Gestiunea stocurilor: Cum să ai control asupra afacerii

Excelența în managementul aprovizionării cere o administrare impecabilă a stocurilor. Pentru a oferi servicii de logistică actuale și de top, este important să se atingă o armonie perfectă între gama de produse și optimizarea inventarului.

Ce este gestiunea stocurilor?

Gestiunea stocurilor reprezintă procesul de determinare, monitorizare și evaluare a cantităților necesare de materii prime, materiale sau produse finite, ajustate constant la cerințele de producție sau la nevoile clienților.

Acest proces complex include optimizarea spațiilor de depozitare, reducerea cheltuielilor asociate cu stocarea, precum și organizarea păstrării, sortării, redistribuirii și utilizării eficiente a produselor.

Cum se realizeaza gestiunea stocurilor?

Operațiunile de gestiune a stocurilor pot fi înregistrate în contabilitatea firmei prin două metode principale: inventarul permanent sau inventarul intermitent.

Inventar permanent

Metoda inventarului permanent presupune înregistrarea continuă a tuturor mișcărilor de stoc (intrări și ieșiri), oferind astfel o imagine actualizată în orice moment, atât cantitativ, cât și valoric. Această abordare este, de altfel, cea mai răspândită și utilizată metodă de gestionare a inventarului.

Deși necesită un efort considerabil, cu procese logistice și contabile aferente fiecărei intrări și ieșiri, metoda inventarului permanent oferă avantaje majore. Verificarea sa constantă diminuează erorile, reduce riscul de furturi sau fraude și permite o urmărire simplă a deprecierilor și minusurilor. Astfel, companiile obțin un control ferm asupra stocurilor și dispun de o evidență mult mai transparentă și actualizată în timp real.

Mai mult decât atât, digitalizarea managementului depozitelor și al stocurilor a eliminat principalul impediment al acestei metode. Astăzi, soluțiile software simplifică și facilitează considerabil activitatea personalului responsabil cu inventarul și aprovizionarea. Prin introducerea datelor cu ajutorul terminalelor portabile în aplicații dedicate urmăririi stocurilor (precum cele de tip WMS) și procesarea lor automată, volumul de muncă asociat înregistrării intrărilor și ieșirilor este redus semnificativ, iar erorile de calcul sunt eliminate. Motive pentru care inventarierea permanentă este acum o metodă extrem de populară.

Inventar intermitent

Inventarul intermitent se bazează pe contabilizarea ieșirilor de produse strict la sfârșitul unei perioade (lună, trimestru, an), când are loc o verificare a stocurilor. Aceasta înseamnă că statusul exact al stocului unui produs este disponibil doar la finalul ciclului.

Deși este simplu de aplicat și necesită un efort minim, inventarierea intermitentă este o metodă mai puțin răspândită și rar folosită. Motivul? Nu permite un control continuu al gestiunii, ori de câte ori apar modificări. Lipsa unei monitorizări constante a stocurilor crește riscul de furturi, fraude și erori, iar urmărirea deprecierilor sau a lipsurilor devine ineficientă.

De aceea, numeroase companii percep aceste neajunsuri ca fiind prea mari. Mai mult, dezvoltarea soluțiilor software avansate, ce reduc dramatic efortul în gestionarea stocurilor curente, a înclinat decisiv balanța în favoarea inventarului permanent.

Care sunt elementele componente ale gestiunii stocurilor?

Stocurile cuprind mai multe elemente, dintre care cele mai importante sunt grupate în trei categorii principale:

• materii prime;
• materiale și semifabricate;
• produse finite, realizate de firma respectivă pentru vânzare sau cumpărate cu scopul de a fi revândute.

Toate departamentele unei firme interacționează cu gestiunea stocurilor, de la producție și desfacere, până la logistică. De aceea, această gestionare are o importanță strategică pentru organizarea eficientă a întregii activități a companiei.

Care este rolul gestiunii stocurilor?

Acest demers complex vizează în primul rând optimizarea serviciilor logistice, cu scopul de a atinge obiective clare de performanță: scurtarea ciclului de livrare, creșterea numărului și volumului comenzilor gestionate și eficientizarea costurilor de depozitare și transport.

Așadar, gestiunea stocurilor reprezintă un instrument important în controlul afacerii, prin echilibrarea cererii cu oferta de produse, reducerea costurilor operaționale și protejarea firmei în cazul unor fluctuații imprevizibile pe piață, decalaje sezoniere, criză economică ș.a.

Ce este un program de gestiune stocuri și cum te poate ajuta Axes Software

Dinamica și complexitatea mediului economic actual impun adoptarea unor soluții software dedicate managementului depozitelor și inventarului, cum este, de exemplu, WMS (Warehouse Management System), în planificarea și execuția producției, precum MES (Manufacturing Execution System) sau evidența ambalajelor returnabile prin PMS (Packaging Management System).

xTrack WMS de la Axes Software pentru gestionarea automatizată a depozitelor

Aplicația dezvoltată de Axes Software pune la dispoziția clienților module și funcționalități speciale care determină reducerea timpilor necesari pentru procesarea comenzilor și permite livrarea unui număr dublu de comenzi în condițiile utilizării acelorași resurse materiale (echipamente utilizate, rafturi, spații de depozitare etc.) și umane (personalul angajat).

