Ce este un sistem POD (Proof of Delivery) pentru urmărirea livrărilor?

Axes Software a dezvoltat propria aplicație tip POD pentru urmărirea livrărilor, denumită xTrack POD, cu ajutorul cofinanțării din Fondul Social European prin Programul Operațional Competitivitate 2014-2020, în cadrul proiectului propus de Axes Software: “Platforma inovatoare de gestionare prin inteligență artificială a proceselor de lucru în fabrici și depozite”.

Ce înseamnă POD?

POD (Proof of Delivery) este o aplicație „magică” pentru companiile care doresc să urmărească toate livrările în curs sau să acceseze datele aferente celor deja efectuate.

Utilizatorii sunt definiți în două categorii, din perspectiva rolului pe care îl joacă în gestionarea comenzilor de transport: administratori și șoferi, iar nivelul de acces diferă  de la o categorie la alta.

Administratorii au acces la lista completă a comenzilor de transport ca să poată urmări în timp real executarea livrărilor. Șoferii, în calitate de executanți, au acces doar la informațiile și task-urile care le sunt necesare pentru îndeplinirea livrărilor care le sunt alocate.

Cu alte cuvinte, utilizând aplicația, șoferii știu exact ce au de făcut și pot confirma pe loc sarcinile îndeplinite, iar managerii pot urmări coletele sau mărfurile transportate  în timp real, pentru a vedea cum decurg operațiunile pe traseu și la destinație.

O aplicație de tip POD permite administrarea facilă a sarcinilor, cu ajutorul unui sistem de task-uri și opțiuni. Comenzile de transport le sunt alocate șoferilor în funcție de prioritate, iar executarea fiecărei comenzi poate fi monitorizată pas cu pas prin AWB tracking și eficientizată printr-un sistem performant de urmărire a livrărilor.

O comandă de transport cuprinde una sau mai multe livrări, fiecare fiind înregistrată drept proces separat. La executarea fiecărei livrări, toate informațiile sunt salvate într-o bază de date la care aplicația este conectată în permanență.

Integrarea sistemelor POD cu alte aplicații

Integrarea aplicației POD cu un sistem TMS (Transport Management System) este foarte importantă, deoarece asigură o gestionare completă și optimizarea tuturor activităților legate de livrare, de la încărcarea mărfurilor în camioane până la predarea acestora la destinație.

Pentru a facilita procesul de livrare, aplicațiile de tip POD pot fi integrate și cu aplicații precum Waze, Google Maps sau altele similare.

xTrack POD, aplicația pe care Axes Software a dezvoltat-o intern, are flexibilitate sporită și poate fi integrată nu numai cu sisteme TMS, ci și cu aplicații de tip WMS sau ERP.

Cu xTrack TMS – Algoritmul de optimizare într-o rețea de depozite se realizează planificarea adecvată a rutelor și vehiculelor și reducerea consumului de carburanți, a costurilor de transport și a timpului de lucru al șoferilor.

Structura și interfața xTrack POD sunt intuitive și prietenoase pentru utilizatori, astfel încât aplicația să poată fi folosită fără un training special.

Task-urile (sarcinile) pe care le are de îndeplinit șoferul în timpul unui transport, de la accesarea detaliilor cursei alocate până la finalizarea comenzii de transport, sunt gândite pe etape. Sunt incluse opțiuni predefinite și filtre de căutare a informațiilor, în așa fel încât utilizatorii să acceseze ușor datele din aplicație.

Ferestrele deschise succesiv de aplicație urmăresc task-urile și ”cartografiază” astfel fiecare cursă, din momentul plecării de la depozit până la destinație (pauze, opriri, predarea mărfurilor). Selectarea unei opțiuni sau confirmarea îndeplinirii unui task îl duce pe utilizator automat într-o nouă etapă a procesului de livrare.

Asta nu înseamnă însă că sistemul este rigid și unidirecțional. Este posibilă revenirea la o fereastră anterioară pentru reluarea etapelor de livrare; variabilele, cum ar fi anularea unei comenzi de către un client, sunt luate automat în considerare.

Ce activități din timpul livrării sunt acoperite de sistemele POD?

Din perspectiva utilizatorului-șofer, task-urile și opțiunile din ferestrele aplicației urmăresc toate etapele unei curse. Optimizarea distribuției și eficientizarea costurilor cu xTrack TMS contribuie în mod decisiv la acoperirea întregii game de activități cuprinse în sistemele POD.

Vizualizare detalii legate de cursă

Șoferul poate vizualiza toate datele cursei care i-a fost alocată: clienții cărora care trebuie să le livreze mărfurile pe traseu, locațiile, fotografiile realizate anterior la locațiile-destinație etc.

Adăugarea unor imagini de pe teren

Șoferii pot face fotografii de identificare a locațiilor de livrare, care sunt încărcate în baza de date și devin accesibile tuturor celor care vor efectua curse la acele adrese. Pot fi fotografiate inclusiv documente și salvate pe loc sau încărcate ulterior, din dispozitivul mobil al șoferului.

Adăugarea unui link către Google Maps

Link-ul către Google Maps (sau Waze sau o alta aplicație similară) atașat unei livrări îi permite șoferului să vizualizeze în aplicația xTrack POD traseul către destinație.

Marcarea pauzelor de pe traseu

În aplicație există un buton special pe care șoferul îl apasă atunci când intră în pauză. Când confirmă încheierea acesteia, el este redirecționat către sarcina următoare din aplicație pentru reluarea procesului.

