Ce este un sistem WMS (Warehouse Management System)?

Gestionarea depozitelor devine mai eficientă atunci când ai la dispoziție instrumente moderne. Procesele de recepție, depozitare, picking și expediere cer tot mai multă atenție pentru viteză și acuratețe. Acest articol te ajută să înțelegi ce este un sistem WMS, cum funcționează și ce beneficii aduce afacerilor care doresc un control mai bun asupra operațiunilor logistice. Vom explora concret cum se aplică aceste soluții și ce rezultate au obținut companiile care le-au adoptat.

Definiția sistemului WMS și scopul său pentru depozite

Un WMS (Warehouse Management System) reprezintă un software dedicat gestionării fluxurilor din depozit. Cu ajutorul unui astfel de program, poți monitoriza, planifica și controla activitățile de la intrarea mărfurilor până la livrarea produselor către clienți. Acesta oferă vizibilitate în timp real asupra stocurilor și reduce intervențiile manuale, permițând echipei să evite greșelile frecvente în gestionarea inventarului.

Un sistem WMS facilitează integrarea operațiunilor online și offline. Poți coordona cu ușurință stocurile disponibile în magazinul fizic și cele din comerțul online, indiferent de complexitatea structurii logistice. Un distribuitor cu două centre logistice, de exemplu, poate urmări rapid ce produse are pe stoc și unde. Poți conecta soluția WMS cu sisteme ERP (Enterprise Resource Planning), TMS (Transport Management System) sau MES (Manufacturing Execution System) pentru o imagine completă a activității.

Procese și operațiuni acoperite de un software WMS

Un sistem WMS te ajută să automatizezi și să monitorizezi toate etapele esențiale din depozit. Elimină gestionarea manuală în Excel și reduce riscul de pierderi sau erori.

1. Recepția mărfurilor

• Operatorii identifică produsele încă din momentul sosirii.
• Folosesc scanere cu coduri de bare sau RFID (identificare prin radiofrecvență), ceea ce asigură corectitudinea stocului.
• Sistemul actualizează datele instant și le sincronizează cu ERP-ul, astfel încât vezi exact ce marfă a intrat.

2. Depozitare (Put Away)

• Programul recomandă cele mai bune locații pentru fiecare produs.
• Ghidarea digitală ajută operatorii să plaseze eficient marfa, reducând timpul pierdut pentru căutări.
• Harta digitală facilitează localizarea rapidă a fiecărei unități de stoc.

3. Replenishment

• Monitorizezi constant nivelul stocurilor din zonele de picking.
• Sistemul WMS dă semnal operatorilor sau lansează automată reaprovizionarea, evitând rupturile de stoc.

4. Picking

• WMS-ul optimizează traseele operatorilor pentru a salva timp și resurse.
• Poți configura tipul de picking potrivit activității: batch picking (culegerea simultană pentru mai multe comenzi), wave picking (organizarea pe valuri de lucru), sau picking pe baza personalului.
• Tehnologii precum pick by light (lumină ghidată) sau pick by voice (comenzi vocale) accelerează procesul.

5. Ambalare și etichetare

• Sistemul generează rapid documente de livrare și etichete ce respectă standardele industriei (de exemplu, GS1).
• O dublă verificare la ambalare previne expedierea comenzii greșite.

6. Expediere

• WMS-ul organizează comenzile în funcție de regulile setate și optimizează ordinea de încărcare.
• Poți conecta ușor cu TMS-ul pentru o planificare mai bună a transportului.

7. Inventariere

• Programul WMS permite inventarierea periodică sau continuă prin dispozitive mobile.
• Toate datele din WMS se sincronizează automat cu ERP-ul folosit de companie.

8. Alte operațiuni

• Sistemul gestionează cross-docking-ul (redirecționarea imediată a mărfii către livrare).
• Administrează retururile și asigură reaprovizionarea automată pentru soluționarea rapidă a situațiilor neprevăzute.