Axes Software se concentrează permanent și pe utilizarea noilor tehnologii pentru a mări performanța soluțiilor pe care le pune la dispoziția clienților, realizând integrarea aplicației xTrack WMS în cloud, pe lângă cea a aplicației xTrack TMS. Pe lângă o inventariere mult mai rapidă în depozite, se asigură astfel și reducerea costurilor de exploatare prin eliminarea costurilor de întreținere și mentenanță a serverelor fizice care devin redundante, creșterea stabilității și a scalabilității.

xTrack MES de la Axes Software pentru automatizarea proceselor logistice de producție

Două dintre avantajele cheie ale unei soluții MES sunt sincronizarea inventarului și controlul automat al mișcărilor de materiale pe linia de producție. Prin această aplicație software, se realizează planificarea producției, automatizarea activităților, urmărirea execuției comenzilor și, implicit, se asigură trasabilitatea completă a produselor.

Prin implementarea aplicației xTrack MES de automatizare a operațiunilor tehnologice, datele necesare sunt colectate simplu și rapid prin scanarea codurilor materialelor utilizate pe liniile de producție,  realizându-se astfel conexiunile dintre “de unde, “unde”, “când”, “ce”, “cine” și “cui”, adică: locația de proveniență și cea de depozitare, momentele de înregistrare a materiilor prime și a rezultatelor prelucrării după fiecare operațiune tehnologică, tipurile de materii prime introduse și produse finite realizate pe fiecare linie de producție, persoanele responsabile cu producția și clienții către care sunt livrate produsele respective.

xTrack PMS de la Axes Software pentru gestiunea stocurilor de ambalaje returnabile

xTrack PMS este un software de gestiune a stocurilor conceput pentru ambalajele returnabile. Este utilizat de companii precum furnizori 3PL și producători – practic, de oricine gestionează propriile containere reutilizabile sau pe cele ale partenerilor – pentru a garanta condiții ideale de transport pentru livrări și retururi.

Tipurile de ambalaje returnabile utilizate variază în funcție de produsele care urmează să fie transportate către depozitele firmelor de distribuție sau direct către clienți (supermarketuri etc.): paleți, navete, lădițe, containere pentru medicamente etc.

Dată fiind importanța acestora, urmărirea – chiar și în timp real, cu ajutorul suplimentar al aplicației xTrack POD) – a circuitului ambalajelor returnabile de către companiile care le manipulează trebuie să fie eficientă, pentru a se reduce volumul pierderilor evitabile determinate de uitarea lor la clienți sau furturi. Evidența ieșirilor și a retururilor de ambalaje fizice și înregistrarea în sistemul xTrack PMS a voucherelor care indică locația celor lăsate temporar la clienți conduce astfel la reducerea semnificativă a costurilor de înlocuire.

Înregistrarea imediată în aplicație a tuturor activităților legate de ambalajele returnabile și procesarea automată a datelor introduse oferă utilizatorilor o imagine clară a stocurilor de ambalaje disponibile în orice moment. În plus, le pune rapid la dispoziție soluții de rezolvare a situațiilor în care stocurile disponibile nu acoperă necesarul de ambalaje (transfer de ambalaje între depozite, schimb de proprietate, compensare etc.) astfel încât activitățile zilnice să se desfășoare fără întreruperi neprevăzute, nedorite și costisitoare.

Prin gestiunea automată a stocurilor, fie că e vorba de stocuri de materii prime, materiale, produse finite, fie de ambalaje returnabile, ai control în fiecare moment asupra afacerii tale și beneficiezi de creșterea vânzărilor și a profitului, de transparență în derularea proceselor de producție, depozitare și livrare a mărfurilor, de eficientizare a timpilor de livrare și eliminare a erorilor umane în operarea sistemelor de înregistrare și control. Toate soluțiile Axes Software (inclusiv xTrack TMS și xTrack POD) asigură un grad înalt de automatizare a fluxurilor de mărfuri și servicii în companii din diferite domenii: producție, depozitare, servicii 3PL, transport și curierat, distribuție, retail, e-commerce etc.

Soluțiile software pentru gestiunea depozitelor și administrarea fluxurilor logistice (producție, distribuție, transport, livrare) sunt create special pentru a răspunde cerințelor individuale ale fiecărui client. Acestea sunt proiectate pentru o integrare simplă cu aplicațiile existente în sistemele informatice ale clienților. Prin interconectarea acestor programe, se obține o gestionare unitară a multiplelor procese și activități specifice lanțului logistic, asigurând o acuratețe superioară a datelor.

Rezultatele finale se traduc prin: eficiență sporită, precizie remarcabilă și economii semnificative de timp, efort și resurse financiare.

***

Vrei să afli mai multe informații despre soluțiile noastre destinate gestionării lanțului de aprovizionare? Scrie-ne câteva rânduri în acest sens, completând formularul de mai jos, iar noi te vom contacta în cel mai scurt timp posibil!