Activitățile logistice din depozite: ce face fiecare și beneficiile digitalizării lor

Mulți manageri și specialiști din diferite domenii economice sunt interesați de cum se organizează un depozit pentru a eficientiza munca și a crește productivitatea. Iată cum automatizarea activităților logistice din depozite, cu ajutorul soluțiilor software de tip WMS, îți poate transforma operațiunile și ce beneficii concrete poți obține.

Activitățile de stocare și livrare dintr-un depozit variază considerabil. Acestea depind de factori precum dimensiunea depozitului, tipul și caracteristicile articolelor stocate, precum și de specificul proprietarului și al clienților. Vom explora, în linii mari, principalele activități desfășurate în depozite, chiar dacă nu toate sunt prezente în fiecare tip de unitate.

Recepția mărfurilor (Receiving)

Prima etapă constă în primirea mărfurilor de la furnizori (sau de la departamentul producție, dacă este vorba despre domeniul industrial). Activitatea de recepție (Receiving) se referă la alocarea camioanelor la rampe, planificarea și executarea operațiunilor de descărcare, urmată de verificarea cantitativă și calitativă a mărfurilor primite.

Recepția mărfurilor în depozit se face pe baza unei Note de Intrare-Recepție (NIR) și necesită pregătirea locurilor pentru depozitarea fiecărui lot nou de marfă. După întocmirea NIR-ului pentru fiecare încărcătură, produsele recepționate sunt mutate din zona de descărcare în depozit în locațiile stabilite pentru fiecare articol.

Cross Docking

Cross-docking-ul este o strategie logistică ce permite distribuția directă a mărfurilor. Practic, produsele primite de la furnizori nu mai sunt stocate în depozit, ci sunt direcționate imediat către clientul final sau către o altă verigă din lanțul de distribuție (cum ar fi un magazin de retail).

Această metodă este ideală atunci când există deja comenzi pentru produsele recepționate și nu este necesară o depozitare pe termen lung. Mărfurile sunt mutate rapid – fie într-o zonă specială, ușor accesibilă, fie direct în zona de încărcare, sau chiar transferate dintr-un camion care le aduce într-unul care le va livra. Scopul este livrarea imediată, în aceeași zi sau în cel mult câteva zile de la recepție.

Beneficiile sunt evidente: se evită blocarea inutilă a spațiului de stocare și se reduce semnificativ efortul forței de muncă, eliminând operațiunile de depozitare și preluare de la raft. Având în vedere că depozitarea implică operațiuni și costuri suplimentare, cross-docking-ul este o soluție perfect justificată atât din punct de vedere logistic, cât și economic, optimizând întregul flux de livrare.

Plasarea la raft (Putaway)

Dacă cross dockingul nu e necesar, următoarea activitate logistică, care poartă  denumirea specializată de putaway, este cea de mutare din zona de recepție și de plasare efectivă la raft a produselor.

Pentru o eficiență ridicată a proceselor de lucru ulterioare, plasarea la raft trebuie să se facă în baza regulii claselor de rotație. Așezarea celor mai vândute articole în zone și pe rafturi accesibile contribuie în mod direct la realizarea, într-un ritm mult mai alert, a activității următoare, pickingul.

De asemenea, în această etapă de putaway, și înregistrarea și menținerea unei evidențe corecte a locațiilor în care sunt plasate articolele prezintă o mare importanță, deoarece identificarea rapidă și corectă a articolelor în cursul procesului ulterior de picking conduce la reducerea drastică a retururilor.

Colectarea mărfurilor în vederea livrării (Picking)

Picking-ul, procesul de colectare a mărfurilor stocate pentru a îndeplini comenzile clienților, reprezintă cea mai complexă și intensivă activitate logistică dintr-un depozit. Această etapă crucială consumă cea mai mare parte a resurselor umane și materiale (utilaje), solicitând un efort fizic și logistic considerabil. Este, de fapt, faza inițială în pregătirea comenzilor pentru livrare.

Există o serie variată de metode de picking, dintre care managerii depozitelor le selectează pe cele care răspund cel mai bine cerințelor  impuse de profilul comenzilor primite frecvent.

Verificarea și gruparea pe comandă (Splitting)

Verificarea se referă la compararea listelor de picking cu produsele luate fizic de la raft (număr și articole) pentru a se identifica eventuale discrepanțe și a se corecta erorile apărute înainte de ambalare, iar splittingul este activitatea de grupare pe comandă a articolelor colectate de la raft.

Verificarea poate fi sau nu dublată de splitting, acest lucru depinzând de metoda de picking utilizată. De exemplu, în cazul metodei single order picking (picking comandă cu comandă), splittingul nu este necesar, fiindcă de la bun început comenzile se colectează separat. În cazul unei alte metode cum ar fi batch picking (colectare în serie), verificarea este însoțită de splitting, deoarece articolele de același fel din mai multe comenzi sunt colectate într-un singur cărucior și necesită separare pe comandă înaintea ambalării.

Reaprovizionarea (Replenishment)

Reaprovizionarea, cunoscută și sub denumirea de „replenishment”, este procesul de „alimentare” a zonelor de picking cu mărfuri. Concret, aceasta implică transferul articolelor din spațiile de depozitare a „rezervelor” către locațiile special amenajate pentru picking.

Deși o activitate internă, replenishment-ul joacă un rol important în eficiența procesului de picking. El asigură disponibilitatea constantă a stocurilor necesare astfel încât colectarea comenzilor să se desfășoare fără întârzieri. Prin urmare, o monitorizare continuă a stocurilor, atât în zonele de picking, cât și în cele de rezervă, este fundamentală. Această monitorizare permite planificarea din timp a momentelor optime pentru reaprovizionare și, implicit, pentru achiziția de noi stocuri.

