru depozitele alimentare, menținerea condițiilor optime de păstrare este vitală. xTrack WMS se conectează la senzori de temperatură, inclusiv echipamente Zebra, pentru a transmite date în timp real și a genera alerte automate atunci când apar abateri. Acest ecosistem inteligent permite detectarea rapidă a defecțiunilor și prevenirea pierderilor de inventar, dar și documentarea conformității pentru audituri și reglementări internaționale.

Prin integrarea senzorilor de temperatură Zebra, care sunt proiectați pentru monitorizare precisă și conectivitate wireless, sistemul oferă vizibilitate completă asupra zonelor ambientale, refrigerate sau de congelare. Datele colectate sunt centralizate în xTrack WMS și pot fi accesate instantaneu, ceea ce reduce reclamațiile clienților și oferă siguranță în lanțul logistic. Rezultatul este un control continuu, scalabil și fiabil, care sprijină depozitele în respectarea standardelor stricte de siguranță alimentară și optimizarea costurilor operaționale.

Managementul lăzilor de plastic prin RFID integrat în xTrack WMS

RFID-ul aplicat pe lăzi și containere returnabile rezolvă una dintre cele mai costisitoare probleme: pierderea ambalajelor. Etichetele RFID rezistă la uzură și pot fi citite simultan, chiar și prin materiale precum plastic sau metal.

xTrack WMS folosește RFID pentru a monitoriza intrările și ieșirile din depozit. Porțile RFID instalate pe culoare transmit automat informațiile către sistemul nostru WMS și ERP, eliminând necesitatea verificărilor manuale. Astfel, fiecare mișcare a unui palet sau container este documentată, iar managerii au vizibilitate în timp real asupra stocurilor de ambalaje. Această integrare contribuie la trasabilitate 100%, reducerea timpului de inventariere cu până la 50% și creșterea productivității operatorilor.

Prin implementarea RFID în xTrack WMS, pierderile economice cauzate de ambalaje nereturnate se reduc cu până la 99%, iar productivitatea în controlul fluxurilor crește cu 80%. În multe cazuri, investiția se amortizează în mai puțin de un an. În plus, trasabilitatea completă și acuratețea stocurilor (99,8%) oferă siguranță în lanțul logistic.

Soluția noastră, xTrack WMS, este pregătită pentru viitor. Aceasta se aliniază la cele mai noi tendințe tehnologice din industrie: integrarea cu soluții de inteligență artificială și machine learning pentru previziuni mai precise, utilizarea blockchain-ului pentru trasabilitate și adoptarea automatizării robotice pentru eficiență sporită în operațiunile de picking și ambalare.     

Clienții noștri beneficiază de o platformă „future-ready”, capabilă să evolueze odată cu cerințele pieței.

Agilitate, siguranță și eficiență – toate sunt posibile prin digitalizarea depozitului tău alimentar.

Echipa Axes Software te poate ghida în acest proces. Contactează-ne!