5 probleme în gestionarea depozitelor și soluțiile lor

Gestionarea unui depozit presupune o serie complexă de operațiuni conectate, menite să asigure buna funcționare a lanțului de aprovizionare. Fiecare etapă, de la primirea mărfurilor până la expedierea lor, este foarte importantă. Chiar dacă multe operațiuni sunt acum automatizate și par lipsite de erori, realitatea ne arată că greșelile pot apărea oricând. 

Problemele din depozit pot afecta viteza și eficiența unei anumite operațiuni sau a întregului lanț de procese. Adesea, aceste erori sunt identificate abia după ce procesul a început sau chiar s-a încheiat, moment în care este adesea prea târziu pentru a preveni pagubele. Însă, cu o înțelegere prealabilă a potențialelor provocări, le poți anticipa și le poți opri înainte să apară.

În acest articol, vom explora 5 dintre cele mai comune probleme cu care se confruntă companiile în gestionarea depozitelor și cum pot fi ele depășite.

1. Expirabilitatea: O cursă contra timpului

Una dintre marile provocări în depozite este gestionarea produselor cu termen de valabilitate scurt, precum alimentele, medicamentele sau cosmeticele. Neatenția la data de expirare poate duce la pierderi financiare semnificative din cauza deteriorării sau irosirii produselor. Când stocurile nu sunt bine gestionate, produsele ajung la raft sau sunt livrate clienților cu un termen de valabilitate foarte scurt sau deja expirat. Această situație afectează reputația companiei și generează nemulțumiri.

Soluția: Implementarea unui sistem de management al depozitului (WMS) cu funcționalități de urmărire a datelor de expirare.

Acesta ar trebui să permită înregistrarea precisă a datelor de expirare la recepția mărfurilor și să genereze alerte automate pe măsură ce produsele se apropie de termenul limită. 

Prin adoptarea metodelor „First-In, First-Out” (FIFO) sau „First-Expired, First-Out” (FEFO) în operațiunile de picking, operatorii se asigură că produsele care urmează să expire curând sunt cele care pleacă primele din depozit. Utilizarea codurilor de bare sau a etichetelor RFID poate facilita o monitorizare în timp real și o identificare rapidă a produselor perisabile.

2. Localizarea mărfurilor: Găsim rapid ce căutăm?

Una dintre cele mai frustrante și costisitoare probleme într-un depozit este incapacitatea de a localiza rapid marfa. Cum se transpune acest aspect în situații concrete?

🔵 Te aștepți să găsești un produs într-un anumit loc, dar îți dai seama că este plasat, de fapt, în altă parte.

🔵 Pierzi timp căutând manual, lucru care îți impactează productivitatea.

🔵 Apar erori la pregătirea comenzilor, erori care se traduc în livrarea de produse greșite sau în întârzieri mari în onorarea comenzilor.

🔵 Îți este greu să găsești loc pentru mărfurile care tocmai au sosit.

Aceste situații indică o lipsă a unor înregistrări precise ale inventarului, fiind adesea rezultatul metodelor manuale sau a sistemelor software învechite.

Soluția: Un sistem WMS modern, integrat cu tehnologii de scanare (coduri de bare, RFID).

Cu ajutorul acestui sistem, fiecare articol din depozit poate fi localizat cu precizie, de la primirea lui până la expediere. Fiecare produs este înregistrat în sistem cu locația sa precisă, iar angajații au acces rapid la aceste date folosind scannere portabile. Optimizarea spațiului de depozitare, prin alocarea flexibilă a locurilor și utilizarea hărților digitale, ajută și ea la o găsire mai eficientă a mărfurilor.

3. Eficiența în livrare: Viteza contează

Astăzi, așteptările clienților privind livrarea rapidă sunt mai mari ca oricând. O expediere întârziată, un produs greșit livrat sau un colet deteriorat afectează nu doar relația cu clienții, ci și imaginea afacerii tale. Pentru a evita aceste probleme, este important să implementezi procese și sisteme care să reducă întârzierile cauzate de timpii lungi de picking, erorile de ambalare, rutele de livrare neoptimizate sau capacitatea insuficientă de transport.

O soluție WMS avansată poate optimiza întregul proces de livrare. Iată cum:

🔷 Optimizarea rutelor de picking: Sistemul poate calcula cele mai eficiente rute pentru angajați în depozit, reducând timpul necesar pentru colectarea comenzilor.

🔷 Managementul comenzilor: Integrarea cu sistemele de e-commerce asigură procesarea rapidă a comenzilor și alocarea automată a stocurilor.

🔷 Optimizarea încărcării vehiculelor: Planificarea eficientă a încărcăturilor pentru a maximiza spațiul disponibil și a minimiza numărul de transporturi.