Tehnologii integrate și opționale pentru WMS

Un software WMS modern folosește mai multe tehnologii pentru a automatiza și controla procesele logistice, oferind adaptabilitate fiecărui tip de depozit.

• Terminale mobile și scanere: Operatorii înregistrează mișcările mărfurilor cu ajutorul scanerelor, asigurând trasabilitatea produselor și actualizarea rapidă a datelor.
• RFID: Permite identificarea produselor fără scanare manuală. Aceasta reduce semnificativ timpul petrecut la inventariere și minimizează erorile.
• Pick by light și pick by voice: Aceste soluții cresc ritmul de lucru și îmbunătățesc acuratețea culegerii comenzilor.
• Integrare cu ERP, TMS și MES: Prin conectarea cu alte sisteme de business, informațiile circulă automat între departamente, fără să fie nevoie de introducerea multiplă a datelor.
• Cloud și On-premises: Poți alege între o soluție găzduită în cloud, care se adaptează ușor la schimbările de volum, sau o instalare locală, potrivită pentru firmele care preferă controlul direct al datelor.

Beneficiile implementării unui sistem WMS

Firmele care folosesc un software WMS observă rapid următoarele beneficii:

• Optimizarea spațiului și a resurselor – Plasezi marfa acolo unde este nevoie, folosind spațiul la maximum și reducând mișcările inutile.
• Rapiditate și acuratețe – Execuția comenzilor se desfășoară mai repede, ceea ce duce la un număr mai mic de retururi și la creșterea satisfacției clienților.
• Actualizarea automată a stocurilor – Ai tot timpul datele exacte despre ce mărfuri ai pe stoc, fără diferențe între evidența scriptică și cea reală.
• Reducerea costurilor operaționale – Automatizarea înseamnă mai puțină muncă manuală și o utilizare mai bună a resurselor umane.
• Adaptare la orice tip de afacere – Retaileri, producători, firme de e-commerce și furnizori 3PL ajustează ușor parametrii WMS la nevoile specifice.
• Scalabilitate – Sistemul se adaptează la vârfurile de activitate și se extinde odată cu dezvoltarea businessului.

xTrack WMS de la Axes Software – Soluția adaptată afacerilor din România

Axes Software dezvoltă și furnizează, încă din 2005, aplicații dedicate lanțului logistic sub marca xTrack, ce asigură gestionarea completă a operațiunilor din depozit, cu accent pe cerințele pieței locale.

Ce include xTrack WMS?

• Managementul fluxurilor de recepție, stocare, picking, expediere și retururi.
• Module speciale, cum ar fi CTC (Controlul Tehnic de Calitate), utile pentru companiile care solicită trasabilitate și verificare suplimentară a produselor.
• Integrare rapidă cu orice aplicație ERP, TMS sau cu terminale mobile, precum și conectare cu soluții „pick by light” ori „pick by voice”.
• Tehnologie RFID, potrivită distribuției cu volum mare sau activităților de fulfillment.
• Implementare flexibilă, adaptată atât pentru depozitele mari, cât și pentru cele aflate la început de drum.

Pentru firme la start sau cu buget restrâns, xTrack WMS Starter reprezintă o alternativă eficientă și rapid de implementat.

Cum testezi și implementezi un WMS modern?

Dacă vrei să evaluezi impactul unui WMS pentru depozitul tău, poți solicita o prezentare sau un demo adaptat sectorului tău de activitate. Specialiștii de la Axes Software îți răspund prompt și te pot ajuta să identifici modul optim de integrare cu sistemele ERP sau cu echipamentele tale existente.

Implementarea unui program WMS reprezintă un pas clar spre digitalizarea și automatizarea depozitului, iar avantajele se resimt imediat în organizare, costuri și viteza de livrare. Fie că te afli la început sau ai deja operațiuni complexe, adoptă tehnologia responsabil, cu atenție la securitate și la integrarea cu procesele de business.