Anularea unei comenzi de livrare

Șoferul are o opțiune specifică de anulare a unei livrări, în cazul în care apare o problemă (de pildă, un client anulează comanda).

Confirmarea ajungerii la destinație

Șoferul confirmă cu ușurință că a ajuns la unul dintre clienții de pe traseu, iar aplicația îi oferă automat posibilitatea să selecteze una dintre opțiunile specifice pentru predarea mărfurilor.

Introducere de date pe teren

Șoferii au posibilitatea să introducă sau să modifice date privind marfa predată (cantitate/număr) sau sumele de încasat.

Confirmarea încasării

Șoferul îndeplinește task-uri legate de predarea efectivă a mărfurilor:

• predarea bunurilor,
• preluarea mărfii returnate sau a ambalajelor returnabile,
• încasarea sumei ramburs.

Confirmarea executării livrării

La încheierea ciclului de activități asociate unei livrări, șoferul confirmă finalizarea ei. Dacă respectiva comandă de transport cuprinde și alte livrări în alte locații, procesul este reluat pentru fiecare livrare în parte.

Confirmarea finalizării executării comenzii de transport

După finalizarea tuturor livrărilor dintr-o comandă de transport, șoferul confirmă finalizarea transportului. Comanda respectivă este marcată ca fiind executată atât în aplicația de tip TMS, cât și în aplicația xTrack POD.

Ce avantaje și beneficii oferă POD pentru optimizarea și urmărirea livrărilor?

Dacă activitatea companiei tale presupune livrarea produselor către clienți, atunci o aplicație xTrack POD îți va fi de mare ajutor.

Pe de o parte, simplifică mult munca șoferilor (executanții) și îi ajută să-și finalizeze la timp cursele alocate. Pe de altă parte, urmărirea livrărilor, monitorizarea modului de desfășurare a transporturilor, poate fi  făcută, în timp real de către responsabili (manageri).

Așadar, beneficiile sunt resimțite la nivelul întregii companii:

• Economie de timp și efort. Importul automat al datelor necesare din aplicații externe elimină introducerea manuală a datelor și erorile care apar în timpul acestui proces;
• Simplificarea fluxului de lucru. Șoferii urmează pașii prestabiliți prin task-uri clare și au posibilitatea să actualizeze datele din sistem în funcție de situația de pe teren;
• Monitorizare în timp real. Managerii pot urmări executarea comenzilor de transport chiar în timp ce acestea se desfășoară;
• Acces la baza de date. Managerii pot accesa oricând informațiile referitoare la fiecare comandă de transport executată pentru că ele sunt salvate automat în aplicație;
• Trasabilitatea mărfurilor. Datele despre mărfurile livrate sunt complete: ce, unde, când, cât și cum a fost transportat.

Importanța sistemului POD pentru afaceri

Datorită globalizării și digitalizării activităților economice, importanța sistemului POD pentru afaceri este tot mai mare. Prin implementarea unor sisteme software de tip electronic proof of delivery se poate realiza urmărirea coletelor la nivel national și  internațional, prin integrarea diferitelor forme de monitorizare și control pentru transport și distribuție de mărfuri, specifice fiecărei țări.

La nivelul Uniunii Europene, digitalizarea în logistică și protecția mediului reprezintă priorități ale politicii comune în domeniul transporturilor. Companiile din domeniu participă activ la planurile de acțiune pentru logistica transportului de marfă, pentru implementarea sistemelor de transport inteligente în Europa și pentru mobilitatea urbană.

Sistemele POD contribuie la modernizarea activității logistice și astfel reprezintă un factor de accelerare în aplicarea strategiei europene privind transportul competitiv şi durabil.

La nivelul fiecărei companii de transport și logistică, aplicațiile tip POD sunt o sursă de creștere a eficienței în activitatea operațională și de reducere a costurilor.  Sistemele electronic proof of delivery au o importanță strategică în dezvoltarea firmelor, pentru că simplifică procesele curente, îmbunătățesc comunicarea și limitează riscurile financiare.

Cum te poate ajuta Axes Software?

xTrack POD de la Axes Software face parte dintr-un ecosistem de aplicații dedicate activităților incluse în Supply Chain. Ea poate fi cu ușurință integrată cu celelalte aplicații produse de către echipa noastră de programatori, xTrack WMS și xTrack TMS, dar și cu aplicații de tip ERP sau GPS.

Toate aplicațiile noastre sunt create cu gândul la utilizatori, așa că toate au interfață user-friendly. xTrack POD poate fi folosită imediat și de oamenii nou-veniți în echipă, fără să fie nevoie de vreo instruire complicată.

Pe scurt, punctele forte ale aplicației xTrack POD:

• interfață prietenoasă care nu necesită o instruire prealabilă;
• structură clară și eficientă bazată pe task-uri și opțiuni definite în funcție etapele procesului de livrare;
• instalare pe telefoane sau terminale mobile fără configurații hardware speciale;
• utilizabilă și în cazul activităților de preluare marfă de la furnizori;
• adaptare la dispozitivele (tablete și telefoane mobile) pe care este folosită;
• integrare cu diverse aplicații și hărți.

Vrei să te bucuri și tu de avantajele aplicației xTrack POD pentru optimizarea și urmărirea livrărilor? Completează orice formular de pe site-ul nostru și consultanții noștri îți vor răspunde în maxim 48 de ore.