Ambalarea (Packing)

Ambalarea se referă la activitatea de plasare a produselor deja grupate pe comenzi în cutii separate în vederea livrării către clienți. Etapa presupune selectarea ambalajelor adecvate în funcție de volumul (dimensiunea, greutatea) produselor din comanda de livrat, precum și ambalarea efectivă și etichetarea coletelor (aplicarea adresei clientului etc.).

Servicii cu valoare adăugată (Value-Added Services)

Serviciile cu valoare adăugată  se referă în general la activități prestate în depozite, în beneficiul clienților lor, de către furnizorii de servicii 3PL. Un exemplu al fi cel al constituirii unor seturi (kituri) de produse care se vând în general ca unități separate. Astfel de activități sunt ocazionate, de exemplu, de diverse promoții sezoniere, sau pur și simplu, de decizia proprietarilor de a cupla temporar în seturi mai multe produse pe care mulți clienți le cumpără deseori laolaltă.

Organizarea livrării și încărcarea mărfurilor (Loading)

Chiar și după ambalare, activitățile logistice din depozite continuă. Urmează organizarea livrărilor către clienți, un proces ce include alocarea și programarea camioanelor la rampele de încărcare, precum și încărcarea efectivă a coletelor conform comenzilor de transport.

Returul (Reverse Logistics)

Returul reprezintă procesul de recuperare și readucere în depozit a produselor livrate pe care clienții le returnează. Motivele sunt diverse: de la defecte de fabricație sau deteriorări până la simpla nepotrivire cu comanda inițială.

Este important de știut că picking-ul este principala cauză a retururilor frecvente. Erorile apărute în această etapă, alături de o verificare insuficientă a mărfurilor înainte de ambalare, duc adesea la livrarea de produse greșite.

Gestionarea retururilor implică operațiuni suplimentare în depozit: preluarea produselor înapoiate, înregistrarea lor în gestiune și, dacă este cazul, separarea celor cu defecte pentru a fi trimise înapoi la fabricant sau furnizor. De aceea, un control riguros al procesului de picking și al verificării finale este esențial. Acesta nu doar că minimizează numărul retururilor, dar reduce și costurile asociate transportului și depozitării ulterioare a produselor returnate.

Inventarierea (Stocktaking)

O altă activitate logistică importantă în cadrul unui depozit este inventarierea. Gestiunea stocurilor presupune inventarierea periodică (de obicei, anuală), parțială sau totală, a stocurilor disponibile, adică numărarea efectivă a articolelor din stocurile aflate în depozit la momentul respectiv. Inventarierea este momentul în care managerii află clar care este situația stocurilor. Zicala “Ce-i în mână nu-i minciună.” justifică pe deplin necesitatea inventarierii faptice, nu numai scriptice.

Ideal ar fi ca situația stocurilor să fie cunoscută în fiecare moment, iar acest lucru e posibil datorită digitalizării fluxurilor de date aferente proceselor de lucru din depozit. Factorul uman nu poate fi însă scos total din ecuație, iar furturile, deși pot fi reduse drastic printr-un control strict impus prin automatizare, nu sunt eliminate, dar autorii pot fi identificați mult mai ușor.

Cum te ajută xTrack WMS în gestionarea activităților logistice din depozit

Când vorbim despre digitalizare în logistică, avem în vedere implementarea de  diverse aplicații specializate pentru managementul fiecărei componente a lanțului de aprovizionare în parte.

În cazul depozitelor, principala soluție software este sistemul WMS (Warehouse Management System), prin intermediul căruia se realizează managementul depozitelor și stocurilor. La acesta se adaugă și componentele hardware: terminale portabile, imprimante și alte device-uri care fac posibilă utilizarea noilor tehnologii digitale. Tehnologiile de tip pick by voice, pick by light și RFID (radio-frequency identification), de pildă, permit asigurarea unui picking fără hârtie.

Toate activitățile din depozit pot fi digitalizate prin implementarea soluției xTrack WMS. Acest sistem se adaptează perfect fluxurilor de lucru, asigurând colectarea tuturor datelor. Prin centralizarea și prelucrarea automată a acestor informații, beneficiezi de trasabilitatea completă a mărfurilor și operațiunilor, precum și de o acuratețe excepțională a datelor.

Mai mult, utilizarea xTrack WMS aduce multiple avantaje: reduce semnificativ timpul de procesare a comenzilor, optimizează utilizarea spațiului din depozit, permite identificarea și inventarierea ușoară a produselor și asigură sincronizarea și controlul strict al tuturor proceselor de lucru.

Gestionarea automatizată a depozitelor cu xTrack WMS depășește simpla administrare a spațiilor și mărfurilor. Ea include și coordonarea eficientă a resurselor umane și materiale (alocarea lor pe activități și puncte de lucru), precum și managementul electronic al documentelor.

Sistemul xTrack WMS este flexibil și ușor de integrat cu alte aplicații de tip TMS și  POD (Proof of Delivery) care asigură optimizarea rutelor într-o rețea de depozite și a încărcării vehiculelor, monitorizarea în timp real a livrărilor la clienți.

Prezentul și viitorul managementului activităților logistice din depozite este digital și mobile friendly. Axes Software vine în întâmpinarea cerințelor impuse de această tendință și pune la dispoziția firmelor interesate diferite aplicații de logistică în cloud, ce asigură portabilitate și eficiență.

Specialiștii noștri au creat aplicații software ce se utilizează în orice tip de depozite, inclusiv depozite pentru magazine online, fiind dedicate și nevoilor specifice pe care le au firmele ce activează în e-commerce.

Suntem aici, gata pentru orice întrebări legate de soluțiile noastre. Completează formularul de mai jos și vei primi răspunsurile.