🔷 Integrarea cu serviciile de curierat: Generarea automată a etichetelor de transport și a documentelor necesare, eficientizând procesul de expediere.

4. Inventarul: Precizie versus Haos

O gestionare deficitară a inventarului rămâne una dintre cele mai mari provocări în managementul depozitelor. Aceasta include o serie de probleme, cum ar fi: stocuri prea mari (ce generează costuri inutile și risc de deteriorare), stocuri prea mici (care duc la lipsa produselor și pierderi de vânzări), neconcordanțe între stocul fizic și cel din sistem sau deteriorarea mărfurilor din cauza manipulării necorespunzătoare.

Aceste probleme sunt larg răspândite. Potrivit unui studiu realizat de Wasp Barcode Technologies, 43% dintre afacerile mici nu își urmăresc inventarul sau folosesc metode manuale. De asemenea, un sondaj Peoplevox a arătat că 34% dintre companii au avut livrări întârziate din cauza lipsei produselor în stoc. Aceste cifre subliniază cât de des apar erorile atunci când procesele de verificare a inventarului sunt făcute manual, lăsând mult loc pentru greșeli umane, sau când se folosesc programe software depășite.

Soluția? Un sistem WMS agil, cu un management al inventarului în timp real.

Acesta oferă:

🟦 Vizibilitate completă: O imagine în timp real a stocurilor disponibile, a locației fiecărui produs și a mișcărilor acestora.

🟦 Automatizarea proceselor: Scanarea codurilor de bare la fiecare operațiune (recepție, picking, expediere) elimină erorile umane și asigură acuratețea datelor.

🟦 Inventarul ciclic: Realizarea de inventare periodice și controlate, fără a bloca operațiunile zilnice, pentru a identifica și corecta rapid discrepanțele.

🟦 Raportare avansată: Generarea de rapoarte detaliate despre nivelul stocurilor, rotația produselor și performanța inventarului, lucru care ajută la luarea unor decizii informate.

5. Monitorizarea resursei umane: Eficiență și Performanță

Chiar și cu cele mai avansate sisteme, oamenii sunt cei mai importanți. Munca lor, creativitatea și efortul zilnic rămân indispensabile. 

Câteva aspecte care pot impacta productivitatea angajaților:

👉 Lipsa de vizibilitate asupra performanței individuale a fiecărui angajat.

👉 Dificultatea de a identifica exact unde este nevoie de instruire suplimentară pentru angajați.

👉 Gestionarea ineficientă a sarcinilor și alocarea resurselor.

👉 O rată mare de erori umane, cauzată de lipsa unor procese standardizate.

👉 Dificultăți în motivarea și menținerea personalului.

Un WMS modern oferă instrumente pentru monitorizarea și optimizarea performanței angajaților:

📝 Urmărirea activităților: Sistemul poate înregistra timpul alocat fiecărei sarcini (picking, ambalare, etc.) și performanța individuală a angajaților.

📝 Alocarea inteligentă a sarcinilor: Atribuirea automată a sarcinilor pe baza disponibilității, competențelor și proximității angajaților.

📝 Raportare personalizată: Generarea de rapoarte privind productivitatea angajaților, rata de erori și alte KPI-uri relevante.

📝 Standardizarea proceselor: Un WMS impune fluxuri de lucru standardizate. Se reduce astfel riscul de erori umane și se facilitează trainingul noilor angajați.

📝 Gamificare și stimulente: Unele sisteme oferă funcționalități de gamificare pentru a crește motivația și a recompensa performanța.

Concluzie

Depozitele sunt ecosisteme complexe, iar problemele de organizare și operare pot deveni obstacole majore în calea eficienței și productivității. Cu toate acestea, adoptarea tehnologiilor potrivite și implementarea unui sistem de management al depozitului (WMS) de la Axes Software cu modulele menționate în cadrul articolului îți pot transforma afacerea.

Investiția într-o soluție software modernă nu este o cheltuială, ci o strategie inteligentă pentru a asigura sustenabilitatea și longevitatea afacerii tale într-o piață din ce în ce mai competitivă.

Dacă ai o afacere mică sau mijlocie, implementarea unei soluții precum xTrack WMS Starter îți poate oferi un avantaj competitiv. Cu ajutorul acestei aplicații, vei gestiona stocurile mai inteligent, vei localiza produsele mult mai repede și vei îmbunătăți semnificativ procesul de livrare, totul la un preț accesibil.

Descoperă xTrack WMS, soluția avansată pentru compania ta!

Descoperă xTrack WMS Starter, soluția ideală pentru afacerile la început de drum!

Pentru oferte personalizate, contactează-ne aici.